Systemprojekter uden egen IT-chef

Et nyt forretningssystem rører næsten alle i virksomheden, og opgaven kommer oven i det daglige arbejde. Mange mindre virksomheder står med sådan et projekt få gange i løbet af årene, og derfor er der sjældent nogen i huset, der har prøvet det før. Leverandøren kender systemet, men kender ikke jeres forretning og kan ikke træffe jeres beslutninger. Siden her samler artiklerne om tiden før, under og efter et systemskift, med én linje om, hvad hver af dem hjælper jer med. Spørgsmålet om, hvordan I vælger selve systemet, står i valg af nyt forretningssystem.

Det, der går igen i alle systemprojekter

Tre forhold afgør det meste. Hvem hos jer ejer projektet og har mandat til at bestemme? Hvor meget tid får jeres egne folk frigjort? Og hvad gør I, hvis planen ikke holder? Svarene kan findes, før den første konsulent møder op. De fleste artikler nedenfor vender tilbage til disse tre spørgsmål.

Før projektet: skal I overhovedet i gang?

• Er økonomisystemet vokset fra virksomheden? Tegnene på et system, der er for lille, og hvordan I skelner det fra et system, der er brugt forkert.
• Har vi brug for et CRM, eller kan regnearket klare det? Hvornår et kundesystem løser et rigtigt problem, og hvem der skal eje det, før I bestiller noget.
• Tilpasning eller standard: skal systemet tilpasses os? Hvad en tilpasning betyder over tid for opdateringer, afhængighed og bogføringssystemets status.

Under projektet: fra plan til første dag i drift

• ERP-skift i en lille virksomhed: hvem leder projektet? De tre roller, leverandørens del og jeres del, og den tid, der skal findes i hverdagen.
• Datamigrering set fra ledelsen: hvad skal med over? Hvem der beslutter, hvad der flyttes, renses eller arkiveres, og hvordan I kontrollerer tallene.
• Sådan holder I driften kørende under systemskiftet Den rigtige dato, generalprøven, vejen tilbage og hvem der svarer i den første uge.
• Når systemprojektet skrider: stoppe eller fortsætte? En ærlig status, de fire muligheder og en beslutning, der ser fremad.

Efter projektet: systemerne skal også have en ejer

• Integrationer mellem systemerne: hvem ejer snitfladen? En liste over forbindelser og en aftale om, hvem der reagerer, når to systemer ikke længere taler sammen.
• Systemejer: hvem hos jer ejer ERP og CRM? En lille rolle i forretningen med få faste opgaver, som holder systemet i orden år efter år.

Når økonomidelen er med i projektet

Et skift af økonomisystem er også et bogføringsspørgsmål. Hvem der hæfter, afhænger af, om systemet er registreret, og gamle tal skal stadig kunne findes, når det gamle system er lukket. Begge dele hører med i planen fra første dag, og I finder dem på temasiden om digital bogføring og e-faktura. Hvordan det rammer netop jer, må I tage med revisor.

Hvor en ekstern IT-chef hjælper

Den eksterne overtager ikke ejerskabet af projektet, for det skal blive i forretningen. Rollen er at sidde på jeres side af bordet, når planen lægges, at holde leverandøren fast på det aftalte, og at give ledelsen en status, den kan handle på. Det er en opgave med en begyndelse og en slutning, og den kræver erfaring fra flere projekter, som de færreste mindre virksomheder selv har. Vil I vide, hvordan arbejdet foregår i praksis, står det under sådan arbejder en IT-chef på deltid.

Det skal I lade være med

• At overlade projektet til leverandøren · leverandøren kan ikke beslutte, hvordan I vil arbejde.
• At starte uden frigjort tid til jeres egne folk · projektet taber til hverdagen hver gang.
• At holde fast i en dato, der ikke længere er realistisk · et udskudt skift er lettere at leve med end et, der går galt.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ Navne på ejer, projektleder og beslutningstager, før projektet starter.
• ☐ En plan, der viser jeres egen tid ved siden af leverandørens.
• ☐ En status, der viser, hvad der er testet, og hvad der blot er påbegyndt.
• ☐ En aftalt ejer af hvert system og hver forbindelse, når projektet er slut.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• Valg af nyt forretningssystem
• Sådan arbejder en IT-chef på deltid hos jer

Læs også: Systemvalg, Microsoft 365 og licenser på ledelsesniveau · Digital bogføring og e-faktura som IT-opgave

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT