Til økonomichefen: IT set fra økonomichefens stol

I en virksomhed uden IT-chef ender IT ofte på økonomichefens bord, fordi fakturaerne kommer dér. Du godkender regninger for ydelser, du ikke selv har bestilt, du skal budgettere med tal, ingen har samlet, og du er den, revisoren og direktøren spørger. Nu kommer bogføringsreglerne oveni, hvor systemvalg får betydning for, hvem der hæfter. Du behøver ikke blive tekniker for at få styr på det. Meget af arbejdet ligner det, du gør i forvejen: afstemme, spørge, placere ansvar og sætte datoer på. Siden her samler artiklerne fra din stol.

Regnestykket og tilskuddet

• Kan en ekstern IT-chef betale sig? Regnestykket med jeres egne tal De poster, I selv sætter tal på, så beslutningen hviler på jeres egne forhold.
• Rådgivertilskud til digitalisering: passer ordningen til jer? Hvad ordningen dækker, og hvad I skal afklare, før der indgås en aftale med en rådgiver. Rådgiveren skal være godkendt, og det er Nielco IT under SMV:Digital.

Budget og overblik

• Hvad bruger vi egentlig på IT? Saml udgifterne ét sted Det første skridt, hvis ingen kan svare på, hvad IT koster i alt.
• IT-budget i en mindre virksomhed: sådan stilles det op Fire grupper, hvor hver linje kan findes igen i bogholderiet.
• Skygge-IT: de små abonnementer, ingen kender Find dem via fakturaer og kort, og tag stilling til hvert enkelt.

Fakturaerne

• Fakturaen fra IT-leverandøren: sådan læser økonomichefen den De fire slags linjer, og hvad hver af dem skal holdes op imod.
• Leverer IT-leverandøren det, I betaler for? Sådan holder I kontrakten og regningen op mod det, I reelt fik.
• Licensoverblik: hvem har hvilke licenser, og hvem bruger dem? En månedlig afstemning mod medarbejderlisten.
• Microsoft-regningen stiger: det kan I gøre Hvad der kan gøres, når regningen ændrer sig.

Kontrakter og fornyelser

• Kontraktoversigt: alle IT-aftaler med fornyelse og varsel Ét ark med alle datoer, så ingen aftale fornyes af sig selv.
• Automatisk fornyelse af IT-aftaler og abonnementer Sådan opdager I fornyelserne i tide.
• Genforhandling af IT-aftalen før fornyelsen Forberedelsen, der giver jer noget at forhandle med.

Indkøb og bestillinger

• Hvem må købe IT? En enkel indkøbsregel på ti linjer Reglen, der holder nye abonnementer og tilfældigt udstyr ude af bogholderiet.
• Hvem må ringe til IT-leverandøren og bestille? Bestillere og godkendere, så ekstraarbejde ikke kommer som en overraskelse.

Bogføring og IT

Reglerne bliver et IT-spørgsmål, når systemet skal vælges og kombineres. Efter bogføringsloven hæfter udbyderen for et registreret system, mens virksomheden selv hæfter for et ikke-registreret. Kobler I en tredjepartsapplikation på et registreret system, tæller helheden også som ikke-registreret. Hvordan det falder ud hos jer, er et spørgsmål til revisor. Hele emnet samles på bogføring og IT.

• Er jeres bogføringssystem registreret, og hvem hæfter? Det første, I skal have svar på, og hvad svaret betyder for ansvaret.
• Når en tredjepartsapp gør systemet ikke-registreret Hvad det betyder at koble noget på økonomisystemet.
• MitID-validering i bogføringssystemet før 1. marts 2027 Hvem har den MitID, der kan validere, og hvornår skal det ske?
• Regnskabsmateriale ved systemskift: hvem har det om fem år? Opbevaringen, der ikke slutter, når I skifter system.

Fra overblik til fast rutine

De fleste af opgaverne kan du selv begynde på. Ved det, du ikke selv kan vurdere, fx om en leverandørs anbefaling er rigtig, eller om en systemkobling er forsvarlig, er det en fordel at have en modpart, der kender teknikken og sidder på jeres side af bordet. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.

Det skal I lade være med

• At overtage IT-ledelsen, fordi fakturaerne lander hos dig · godkendelse er én opgave, og ledelse er en anden.
• At godkende faste regninger uden stikprøver · fejl gentager sig hver måned.
• At vælge eller koble bogføringssystemer uden at tjekke registreringen · det kan flytte ansvaret til jer.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ Forklaringer på almindeligt dansk, som kan bruges over for direktør og revisor.
• ☐ En fast aflevering af udgiftsoverblik, kontraktdatoer og licensafstemning.
• ☐ Et klart svar på, hvem der gør hvad i forhold til bogføringssystemet.

Kilder

• Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 16, § 19 og § 20.
• Erhvervsstyrelsen: Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: ansvaret og kombinationer med tredjepartsapplikationer.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• IT-budget og prioritering uden egen IT-afdeling
• Kan en ekstern IT-chef betale sig? Regnestykket med jeres egne tal

Læs også: Kontrakter og opsigelse · Revisoren spørger til IT

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT