Tjeklister og skabeloner
Her er de værktøjer samlet, som en mindre virksomhed kan klare meget med: et årshjul, et budget, fire oversigter, to tjeklister og to korte regelsæt. De fleste kan laves i et almindeligt regneark eller dokument på en eftermiddag eller to, og I behøver ingen IT-baggrund for at komme i gang. Begynd med årshjulet, som fortæller, hvornår de andre skal tages frem, eller med IT-kortet, hvis I endnu ikke har set det hele på ét ark. Ved hvert værktøj står en linje om, hvad det egner sig til, og artiklen bag linket viser felterne.
Årshjulet først
- Årshjul for IT i den mindre virksomhed Fornyelser, budget og licensafstemning fordelt på årets måneder, så opgaverne kommer frem af sig selv.
Budgettet
- IT-budget i en mindre virksomhed: sådan stilles det op Skabelonen til et budget på én side: fire grupper og faste felter på hver linje, som I selv lægger ind i et regneark.
Fire oversigter, der giver overblikket
- IT-kortet: hele jeres IT på én side Skab, systemer, leverandører, koder og kontaktpersoner på ét ark. Det er det bedste sted at begynde.
- Leverandøroversigten: alle IT-leverandører på én side Ydelse, kontaktperson, aftale, fornyelse og en ejer hos jer for hver leverandør.
- Kontraktoversigt: alle IT-aftaler med fornyelse og varsel Varsler og fornyelser samlet, så en aftale ikke løber videre, uden at nogen har taget stilling.
- Licensoverblik: hvem har hvilke licenser, og hvem bruger dem? Den månedlige afstemning mod medarbejderlisten, som finder licenser til fratrådte og dobbeltabonnementer.
Når nogen er væk, eller nogen stopper
- Tre ugers ferie uden telefon: kan IT undvære ejeren? Testen af, hvad der stopper, og det ferie- og nødkort, der fortæller andre, hvad de skal gøre.
- Ny medarbejder og fratrædelse: IT-tjekliste for HR og ledelse Hvad der skal ske med konti, udstyr og licenser, når folk begynder og slutter.
Regler, der kan stå på én side
- Hvem må købe IT? En enkel indkøbsregel på ti linjer Hvem der må bestille, hvad der er standardudstyr, og hvordan nye abonnementer godkendes.
- AI-politik på én side: hvad må medarbejderne? En enkel skabelon til brugen af AI-værktøjer i det daglige.
Sådan får I værktøjerne til at virke
Tag ét værktøj ad gangen, og giv det et navn og en dato, før I går videre til det næste. Et ark, der er halvt udfyldt og opdateret, er mere værd end fem perfekte, der blev forladt i marts. Spørg leverandørerne, hvor I selv mangler oplysninger. Det er rimeligt at bede om jeres egne data, og svarene viser hurtigt, hvor godt samarbejdet fungerer.
Læg alt samme sted i jeres egne systemer, og aftal, hvem der må rette i det. Adgangskoder hører ikke hjemme i arkene. Skriv i stedet, hvor de ligger, og hvem der kan få dem.
Vil I have et supplement til IT-kortet, har sikkerdigital.dk en side med test og værktøjer til virksomheder, herunder et systemoverblik. Vil I først se, hvor I står, så begynd med selvtesten med 12 spørgsmål, hvor hvert nej peger på en artikel.
Det skal I lade være med
- At lave det hele på én gang · ét værktøj, der holdes ved lige, slår fem, der bliver glemt.
- At skrive koder ind i oversigterne · oversigten skal kunne deles, så den fortæller kun, hvor koderne findes.
- At lade arkene ligge uden en ejer · uden et navn og en dato bliver de hurtigt forældede.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Værktøjerne i almindelige filer, som I selv kan åbne og rette.
- ☐ Et navn på hvert ark og en dato for, hvornår det ses igennem igen.
- ☐ Tilpasning til jeres virksomhed frem for en standardskabelon, der fylder mere, end I har brug for.
- ☐ Oplæring af den, der skal holde arkene ved lige.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Artikler om ekstern IT-ledelse i mindre virksomheder · Spørgsmål og svar om ekstern IT-chef
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
Mangler I en IT‑chef?
Fortæl kort, hvad der fylder: serveren, leverandørerne, regningerne eller en nøgleperson, der stopper. Rådgivningen er uvildig og uden bindinger til leverandører, så svaret tager udgangspunkt i jeres situation.
