Overblik over adgange, administratorer og brugere

En adgang er en nøgle til virksomheden. Der er nøgler til mailen, økonomisystemet, serveren, hjemmesiden og Digital Post, og de bliver delt ud i løbet af årene til medarbejdere, leverandører og vikarer. Ingen ledelse ville acceptere et nøgleskab, som ingen kender indholdet af, men på IT-området er det ofte situationen. Temasiden samler artiklerne om, hvem der har adgang, hvem der ejer kontiene, og hvad der sker, når folk kommer og går. Opgaverne kræver ingen teknisk baggrund. De kræver en oversigt, en ejer og en fast proces.

Tre spørgsmål til ledelsen

Tre spørgsmål kan give jer et hurtigt billede. Hvem har administratoradgang til de vigtigste systemer? Kan virksomheden selv komme ind, hvis leverandøren eller den IT-kyndige kollega er væk? Og blev adgangene lukket for den sidste, der stoppede? Svarene hører hjemme på IT-kortet, og et nej til et af dem er det rigtige sted at begynde.

Hvem der har nøglerne

• Hvem har administratoradgang hos jer? Oversigten over administratorer i hvert system, og hvorfor virksomheden selv skal eje mindst én adgang.
• Hvem kan åbne virksomhedens Digital Post? Rettighedsadministratoren på Virk, og hvad der sker med posten, når personen stopper.

Når folk kommer og går

• Ny medarbejder og fratrædelse: IT-tjekliste for HR og ledelse En fast proces for konti, udstyr, licenser og adgange fra første til sidste dag.
• Vikarer, konsulenter og eksterne: sådan får de adgang Bestilling, udløbsdato og ansvar, når adgangen går til en, der ikke er ansat.

Mail, logning og medarbejdernes data

• Den fratrådtes mailkonto: hvor længe må den stå åben? Datatilsynets retningslinjer for autosvar, adgang og lukning af kontoen.
• Logning af mail og internet: hvad skal medarbejderne vide først? Hvad medarbejderne skal have at vide på forhånd, før logning kan gennemses.
• Privat mail på arbejdskontoen: hvad må ledelsen åbne? En forsigtig gennemgang af et område, hvor den konkrete sag er et spørgsmål til advokat.

Fra oversigt til fast rutine

En oversigt, der laves en gang, er forældet efter et halvt år. Giv derfor adgangene en fast ejer hos jer, typisk den, der i forvejen håndterer ansættelserne, og bed IT-leverandøren om at levere listerne. Lad ledelsen se resultatet to gange om året, og afstem brugere mod licensoverblikket, så I også opdager det, I betaler for uden at bruge det.

Adgangen til selve Microsoft 365 har sin egen ledelsesbeslutning, som er beskrevet i Microsoft 365 set fra ledelsen. Beskyttelsen af adgange og vurderingen af risici er en opgave for sikkerhedsledelsen og står under CISO as a Service. Her på siden er emnet det overblik, ledelsen selv skal have.

Det skal I lade være med

• At dele konti mellem flere personer · ingen kan se, hvem der har gjort hvad, og I kan ikke lukke for én.
• At lade adgange leve videre efter en fratrædelse · de bliver opdaget tilfældigt, når der er gået måneder.
• At åbne en medarbejders mail uden forberedelse · reglerne skal være kendt på forhånd, og tvivl afklares med advokat.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ En oversigt over administratorer, der også dækker systemerne uden for driftsleverandørens område.
• ☐ En adgang i virksomhedens eget navn til hvert kritisk system.
• ☐ Tjeklister til ansættelse og fratrædelse, som jeres egne folk kan køre.
• ☐ En gennemgang to gange om året med en kort besked til ledelsen.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• Hvem har administratoradgang hos jer?
• Ny medarbejder og fratrædelse: IT-tjekliste for HR og ledelse

Læs også: Systemvalg, Microsoft 365 og licenser · Tjeklister og skabeloner

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-driftschef hos Nielco IT