Mange IT-aftaler er skrevet, så de løber videre, medmindre nogen siger stop. Det er praktisk for begge parter, så længe aftalen stadig passer. Ulempen er, at fornyelsen sker, uden at nogen hos jer har taget stilling, og at I måske er bundet i en ny periode, før I opdager det. Opgaven er enkel at beskrive. Find fornyelserne i god tid, og giv dem en person, der kan sige ja eller nej. Selve bindingen som risiko, når I vil væk fra en leverandør, er et emne for exit-planen. Her ser vi på det daglige.
Tre slags fornyelse
Fornyelser ser forskellige ud, og de kræver forskellig opmærksomhed.
- Løbende abonnementer: de trækkes måned for måned på kort eller faktura og kan ofte stoppes med kort varsel. Risikoen er, at de bliver ved med at køre, efter behovet er væk.
- Årlige forlængelser: aftalen fortsætter et år ad gangen, og I kan kun komme ud ved at opsige inden en bestemt dato. Overser I datoen, går der et år til næste mulighed.
- Flerårige forlængelser: en aftale med flere års løbetid forlænges med en ny periode af samme længde. Disse aftaler er de vigtigste at holde øje med.
Skriv for hver aftale i kontraktoversigten, hvilken slags den er. Så kan I se, hvor kalenderen skal være skarpest.
Sådan opdager I fornyelserne i tide
Leverandørens besked er ingen sikker kilde. Den kan være kort, og mange aftaler kræver slet ingen. Sendes den til en mailadresse, som tilhørte en tidligere medarbejder, eller til en fælles postkasse, ingen læser, er den reelt væk. Skriv derfor til leverandørerne, og få kontaktadressen ændret til en fælles adresse, som nogen rent faktisk følger.
De bedste steder at opdage fornyelser er:
- Kontraktoversigten med sidste dag at opsige og en påmindelse i en fælles kalender.
- Fakturaerne. En årsfaktura, der dukker op på samme tid hvert år, er et tegn på en aftale, I skal have på listen.
- Betalingskortene. Små abonnementer gemmer sig her, se skygge-IT.
- Administratorportalerne. Mange tjenester viser fornyelsesdatoen, hvis en person logger ind og ser efter.
Gennemgå det hele en gang om året, og læg det ind i årshjulet for IT. Det kan ske sammen med budgettet, for så får I også et bedre tal for næste år.
Hvem godkender?
Behandl en fornyelse som et nyt køb. Det er den enkleste regel, og den ændrer samtalen. I stedet for at spørge, om nogen har noget imod det, spørger I, om I ville købe det her i dag.
Lad aftalens ejer lave en indstilling på få linjer: Bruger vi det? Virker det? Findes der noget, der kan erstatte det? Lad derefter den rigtige person godkende. Små abonnementer kan ejeren selv afgøre inden for en grænse, I fastsætter. Større aftaler og alt med ny binding skal forbi økonomichefen eller direktøren. Skriv beslutningen ned i oversigten, også hvis svaret er at fortsætte. Så kan I se året efter, hvorfor I valgte, som I gjorde.
Er svaret nej, går I videre til opsigelsen af ydelsen. Vil I fortsætte på andre vilkår, er det tid til en genforhandling.
Abonnementer hos store udbydere
Hos de store udbydere, herunder Microsoft, afhænger vilkårene af abonnementstype og af, om I køber direkte eller gennem en leverandør. Vilkår og priser ændrer sig, så slå de gældende vilkår op hos Microsoft, eller spørg leverandøren. Spørg konkret, hvornår abonnementet fornyes, og om antallet af licenser kan sættes ned undervejs eller først ved fornyelsen. Svaret afgør, hvornår licensoverblikket er vigtigst.
Teleaftaler har egne regler
For teleaftaler er der regler, der gavner mindre virksomheder, og de står i bekendtgørelse nr. 566/2023. Binding må højst vare 24 måneder for mikro- og små virksomheder, altså under 50 personer og inden for et økonomisk loft, medmindre virksomheden udtrykkeligt giver afkald på det. Ifølge myndighedens vejledning kræver afkald en aktiv, selvstændig handling, og hverken valget af en længere binding eller en underskrift på en vilkårstekst tæller som afkald. Teleleverandøren skal desuden give besked før en automatisk forlængelse, og en ændring af vilkårene skal varsles mindst 1 måned i forvejen med ret til at opsige.
Reglerne er her gengivet kort, og større erhvervskunder er ikke gennemgået. Om jeres konkrete aftale er omfattet, er et spørgsmål til advokat. Mere står i mobilaftalen med lang binding og når teleleverandøren ændrer vilkår. For andre IT-aftaler end tele må I gå efter aftalens egen tekst.
Sådan kommer I videre
Find de tre største aftaler i denne uge, og notér sidste dag at opsige. Skift derefter kontaktadressen til en fælles adresse, og bestem, hvem der godkender fornyelser. Resten af listen kan I tage i takt med, at fakturaerne kommer ind i løbet af året.
Det skal I lade være med
- At regne med leverandørens påmindelse · den kan mangle eller lande i en postkasse, ingen åbner.
- At forny, fordi det er det letteste · en ny binding fortjener samme overvejelse som et køb.
- At opsige alt ved første gennemgang · nogle aftaler er gode og fortjener blot en dato.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over kommende fornyelser for de næste tolv måneder.
- ☐ En indstilling på hver større aftale i god tid før fristen.
- ☐ Besked om alle aftaler med ny binding.
- ☐ En fælles kontaktadresse hos samtlige leverandører.
Kilder
- Bekendtgørelse nr. 566/2023: § 6, § 7, stk. 4, og § 8.
- Vejledning til slutbrugerbekendtgørelsen, november 2025: om afkald på grænsen for binding.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- IT-kontrakter: fornyelse, genforhandling og opsigelse
- Kontraktoversigt: alle IT-aftaler med fornyelse og varsel
Læs også: Årshjul for IT i den mindre virksomhed · Genforhandling af IT-aftalen før fornyelsen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
