Mange spørger, om deres digitale bogføringssystem er godkendt, eller leder efter et system, som Erhvervsstyrelsen har godkendt. Det rigtige ord er registreret. Bogføringsloven deler digitale systemer i to bunker: registrerede og ikke-registrerede. Forskellen afgør, hvem der hæfter for, at systemet opfylder lovens krav. I den ene bunke er det udbyderen, i den anden jer selv. Et kendt navn på skærmen eller en revisor, der aldrig har sagt noget, giver ikke svaret. I skal have det på skrift, og en navngiven person hos jer skal eje det. Vurderingen af jeres konkrete situation hører til hos revisor. Her gennemgår vi, hvem der tjekker, dokumenterer og følger op, når der kommer noget nyt til i systemet.
Hvem kravet om digital bogføring rammer
Bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) gælder efter § 1 for alle erhvervsdrivende. Kravet om digital bogføring står i § 16, stk. 1. Det omfatter virksomheder, der skal aflægge årsrapport, og virksomheder, der ligger over omsætningsgrænsen to indkomstår i træk. Revisor kan fortælle jer, om I ligger over grænsen.
Kravet er trådt i kraft i etaper:
- 1. juli 2024 for årsrapportpligtige med et registreret system.
- 1. januar 2025 for årsrapportpligtige med et ikke-registreret system.
- 1. januar 2026 for ikke-regnskabspligtige virksomheder over omsætningsgrænsen og for finansielle virksomheder.
Er I i tvivl om, hvilken etape der gælder for jer, så få den bekræftet af revisor.
Hvad registreringen betyder for hæftelsen
Efter § 16, stk. 2, er der to veje. Systemet skal enten være registreret efter § 20 eller opfylde kravene i § 15. Ansvaret følger valget:
- Registreret system. Udbyderen hæfter (§ 19 og § 20, stk. 2).
- Ikke-registreret system. Virksomheden hæfter selv. Det gælder også tredjepartsapplikationer, altså programmer fra andre udbydere, som er koblet på systemet.
Valget flytter ansvar og koster arbejdstid, og det er derfor en ledelsesbeslutning, også selvom ingen hos jer har truffet den bevidst. Systemet kan være valgt for ti år siden af en, der er stoppet.
Tre situationer, hvor svaret er mindre oplagt
Erhvervsstyrelsen regner tre typer med til de ikke-registrerede:
- specialudviklede systemer
- ældre standardsystemer uden vedligehold
- kombinationer af et registreret system og en tredjepartsapplikation
Den tredje er lettest at overse, fordi hovedsystemet stadig står som registreret. Den har fået sin egen artikel om tredjepartsapps.
Et tænkt eksempel: en grossist med 30 ansatte bruger et økonomisystem, som en lokal programmør tilpassede for mange år siden. Det kører stabilt, og programmøren tager stadig telefonen. Spørgsmålet om registrering er aldrig kommet op, fordi intet har givet fejl. Her kan virksomheden selv have hæftelsen uden at vide det. Om systemet skal beholdes, er et emne for udskiftning af gamle systemer, og den beslutning kan først træffes, når svaret ligger på bordet.
Det følger med et ikke-registreret system
Et ikke-registreret system er tilladt, så længe kravene er opfyldt. De er til gengæld konkrete. Efter bekendtgørelse nr. 205/2024 skal der tages sikkerhedskopi efter § 4, og efter § 5 hører e-faktura, SAF-T og bankafstemning med. SAF-T er et fast format til at trække bogføringsdata ud af systemet. Lovens § 15, stk. 1, nr. 2, kræver desuden anerkendte IT-sikkerhedsstandarder, herunder bruger- og adgangsstyring.
Styrelsen har mulighed for at bede om en erklæring fra revisor og kan pålægge jer at gå over til et registreret system. Det er grunden til, at svaret bør dokumenteres, før nogen spørger.
Hvem der tjekker, og hvem der dokumenterer
Selskabsloven gør bogføringen til et ledelsesanliggende. § 118 giver direktionen opgaven med, at bogføringen er i overensstemmelse med reglerne. Efter § 115, nr. 1, påser bestyrelsen, at bogføring og regnskab er tilfredsstillende, og uden bestyrelse sikrer direktionen efter § 117, stk. 2, den forsvarlige organisation. Bestemmelserne nævner ikke IT. At valget af system hører med under dem, er vores tolkning, og den bør I vende med revisor eller advokat.
I praksis fordeler opgaven sig sådan:
- Direktionen beslutter, hvilken type system virksomheden skal bruge, og hvem der ejer svaret.
- Økonomichefen eller bogholderen er den naturlige systemejer og kender alt, hvad der er koblet på.
- Leverandøren bekræfter skriftligt, hvad systemet er.
- Revisor vurderer, hvad det betyder for jer.
- Den eksterne IT-chef samler svarene, fører oversigten og holder den ajour.
Bogfører en ekstern bogholder for jer, gælder § 16, stk. 1 og 2, efter § 17 også for vedkommende. Tag det med i samtalen, så I ved, hvem der har svaret på hvad.
Det gør I nu
Skriv hovedsystemet og alt, hvad der er koblet på, ned på én side. Bed leverandøren bekræfte skriftligt, om systemet er registreret, og brug det ord, for “godkendt” kan betyde mange ting. Spørg om hver tilføjelse for sig. Læg siden for revisor, og få vurderingen med i årsafslutningen. Sæt derefter et navn på ejeren, og aftal, at ingen ny app kobles på, før ejeren har taget stilling.
Det skal I lade være med
- At gå ud fra, at et kendt system er registreret · spørg, og få svaret på skrift.
- At spørge om hovedsystemet alene · tilføjelserne kan ændre billedet.
- At lade leverandørens svar stå som jeres vurdering · den del hører til hos revisor.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Én side med hovedsystem, tilføjelser og status for hver.
- ☐ Skriftlig bekræftelse fra leverandøren, gemt et sted, hvor I kan finde den.
- ☐ En navngiven ejer af spørgsmålet hos jer.
- ☐ Opfølgning, hver gang noget nyt kobles på bogføringen.
- ☐ Anbefalinger om systemer uden økonomisk interesse i valget.
Kilder
- Lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring: § 1, §§ 15 til 17, § 19 og § 20.
- Erhvervsstyrelsen: Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: hæftelse og hvilke systemer der hører med.
- Bekendtgørelse nr. 205/2024: § 4 og § 5 om ikke-registrerede systemer.
- Bekendtgørelse nr. 297/2025: ikrafttræden.
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 115, § 117, stk. 2, og § 118.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Bogføringsproceduren · Revisoren spørger til IT
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
