Et samarbejde med en lejet IT-chef skal kunne slutte, uden at virksomheden mærker det næste morgen. Årsagen kan være god: I har ansat en selv, behovet er blevet mindre, eller planen er gennemført. Det særlige ved rollen er, at personen har talt på jeres vegne over for leverandørerne. Derfor skal I have mere tilbage end dokumenter. Fuldmagterne skal trækkes tilbage, kontaktpersonerne ændres, og de løbende aftaler skal have en ny ejer. De generelle trin er samlet i artiklen om afslutning af samarbejdet. Her går vi tættere på det, der er særligt for en IT-chef i en mindre virksomhed.
Afgør først, hvem der overtager
Listen over opgaver afhænger af, hvor de lander. Der er tre udgangspunkter:
- En ny ekstern eller en nyansat IT-chef. Så er der en person at overdrage til, og I kan aftale en periode, hvor de to overlapper. Forløbet er beskrevet under overdragelse fra en ekstern.
- En medarbejder hos jer. Økonomichefen eller kontorchefen tager opgaverne, og IT-chefen skal aflevere til en, der ikke er tekniker. Her skal I vælge fra, så opgaven ikke vokser sig for stor. Det, ejeren kan lægge fra sig giver et godt grundlag for samtalen.
- Ingen bestemt. Det er den vigtigste at undgå. Opgaverne vender stille tilbage til direktøren, og efter et år står I, hvor I begyndte.
Skriv navnet ned, før den sidste måned begynder. Er det uklart, så bed IT-chefen om en liste over de faste opgaver, der tager tid, og fordel dem på navne.
Fuldmagter og kontaktpersoner
Her ligger det, der lettest bliver glemt. Hos hver leverandør kan IT-chefen stå som bestiller, teknisk kontakt, godkender af ekstraarbejde eller modtager af varsler. Det står sjældent i jeres egne papirer, så I skal spørge leverandøren.
Gå leverandøroversigten igennem linje for linje, og skriv til hver leverandør:
- Hvem står hos jer som kontaktperson og bestiller for os?
- Hvilke fuldmagter og godkendelser er registreret?
- Hvor sendes varsler om pris, vilkår og fornyelse hen?
- Hvem får driftsmeldinger og fakturaspørgsmål?
Bed derefter om en skriftlig bekræftelse på ændringen med en dato. Er en fuldmagt givet på skrift, tilbagekalder I den også på skrift. Reglen for, hvem der må ringe og bestille, opdateres samme dag, så timer ikke løber på en bestilling, ingen har godkendt.
Tag teleselskabet, domæneudbyderen og bogføringssystemet med. De ligger uden for IT-leverandørens aftale, og et varsel, der ender i en lukket indbakke, går tabt, indtil I ser fakturaen.
Administratorkonti
En god lejet IT-chef har personlige adgange og aldrig flere rettigheder end nødvendigt. Det gør afslutningen enkel, og listen skal alligevel gennemgås. Tag udgangspunkt i administratoroversigten, og tjek fire ting:
- Personens egne konti lukkes på den aftalte dato, også i leverandørportaler og hos Microsoft.
- Virksomheden har selv mindst én virkende administrator i hvert system. Prøv at logge ind, før personens adgang lukkes.
- Delte adgangskoder, personen har kendt, skiftes.
- Rettigheder, der er ændret undervejs, står på listen.
Har personen haft en mailadresse hos jer, så behandl den som alle andre. Sæt et autosvar med den nye kontakt, og tag stilling til, hvor længe adressen skal være åben, som beskrevet ved en fratrådts mailkonto. Adgange, der er givet til IT-chefen som ekstern, følger reglerne for vikarer og eksterne.
Det, der skal ligge hos jer
Oversigterne bør allerede ligge i jeres egne systemer. Afslutningen er det tidspunkt, hvor I kontrollerer det. Økonomichefen åbner hvert dokument og tjekker datoen for seneste ændring:
- IT-kortet med systemer, leverandører og kontaktpersoner.
- Kontraktoversigten med fornyelser og varsler.
- Licensoverblikket, budgettet og årshjulet.
- Referater, beslutningsoplæg og den seneste status til ledelsen.
Bed også om en side med det, der kun står i hovedet på personen: hvilken leverandør der skal rykkes, hvem der svarer hurtigst, og hvilke sager der ligger åbne.
De næste seks måneder
Den største risiko ligger i kalenderen. Bed IT-chefen om en liste over det, der skal ske efter stoppet: aftaler, der fornys, varsler, der udløber, forhandlinger, der er i gang, projekter med en dato og møder med leverandører. Hvert punkt skal have et navn.
Et tænkt eksempel: En grossist med 60 ansatte afslutter samarbejdet i juni. I oktober fornys driftsaftalen automatisk med tre år, fordi den varsling, IT-chefen plejede at fange, gik til en lukket adresse. En linje på listen havde været nok.
Tag også fat i de faste møder. De bliver stille aflyst, når den, der indkaldte, er væk. Lad den nye ejer indkalde det første møde, mens IT-chefen stadig kan deltage.
Det gør I nu
Står I foran et stop, så udpeg overtageren, og aftal en slutdato for adgange. Send de fire spørgsmål til leverandørerne, og få seksmånederslisten. Hold et afleveringsmøde, hvor overtageren går oversigterne igennem. Er stoppet ikke aktuelt, så spørg i dag: kunne vi gøre det her på en måned? Svaret hører med til jeres prøve af afhængigheden.
Det skal I lade være med
- At lukke adgangene, før jeres egen administrator er afprøvet · så kan I stå uden nøgle.
- At nøjes med at fortælle det til driftsleverandøren · de øvrige leverandører har også registreringer.
- At lade den sidste dag være den første overdragelse · spørgsmålene kommer, når I selv prøver.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over alle fuldmagter og registreringer hos leverandører.
- ☐ En liste over det, der forfalder i de næste seks måneder.
- ☐ Opdaterede oversigter i jeres systemer før sidste arbejdsdag.
- ☐ Et afleveringsmøde med den, der overtager.
- ☐ Bekræftelse på, at adgange er lukket, og delte koder skiftet.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Lejet IT-chef: hvad I lejer, og hvad der forbliver jeres · Automatisk fornyelse af IT-aftaler
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
