Om en ekstern IT-chef kan betale sig, kan kun jeres egne tal afgøre. Regnestykket har fire poster på den ene side: penge, der går til noget, I ikke bruger, tid, som ledelse og medarbejdere lægger i IT, beslutninger, der blev dyrere end nødvendigt, og følgerne af et stop i driften. På den anden side står det, samarbejdet koster, medregnet jeres egen tid. Her ser I, hvor økonomichefen finder tallene, og hvordan resultatet læses. Der står ingen beløb i teksten, fordi et tal fra en anden virksomhed intet siger om jeres.
Sådan stiller I arket op
Opret et regneark med en linje for hver post og tre kolonner: hvad der er sket det seneste år, hvad det har kostet efter jeres egne satser, og hvor sikkert tallet er. Den sidste kolonne betyder mest. Nogle poster kommer direkte fra bogholderiet, andre er skøn. Et skøn må gerne stå i arket, når det er markeret som skøn og sat forsigtigt. Så holder resultatet også, når direktøren eller revisoren spørger ind til det.
Brug det seneste regnskabsår som grundlag, fordi det giver et afsluttet år med fakturaer, der kan slås op.
Penge, der går til noget, I ikke bruger
Her er tallene mest håndfaste. Træk alle IT-udgifter ud, også dem på kreditkort og i afdelingerne, som beskrevet i Hvad bruger vi egentlig på IT?. Gå derefter listen igennem efter fire ting:
- licenser til fratrådte og abonnementer, som ingen åbner, se licensoverblikket,
- to abonnementer, der dækker samme behov,
- aftaler, der blev fornyet af sig selv, uden at nogen tog stilling,
- linjer, som ingen hos jer kan forklare, se fakturaen fra IT-leverandøren.
Skriv årets udgift ud for hver post, og regn kun det med, I reelt kunne have undgået. Det, I alligevel ville have fundet selv, hører ikke hjemme i arket.
Den tid, der forsvinder
Tid er en reel udgift, selv om den aldrig står på en faktura. Se på tre grupper: direktøren, der læser tilbud og taler med leverandører, den IT-kyndige kollega, der hjælper de andre, og medarbejderne, der venter på, at noget virker igen. Lad dem skrive tiden op i et par almindelige uger, og gang op til et år. Gang derefter med den timesats, I selv bruger i jeres kalkulationer. Fremgangsmåden står i Medarbejdernes tid på IT.
Medregn kun den tid, der faktisk kan flyttes. Medarbejdere skal stadig have hjælp, og nogen hos jer skal stadig træffe beslutninger. Det, der kan flyttes, er typisk koordinering, opfølgning og forberedelse. For direktøren giver det mening at skrive en ekstra linje med det, tiden ellers kunne være brugt på. Den linje kan I ikke altid sætte tal på, og så må den stå som tekst.
Beslutninger, der blev dyrere end nødvendigt
Se et par år tilbage efter hændelser, der gik galt på grund af manglende overblik. Det kan være pc’er købt i hast, fordi den gamle gik i stykker, et system, der aldrig blev taget i brug, ekstraarbejde, ingen havde bestilt, eller et projekt, der skred. Skriv kun det op, hvor I med rimelighed kan pege på, hvad der ville være gået anderledes. Det er den mest usikre post, så markér den som skøn.
Hvad en dag uden systemet koster
Vælg det system, I har sværest ved at undvære, og regn på én arbejdsdag uden det: ordrer, der ikke bliver sendt, medarbejdere uden opgaver og overarbejde bagefter. Tallet er en risiko, som I endnu ikke har betalt for. Lad det derfor stå på sin egen linje uden for summen. Så kan ledelsen tage stilling til det for sig, og resten af regnestykket bliver ikke oppustet af noget, der måske aldrig sker.
Den anden side af regnestykket
Her står det, samarbejdet koster: den første gennemgang, det faste samarbejde og de projekter, der måtte komme oveni. Medregn også jeres egen tid til møder og beslutninger, som er beskrevet i Bliver det mere arbejde for os?. Overvejer I andre løsninger, skal de stå på samme ark, fx en intern ansvarlig med mere tid til opgaven eller en fastansat. Forskellene på modellerne er gennemgået på ekstern-it-ledelse.dk.
Sådan læser I resultatet
Er posterne små, kan I sagtens rydde op selv med listerne i Tjeklister og skabeloner og lave regnestykket igen om et år. Er de store og veldokumenterede, har I et sagligt grundlag for en beslutning. Er de fleste tal skøn, er næste skridt at få dem gjort sikrere gennem en afgrænset gennemgang af systemer, leverandører og aftaler.
Hos Nielco IT begynder samarbejdet netop med sådan en gennemgang, og derefter arbejder I fast sammen hver måned inden for en timeramme, I har aftalt. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At låne tal fra andre · nøgletal og tommelfingerregler fra markedet siger intet om jeres regnskab.
- At tælle risikoen med som en sikker gevinst · et nedbrud, der ikke er sket, er ikke sparede penge.
- At regne med hele den tid, I bruger på IT · noget af den bliver hos jer, uanset hvem der leder opgaven.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et tilbud, der kan sættes direkte ind i jeres regnestykke, med det faste samarbejde og projekter hver for sig.
- ☐ Et klart svar på, hvor meget tid I selv skal afsætte.
- ☐ Et ærligt svar, hvis tallene taler imod et samarbejde.
- ☐ En opfølgning efter det første år på de poster, I har regnet med.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Fakturaen fra IT-leverandøren · Det får I af en ekstern IT-chef
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
