Systemvalg, Microsoft 365 og licenser på ledelsesniveau

Systemerne er det, medarbejderne arbejder i hver dag, og licenserne er en stor del af det, I betaler for. Alligevel bliver mange af beslutningerne truffet ét sted ad gangen. Leverandøren foreslår et nyt abonnement, en afdeling køber et program, og ingen ser på helheden. Siden her samler artiklerne om det, der er ledelsens opgave: hvad I har, hvad I bruger, hvem der ejer det, og hvordan I vælger, når noget skal købes eller skiftes. Den tekniske opsætning kan blive hos leverandøren, mens beslutningerne bør ligge hos jer.

Det, der går igen

Tre spørgsmål hører med, uanset hvilket system det handler om. Hvem hos os ejer systemet? Hvad får vi for det, vi betaler? Og hvad ville det kræve at komme videre, hvis det ikke længere passer? Svarene giver et bedre grundlag end leverandørens næste tilbud, og de er lette at samle på en side. Mange af svarene hænger sammen med aftalerne, så hold licenslisten og kontraktoversigten ajour i samme ombæring.

Licenser og abonnementer

• Licensoverblik: hvem har hvilke licenser, og hvem bruger dem? En månedlig afstemning mod medarbejderlisten, der finder licenser til fratrådte og dobbeltabonnementer.
• Microsoft-regningen stiger: det kan I gøre Det, I gør, når regningen vokser, og hvor I begynder at lede.

Microsoft 365

• Microsoft 365 set fra ledelsen: abonnementer, ejerskab og beslutninger Hvem der ejer lejeren, hvem der er administrator, og hvordan I vælger abonnementer pr. medarbejdergruppe.

Valg og udskiftning af systemer

• Valg af nyt forretningssystem: ERP, økonomi eller CRM uden IT-chef Behov før demo, hvem der deltager, og hvordan tilbud sammenlignes på andet end prisen.
• Hvornår skal et gammelt system udskiftes? Tegn på, at systemet er ved at blive en hæmsko, og hvordan beslutningen forberedes.

Når valget er truffet, begynder projektet. Hvordan det ledes uden egen IT-chef, står under systemprojekter. Hvem der må logge ind og med hvilke rettigheder, hører til adgange og brugere.

Hvor begynder I?

Har I ikke et overblik i dag, er licenslisten det nemmeste sted at starte. Den giver hurtigt konkrete resultater, og den tvinger de rigtige spørgsmål frem om, hvem der bruger hvad. Derefter tager I siden om Microsoft 365, fordi det for mange er det system, flest medarbejdere er afhængige af. Står I over for at købe eller skifte, læser I artiklerne om valg og udskiftning, før I beder om det første tilbud. Sådanne beslutninger er hurtigere at forberede, når I ved, hvad I allerede har.

En god ekstern IT-chef holder overblikket, vurderer leverandørernes forslag og lægger valget frem på en måde, ledelsen kan tage stilling til. Selve beslutningen bliver hos jer.

Det skal I lade være med

• At vælge system efter demoen alene · jeres behov skal stå skrevet, før I ser produktet.
• At købe flere licenser, før I har talt dem, I har · overblikket kommer først.
• At lade et system stå uden ejer i forretningen · så følger ingen op på, om det stadig passer.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ Et samlet overblik over systemer og licenser med en ejer hos jer.
• ☐ En vurdering af leverandørernes forslag ud fra jeres behov.
• ☐ Sammenligning af tilbud på flere forhold end prisen.
• ☐ Indstillinger, ledelsen kan beslutte ud fra uden teknisk baggrund.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• Licensoverblik: hvem har hvilke licenser, og hvem bruger dem?
• Sådan arbejder en IT-chef på deltid hos jer

Læs også: Overblik over adgange, administratorer og brugere · IT-budget og prioritering uden egen IT-afdeling

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT