En kontraktoversigt er en liste over virksomhedens IT-aftaler med de oplysninger, ledelsen har brug for: hvad aftalen dækker, hvornår den fornyes, og hvor lang tid før den skal opsiges. Den kan ligge i et almindeligt regneark og fylder sjældent mere end et par sider. I mange mindre virksomheder findes aftalerne allerede, men de ligger spredt i direktørens mail, i en mappe hos bogholderiet og på en portal, kun leverandøren kender. Så opdager man først en fornyelse, når fakturaen kommer. Oversigten giver jer overblikket, og en årskalender giver jer tiden til at tage stilling.
Sådan finder I aftalerne
Begynd i bogholderiet. Alt, hvad virksomheden betaler for, har en aftale bag sig, også når ingen kan finde den. Gå et helt års fakturaer igennem, og skriv hver afsender op. Tag kontoudtog og betalingskort med, fordi små abonnementer ofte bliver trukket dér. Fremgangsmåden er beskrevet nærmere i saml udgifterne ét sted.
Skriv derefter til hver leverandør, og bed om en kopi af den gældende aftale med alle tillæg. Det er et helt almindeligt spørgsmål, og en ordentlig leverandør svarer på det uden videre.
Regn bredt, når I tæller aftaler. Driftsaftalen er den store, men listen bør også rumme internet, telefoni, mobiler, hosting, domæner, backup, økonomisystem, fagsystemer, hjemmeside, printere og kopimaskiner. Nogle af dem ligner slet ikke en kontrakt. Det kan være et tilbud, nogen har godkendt i en mail, eller et abonnement, en medarbejder har købt på nettet. De skal med på lige fod med resten.
Felterne i oversigten
Hold oversigten så enkel, at den bliver brugt. Disse kolonner er nok til de fleste:
- Leverandør og kontaktperson: hvem I skriver til, hvis aftalen skal ændres.
- Ydelse: med jeres egne ord, så økonomichefen kan genkende den på fakturaen.
- Ejer hos jer: den person, der skal tage stilling, når aftalen nærmer sig fornyelse.
- Start og løbetid: hvornår aftalen begyndte, og hvor længe den gælder.
- Binding: den periode, hvor I ikke kan komme ud af aftalen.
- Opsigelsesvarsel: hvor lang tid før udløb opsigelsen skal være leverandøren i hænde.
- Næste fornyelse: datoen, hvor aftalen ellers løber videre.
- Sidste dag at opsige: den dato, kalenderen bygger på.
- Ved fornyelse: om aftalen fornyes automatisk, og for hvor lang en periode.
- Placering: hvor selve aftalen og tillæggene ligger.
Sidste dag at opsige er den kolonne, I får mest ud af, så regn den ud for hver aftale. Som tænkt eksempel kan en serviceaftale udløbe 31. december og have tre måneders varsel. Så er 30. september den dato, der tæller, forudsat at aftalen ikke regner varslet på en anden måde. Læs derfor formuleringen, før I skriver datoen ind.
Kontraktoversigten supplerer leverandøroversigten. Den ene har en linje pr. leverandør, den anden en linje pr. aftale. Én leverandør kan have flere aftaler med hver sin fornyelse, og netop dér glider datoer let forbi.
En årskalender med to påmindelser
Oversigten hjælper kun, hvis nogen ser på den i tide. Læg derfor sidste dag at opsige ind i en fælles kalender, så den ikke hænger på én medarbejders kalender. Skriv to påmindelser for hver aftale:
- Den tidlige: her vurderer ejeren aftalen. Til de store aftaler bør den ligge et halvt år før den sidste dag, så der er tid til at genforhandle. Til små abonnementer er en måned som regel nok.
- Den sene: en kort frist før den sidste dag, hvor beslutningen skal være truffet og opsigelsen sendt, hvis det er den vej, I går.
Giv også ledelsen et fast punkt hvert kvartal, hvor I ser et halvt år frem. Det tager få minutter, når oversigten er opdateret. Datoerne hører hjemme i jeres årshjul for IT sammen med budget og licensafstemning.
Hvem holder oversigten ajour
Vælg én person. I den mindre virksomhed er det ofte økonomichefen eller kontorchefen, fordi fakturaerne alligevel kommer forbi dem. Personen skal have ret til at spørge, hvad en ny regning dækker.
To enkle regler holder oversigten i live. Ingen ny aftale er på plads, før den står på listen, og den regel passer godt sammen med en fast indkøbsregel. Dukker der en ny afsender op på en IT-faktura, bliver det en ny linje samme dag.
Det, oversigten ikke afgør
Oversigten fortæller, hvornår I skal tage stilling. Om aftalen er god, kræver en gennemlæsning, og hvad ledelsen skal kigge efter, står i IT-serviceaftalen: de punkter ledelsen skal læse. Teleaftaler har desuden deres egne regler, se mobilaftalen med lang binding. Er I i tvivl om, hvad en formulering betyder, er det et spørgsmål til advokat.
Sådan kommer I i gang
Udpeg en ejer af oversigten i denne uge. Træk derefter et års IT-fakturaer, og opret en linje for hver afsender. Skriv til leverandørerne inden for samme uge, og giv dem en frist til at sende aftalerne. Når kopierne er kommet ind, udfylder I kolonnerne og lægger datoerne i kalenderen. De huller, der er tilbage, er jeres første liste over spørgsmål til leverandørerne.
Foretrækker I at få arbejdet gjort udefra, kortlægger Nielco IT aftalerne i den gennemgang, samarbejdet starter med, og følger dem derefter i det faste månedlige forløb.
Det skal I lade være med
- At lade leverandøren være den eneste, der har aftalen · I skal selv kunne finde vilkårene uden at spørge.
- At notere fornyelsesdatoen og springe varslet over · det er opsigelsesdatoen, der afgør, om I stadig har et valg.
- At gemme oversigten hos én person uden stedfortræder · så er problemet blot flyttet.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En komplet oversigt med sidste dag at opsige for hver aftale.
- ☐ Kopier af alle aftaler samlet i jeres egne systemer.
- ☐ En indstilling i god tid før hver større fornyelse: forny, genforhandl eller opsig.
- ☐ Et fast kvartalspunkt til ledelsen om de kommende datoer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Automatisk fornyelse af IT-aftaler og abonnementer · Leverandøroversigten: alle IT-leverandører på én side
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
