En licens er retten til, at én person eller én maskine må bruge et program. En stor del af IT-regningen består i dag af licenser og abonnementer, og tallet bliver sjældent mindre af sig selv. Der kommer en ny medarbejder, så der købes en licens. Medarbejderen stopper, og licensen bliver stående. Efter et par år betaler virksomheden for folk, der er rejst, og for de samme funktioner to gange. Et licensoverblik fanger det. Det består af en enkel liste og en afstemning mod medarbejderlisten en gang om måneden. Der kræves intet særligt værktøj og ingen teknisk baggrund, og opgaven passer godt til den, der i forvejen godkender fakturaerne.
Saml listen
Bed først IT-leverandøren om en liste over alle licenser, I betaler for gennem dem. Gå dernæst fakturaer og betalingskort igennem efter de licenser, der er købt andre steder. Det er typisk fagsystemer, tegneprogrammer, PDF-værktøjer samt møde- og AI-værktøjer. En del af dem hører til det, der kaldes skygge-IT, de små abonnementer, ingen kender.
Hold listen til få kolonner:
- Program og abonnementstype: navnet, som det står på fakturaen.
- Bruger: navngivet person, eller “fælles”, hvis licensen deles.
- Afdeling og ejer: hvem der svarer for, at licensen stadig er nødvendig.
- Købt hos: Microsoft, leverandøren eller andre.
- Fornyelse og binding: hvornår antallet kan ændres.
- Sidst brugt: hvis systemet kan vise det.
Den månedlige afstemning
Læg medarbejderlisten fra lønsystemet eller HR ved siden af licenslisten. Gå dem igennem, og markér forskelle. Første gang tager det tid. Når listen først er på plads, er opgaven hurtigt klaret, fordi kun ændringerne skal ses efter.
Stil fire spørgsmål ved afstemningen. Er alle på licenslisten stadig ansat? Har alle nye medarbejdere de rigtige licenser? Er der licenser uden navn? Og har nogen en licens, de ikke har brugt i flere måneder? Svarene giver en kort liste over ændringer, som går videre til leverandøren. Lad datoen for afstemningen stå i årshjulet, så den ikke skrider, når der er travlt.
Licenser til fratrådte
Det hyppigste fund er licenser til folk, der er holdt op. Årsagen er som regel, at IT-leverandøren ikke får besked, eller at nogen beholder kontoen af hensyn til mailen. Lav derfor en fast linje i tjeklisten ved fratrædelse, så der tages stilling til licensen samme dag, adgangene lukkes.
Fjern dog ikke licensen i blinde. Hos mange systemer kan mail og filer forsvinde sammen med brugeren. Spørg leverandøren, hvad der sker med postkassen og dokumenterne, før I gør det, og flyt det, der stadig skal bruges.
Mailkontoen har sine egne retningslinjer. Datatilsynet siger, at en fratrådt medarbejders konto kun skal holdes åben så kort som muligt, og som udgangspunkt i højst 12 måneder, og at den kun må modtage mail. Der skal være autosvar, og kun en eller få betroede må have adgang. Det står nærmere i den fratrådtes mailkonto. Licensen til en fratrådt bør derfor have en slutdato fra starten.
Dobbeltabonnementer og forkerte licenser
Næste type fund er overlap. I betaler måske for et værktøj til videomøder, selv om den samme funktion ligger i det abonnement, I allerede har. Eller to afdelinger har købt hver sin udgave af samme program. Skriv overlappene op, spørg dem, der bruger værktøjet, og beslut, hvilket I beholder. Den, der bruger programmet, kan have en god grund, og den skal høres.
Tredje type fund er forkert størrelse. Mange virksomheder har givet alle den samme, store licens, fordi det var nemmest. En medarbejder på lageret har ikke nødvendigvis brug for det samme som en konsulent på kontoret. Sortér medarbejderne i grupper, og lad ledelsen vælge en licens pr. gruppe, som beskrevet i Microsoft 365 set fra ledelsen. En licens kan også være for lille, så nogen må arbejde uden om det, de har brug for.
Når antallet ikke kan ændres med det samme
Nogle licensaftaler kan kun reduceres på bestemte tidspunkter. Tjek binding og fornyelsesdato, før I regner besparelsen med, og tjek Microsofts eller leverandørens gældende vilkår. Skriv datoen for næste mulighed i oversigten, så I ikke misser den. Kan en licens ikke fjernes endnu, kan den ofte gives videre til den næste nyansatte, før der købes en ny. Vokser regningen trods overblikket, er der hjælp i Microsoft-regningen stiger.
Sådan kommer I i gang
Giv opgaven til én person, helst den, der godkender IT-fakturaerne. Bed om licenslisten fra leverandøren i denne uge, og lav den første afstemning mod medarbejderlisten. Gem resultatet, send ændringerne til leverandøren, og kontrollér på næste faktura, at de er slået igennem. Sæt derefter en fast dag om måneden af i kalenderen.
Det skal I lade være med
- At afstemme en enkelt gang og lade det ligge · overblikket forældes, så snart nogen starter eller stopper.
- At slette en bruger, før I ved, hvad der sker med data · mail og filer skal have en ejer først.
- At dele en licens mellem flere, hvis vilkårene ikke tillader det · læs vilkårene, før I gør det til en løsning.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En samlet liste over alle licenser med en navngiven ejer.
- ☐ En afstemning hver måned med dokumenterede ændringer.
- ☐ Kontrol af, at et lavere antal også slår igennem på fakturaen.
- ☐ Faste licensgrupper, som ledelsen har godkendt.
Kilder
- Datatilsynet: vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: mailkonto ved fratræden.
- Datatilsynet: tilpasning af adgangsrettigheder ved ændring af ansættelsesforholdet.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Skygge-IT: de små abonnementer, ingen kender · Ny medarbejder og fratrædelse: IT-tjekliste for HR og ledelse
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
