Spørgsmålene om IT kommer som regel til økonomichefen eller bogholderen, fordi det er dem, revisoren taler med. Svarene ligger bare spredt hos IT-leverandøren, softwarehuset og en medarbejder eller to. Løsningen er at give én person opgaven med at samle dem og at gentage arbejdet som en fast årlig opgave, så svarene er klar, før revisoren spørger. Det kan være økonomichefen med hjælp fra leverandøren eller en ekstern IT-chef. Hvad revisoren præcis har brug for, afhænger af opgaven og af jeres størrelse. Spørg derfor revisoren selv, og brug denne artikel som en forberedelse.
Hvorfor revisoren interesserer sig for IT
Regnskabet kommer fra jeres systemer. Vil revisoren stole på tallene, er det relevant, hvem der kan ændre i dem, om data kan gå tabt, og om systemet opfører sig ens hele året. Det er grunden til, at spørgsmål om IT-kontroller, altså de faste rutiner omkring systemerne, dukker op, også i mindre virksomheder.
Der er også regler bag. Bogføringsloven kræver, at materialet gemmes, til der er gået 5 år fra regnskabsårets udgang, og at det er beskyttet mod både ødelæggelse, fejl og misbrug. Efter selskabsloven skal bestyrelsen følge med i, at regnskab og bogføring er tilfredsstillende, og direktionen skal sikre, at bogføringen følger reglerne. Ordet IT står ikke i selskabslovens bestemmelser, så koblingen til IT er vores tolkning. I praksis er det svært at leve op til pligterne, hvis ingen ved, hvordan systemerne er sat op.
Det spørger revisoren typisk om
Listen er en pejling og ingen facitliste. Fire emner går igen.
Adgange. Hvem kan bogføre, godkende betalinger og ændre leverandørers bankoplysninger? Er medarbejdere, der er stoppet, lukket ud? Kan én person både oprette en leverandør og betale den?
Backup. Bliver data sikkerhedskopieret, hvem kontrollerer det, og hvornår har I sidst prøvet at hente noget tilbage?
Ændringer. Hvem må ændre opsætningen af økonomisystemet, og kan man se bagefter, hvad der er ændret? Har I fået opdateringer eller nye moduler i løbet af året, og hvem godkendte dem?
Leverandørerklæringer. Kører systemet hos en leverandør, kan revisoren bede om en uafhængig erklæring om leverandørens kontroller. Mange leverandører har en sådan, og andre har ikke. Spørg revisoren, om den er nødvendig hos jer, og hvilken slags der kan bruges.
Bogføringssystemet: registreret eller ej?
Ét spørgsmål bør I kunne svare på med det samme. Er jeres bogføringssystem registreret hos Erhvervsstyrelsen, eller er det ikke-registreret? Ansvaret følger valget. For registrerede systemer hæfter udbyderen, og for ikke-registrerede hæfter virksomheden selv.
“Ikke-registreret” dækker også systemer, der er udviklet særligt til jer, gamle standardsystemer, som ingen længere vedligeholder, og et registreret system med et ekstra program koblet på, en såkaldt tredjepartsapplikation. Det er værd at tjekke, hvis I har en sådan kobling. Bruger I et ikke-registreret system, skal der blandt andet tages en fuld sikkerhedskopi hver uge eller oftere. Kopien skal gemmes i 5 år på en server inden for EU/EØS hos en part, som ikke er nærtstående. Bruger- og adgangsstyringen skal følge anerkendte IT-sikkerhedsstandarder. Erhvervsstyrelsen kan kræve en revisorerklæring og påbyde skift til et registreret system.
Der kræves desuden en ajourført procedurebeskrivelse for bogføringen. Hvad der skal stå i den, og om jeres passer til reglerne, er et spørgsmål til revisoren. Det er IT-delen af den, I skal kunne bidrage til. Mere om emnet findes under digital bogføring og e-faktura som IT-opgave.
Hvem samler svarene
I en virksomhed uden IT-chef går det ofte sådan, at revisoren skriver til økonomichefen, som skriver til leverandøren, som svarer med noget, økonomichefen ikke helt forstår. En klarere fordeling sparer tid for alle.
- Økonomichefen er ejer af opgaven og revisorens kontakt.
- Leverandøren leverer dokumentation for backup, adgange og opdateringer på bestilling.
- Den IT-ansvarlige kender den daglige praksis og kan bekræfte, at beskrivelserne passer.
- En ekstern IT-chef, hvis I har en, oversætter spørgsmålene, stiller kravene til leverandørerne og samler det i ét dokument.
Direktøren skal kende resultatet, særligt punkter, som revisoren har kommenteret.
Sådan bliver det en fast årlig opgave
Det meste af arbejdet ligger første gang. Bagefter er det en opdatering. Saml svarene i et enkelt dokument med fire afsnit: adgange, backup, ændringer og leverandører. Læg det i årsplanen et par måneder før revisionen, og gentag disse skridt.
- Hent listen over brugere i økonomisystemet, og få den godkendt af økonomichefen.
- Bed leverandøren om dokumentation for backup og en prøve på, at data kan hentes tilbage.
- Opdater listen over ændringer i løbet af året.
- Indhent de erklæringer fra leverandørerne, revisoren har bedt om.
- Gennemgå bemærkningerne fra sidste år, og noter, hvad der er gjort.
Opgaven hører hjemme i årshjulet for IT, sammen med budget og fornyelser. Har revisoren en bemærkning om IT, skal den have en ejer og en dato ligesom alle andre opgaver.
Det kan I gøre nu
Spørg revisoren allerede nu, hvilke IT-spørgsmål der kommer ved næste revision, og hvad de gerne vil se. Find sidste års spørgsmål og svar frem, og skriv dem ind i dokumentet med de fire afsnit. Slå derefter op, om jeres bogføringssystem er registreret, og om noget er koblet på. Det kan gøres på en formiddag, og næste års revision bliver lettere af det.
Det skal I lade være med
- At svare på et gæt · sig, at I vender tilbage, og hent svaret.
- At lade leverandøren svare revisoren direkte uden at I ser det · det er jeres svar.
- At bruge denne artikel som facit · det er revisoren, der afgør, hvad der skal bruges.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Ét samlet dokument, der opdateres hvert år, og som ligger hos jer.
- ☐ Klare krav til leverandørerne om dokumentation.
- ☐ Opfølgning på revisorens bemærkninger med ejer og dato.
- ☐ Respekt for grænsen mellem IT og revisorens faglige vurdering.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 12 og § 13 om opbevaring, § 15 og § 16 om digitale systemer, § 19 og § 20 om registrerede systemer.
- BEK nr. 205/2024 om ikke-registrerede systemer: § 4 om sikkerhedskopi.
- Erhvervsstyrelsen: ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: ansvar og afgrænsning.
- Erhvervsstyrelsen: vejledning om bogføringsloven: procedurebeskrivelse.
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 115, nr. 1, og § 118.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hvem har administratoradgang hos jer? · Direktørens ansvar for IT, når ingen andre har det
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
