Sådan vælger I en ekstern IT-chef
En virksomhed, der bruger IT og ikke har en IT-chef, skal vælge på tre ting: om personen står uafhængigt af den leverandør, der skal følges op på, om ledelsen forstår, hvad vedkommende siger, og om personen kan få leverandører til at levere uden selv at overtage driften. Teknisk dybde betyder mindre, end mange tror, for den findes hos leverandøren. De krav, der gælder alle eksterne ledere, er samlet i en liste til ledelsen, og aftalen har sin egen gennemgang. Siden her samler det, der er særligt, når I bruger IT i driften og ikke laver software.
På hvilken side af bordet sidder personen?
Flere IT-driftsleverandører tilbyder en ekstern IT-chef som en del af deres aftale. Det kan være en dygtig person, og opgaven hænger alligevel skævt, når den, der skal vurdere leverancen, arbejder for den, der leverer. Hvem siger så, at aftalen er for dyr, at en ydelse kan undværes, eller at et skift ville være bedre for jer?
Spørg derfor direkte, hvem der tjener på det, personen anbefaler. Det gælder ejerskab, forhandleraftaler, provision og henvisninger. Bed om svaret på skrift, og bed om besked, hvis det ændrer sig. Baggrunden står i uvildig IT-rådgivning, og forskellen på de to roller er forklaret i Vi har jo en IT-leverandør.
Forstår ledelsen, hvad personen siger?
En ekstern IT-chef arbejder for en direktør eller økonomichef, der har meget andet at tage sig af. Beslutningen skal kunne træffes på et kort møde. Få vist en status eller et beslutningsoplæg fra et tidligere forløb med anonyme oplysninger, og læs det, som I ville læse det en travl onsdag. Står der, hvad I skal tage stilling til, hvad det betyder for hverdagen, og hvad der sker, hvis I ikke gør noget?
Prøv også at stille det spørgsmål, I har mest lyst til ikke at stille, fx hvad en server egentlig gør. Et godt svar får jer til at føle jer klogere. Læg mærke til, om personen spørger til jeres forretning, før samtalen når til teknik.
Kan personen styre en leverandør?
Det meste af hverdagen består af at følge op: læse tal, holde fast i det aftalte og være venlig og vedholdende, når en sag ikke bliver løst. Spørg, hvordan personen har håndteret en leverandør, der ikke leverede, og hvad der kom ud af det. Spørg, hvordan vedkommende læser en faktura. Spørg også om det modsatte, nemlig hvornår personen har rådet en virksomhed til at blive hos sin leverandør. Svaret viser, om målet er bedre drift, eller om det er et skift.
Hvad den daglige styring består af, kan I se på Leverandørstyring. Grænsen er vigtig: selve driften bliver hos leverandøren, og en ekstern IT-chef, der begynder at rette fejl selv, står snart i vejen for sin egen opfølgning.
Passer personen til jeres størrelse?
Et hold med 15 ansatte og to leverandører har brug for noget andet end en virksomhed med 120 ansatte, tre adresser og et ERP-system. Spørg efter erfaring fra virksomheder, der ligner jer i størrelse og kompleksitet, og vær varsom med den, der kommer med en stor metode. Personen skal kunne sige, at noget ikke er nødvendigt hos jer. Omfanget i en lille virksomhed er beskrevet i Vi er kun tolv. Overvejer I stadig en fastansat, så læs Ny IT-chef eller ekstern? først.
Ti spørgsmål før aftalen
- Hvem tjener på de leverandører og systemer, I anbefaler?
- Hvem er vores faste person, og hvem træder til ved sygdom og ferie?
- Hvad gør I den første måned, og hvad har vi i hånden bagefter?
- Hvordan arbejder I sammen med vores IT-leverandør, så den ikke føler sig kørt ud på et sidespor?
- Hvilke beslutninger må I træffe selv, og hvad forelægger I altid for os?
- Hvor ligger oversigter, referater og dokumenter, og i hvilket format?
- Hvor meget tid skal vi selv bruge, og hvem hos os skal deltage?
- Hvilke opgaver ligger uden for timerammen, og hvordan aftaler vi dem?
- Hvor går grænsen til sikkerhedsledelse, og hvad gør I, hvis vi får brug for mere?
- Hvad sker der, når samarbejdet slutter?
Spørgsmål 10 har sin egen artikel: Når den lejede IT-chef stopper. Er svarene runde, så bed om et eksempel. Tjek også tavshedspligten, for personen kommer til at se kontrakter og tal.
Referencer
Bed om at tale med en direktør eller økonomichef fra en virksomhed af jeres størrelse. Spørg, om de fik færre overraskelser, om de forstod oplæggene, og hvordan leverandøren reagerede. Spørg også, hvad de selv skulle bidrage med.
Prøv samarbejdet på noget afgrænset
Det er svært at vælge en ledelsesrolle ud fra en samtale. Derfor giver det mening at begynde med en opgave, I kan bedømme. En gennemgang af jeres IT giver jer en skriftlig vurdering, og den viser samtidig, hvordan personen arbejder og taler med jer. Hos Nielco IT kan gennemgangen købes alene, og der er ingen forhandleraftaler med leverandører bag anbefalingerne. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At vælge den største tekniske profil · I skal bruge en, der kan lede og forklare.
- At tage rollen med i driftsaftalen uden at spørge · det er den leverandør, personen skal følge op på.
- At vælge uden at have talt med den faste person · samarbejdet står og falder med den, der møder op.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et skriftligt svar om, hvem der tjener på anbefalingerne.
- ☐ Navnet på den faste person og en plan for fravær.
- ☐ Et eksempel på en status, ledelsen kan læse uden tolk.
- ☐ Alle dokumenter i jeres egne systemer.
- ☐ En aftale, der beskriver afslutningen fra første dag.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Det får I af en ekstern IT-chef · Hvem har styr på jeres IT? 12 spørgsmål
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
Mangler I en IT‑chef?
Fortæl kort, hvad der fylder: serveren, leverandørerne, regningerne eller en nøgleperson, der stopper. Rådgivningen er uvildig og uden bindinger til leverandører, så svaret tager udgangspunkt i jeres situation.
