Et nyt økonomisystem er købt, datoen er sat, og den gamle aftale skal opsiges. På det tidspunkt er det let at overse det materiale, der ikke flytter med. Efter bogføringsloven skal regnskabsmaterialet gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, og det gælder uanset, hvilket system I bruger om fem år. Spørgsmålet er enkelt at stille og sjældent besvaret: hvem kan hente et bilag frem fra det gamle system, når det for længst er lukket? Hvad reglerne konkret betyder for jer, kan revisor eller advokat svare på. Her ser vi på, hvem der tager beslutningen, og hvad der skal aftales, før I opsiger.
Reglerne i korte træk
Fire punkter er værd at kende, før I går i gang.
- § 12. Materialet opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.
- § 13. Det skal beskyttes mod ødelæggelse, fejl og misbrug.
- § 14. Ophører virksomheden, ligger opbevaringen hos den senest fungerende ledelse, og en ledelse, der fratræder, giver materialet videre til den nye.
- Kopien. Pligten til kopi gælder også ved systemskift.
Regnestykket kan give flere år, end man tror. Materiale fra et regnskabsår, der slutter 31. december 2024, skal gemmes til udgangen af 2029. Skifter I system i 2027, er der altså år, der skal kunne findes længe efter, at det gamle system er væk.
Hvad der kan ske med materialet
Der er tre veje, og de fleste projekter bruger en blanding.
- Flytte det med. Bilag og posteringer overføres til det nye system. Det kræver, at de kan læses, og at sammenhængen mellem postering og bilag holder. Valget af, hvad der flyttes, er beskrevet i datamigrering set fra ledelsen.
- Holde det gamle system åbent. Et læseabonnement eller en begrænset adgang. Spørg, hvor længe det kan aftales, og hvad der sker, hvis udbyderen lukker produktet.
- Trække det ud og arkivere. Materialet eksporteres og lægges et sikkert sted. Her er spørgsmålet, om det kan åbnes og forstås uden programmet.
Vælg ud fra, hvordan I kan finde et konkret bilag om tre år, og hvem der skal gøre det. Det tekniske er leverandørens fag. Ledelsen ejer spørgsmålet om, hvad der er godt nok, og revisor vurderer, om det holder.
Spørgsmålene før opsigelsen
Når den gamle aftale er opsagt, har I mistet det meste af jeres forhandlingsposition. Få derfor svar på disse spørgsmål, før det sker:
- Hvilke data får vi ud, og i hvilket format?
- Følger bilagene med, og hænger de sammen med posteringerne?
- Hvad kræver det af arbejde, og hvem udfører det?
- Hvor længe kan vi få adgang efter ophør?
- Hvornår sletter leverandøren vores data?
- Hvem bekræfter, at udtrækket er fuldstændigt?
Selve aftalen og varslerne hører hjemme under kontrakter og opsigelse. Overvejelserne om leverandørskifte i det hele taget står i exit-planen på digital-suveraenitet.dk.
Bruger I et ikke-registreret system, skal I også se på kopien efter § 4 i bekendtgørelse nr. 205/2024. Den er beskrevet i sikkerhedskopi af bogføringen.
Bruger I et registreret system, har udbyderen selv pligter. Efter § 10 i bekendtgørelse nr. 97/2023, som affattet ved bekendtgørelse nr. 915 af 13. oktober 2026, skal regnskabsmaterialet kunne gendannes og gøres læsbart inden for fristen i § 11, stk. 1, som er 4 uger. Fra 2026 omfatter § 11 også slutkunden, hvis systemet afmeldes hos Erhvervsstyrelsen. Vi læser det sådan, at det handler om, at selve systemet forsvinder fra registret, og det er noget andet, end at I opsiger jeres aftale. Spørg derfor stadig leverandøren om udtrækket før opsigelsen, og lad revisor bekræfte, hvad reglen betyder for jer.
En ejer, der overlever personerne
Fem år er lang tid i en lille virksomhed. Den økonomichef, der styrer skiftet, er måske væk, når nogen spørger. Ansvaret skal derfor ligge på en rolle, og oplysningerne skal stå et sted, hvor efterfølgeren finder dem.
Et lille arkivnotat på én side løser det. Skriv, hvilke regnskabsår der ligger hvor, hvordan man får adgang, hvem der har rettigheden, og hvornår materialet tidligst må fjernes. Læg notatet i bogføringsproceduren, og tjek det, når nogen i økonomien stopper.
Et tænkt eksempel: en butikskæde med 60 ansatte flytter til et nyt system. Projektet lykkes. To år senere vil en myndighed se bilag fra før skiftet. Det gamle abonnement er lukket, projektlederen er stoppet, og eksporten ligger på et drev, ingen har adgang til. Med et arkivnotat havde det taget en halv time.
Når ledelsen skifter, eller virksomheden lukker
Ejerskifte og generationsskifte er særligt følsomme. § 14 kræver, at den afgående ledelse giver materialet videre. Sæt det på listen ved overdragelsen, og tag arkivnotatet med. Lukker virksomheden, er det den sidste ledelse, der har opbevaringen. Aftal derfor i tide, hvor materialet skal ligge, og hvem der kan få adgang til det bagefter. Her er en samtale med revisor eller advokat på sin plads.
Prøv det af
Før den gamle adgang lukkes, tager I en stikprøve. Vælg et par bilag fra forskellige år, og lad en, der ikke har lavet udtrækket, finde dem. Kan vedkommende ikke finde dem, er arkivet ikke færdigt. Gør det samme igen et år efter skiftet.
Det gør I nu
Står I foran et skift, så sæt de seks spørgsmål på dagsordenen for projektet, se ERP-skift: hvem leder projektet. Skriv de regnskabsår op, der stadig er omfattet, og afgør for hvert år, hvor materialet skal ligge. Lad revisor se planen, før I opsiger. Er skiftet allerede sket, så lav stikprøven nu.
Det skal I lade være med
- At opsige, før udtrækket er testet · bagefter er det leverandørens vilkår, der gælder.
- At lade alt ligge på en enkelt persons drev · brug et fælles sted med styrede adgange.
- At regne en PDF af saldobalancen for regnskabsmateriale · spørg revisor, hvad der skal med.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En oversigt over regnskabsår, placering og adgang.
- ☐ Spørgsmålene stillet til leverandøren, før opsigelsen sendes.
- ☐ Et arkivnotat på én side.
- ☐ En stikprøve med dokumenteret resultat.
- ☐ Punkter til overdragelsen ved skift i ledelsen.
Kilder
- Lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring: §§ 12 til 14.
- Bekendtgørelse nr. 205/2024: § 4.
- Bekendtgørelse nr. 97/2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer: §§ 10 og 11.
- Bekendtgørelse nr. 811 af 22. september 2026: § 1, nr. 15, om § 11, stk. 1.
- Bekendtgørelse nr. 915 af 13. oktober 2026: ny § 10, i kraft 28. oktober 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Sikkerhedskopi af bogføringen · Er økonomisystemet vokset fra virksomheden?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
