Telefoni, internet og print

Telefonen, internetlinjen og kopimaskinen er de ting i virksomheden, som bare skal virke. Aftalerne om dem ligger ofte uden for IT-leverandørens opgave, de er indgået af forskellige personer gennem årene, og de ender på fakturaer, som kun bogholderiet ser. Derfor får de sjældent en ejer. Så kommer der en dag et brev om nye vilkår, en medarbejder stopper med sit nummer, eller kopimaskinen viser sig at være bundet flere år frem. Siden her samler de syv artikler om området og siger kort, hvilken beslutning hver artikel klæder jer på til.

Det, der går igen

Tre spørgsmål går igen i alle aftalerne. Hvem står som kunde, og hvem må bestille? Hvornår løber aftalen ud, og hvad er varslet? Hvad sker der med det, der er bygget ovenpå, når noget lukkes? Svarene hører hjemme i kontraktoversigten, og selve forbindelserne skrives ind i IT-kortet. Med de to ark på plads bliver de fleste af emnerne her en kort opgave for den, der ejer dem.

Linjer og forbindelser

• Kobbernettet lukker: hvad hænger stadig på linjen hos jer? Gamle numre, glemte adresser og udstyr som alarmer og elevatorer, som I selv bør undersøge i god tid.
• Hvad gør I, hvis internetlinjen går? Beslutningen om en reserveforbindelse, adresse for adresse, med udgangspunkt i det, der ikke kan undværes.

Telefoner og numre

• Teams som telefon: skal vi droppe omstillingen? Fire beslutninger om, hvem der svarer, hvilke numre der følger med, hvad det må koste, og hvad I gør ved nedbrud.
• Mobiler og telefonnumre: hvem ejer hvad, når folk stopper? Abonnement, nummer, telefon og data er fire forskellige ting, og de bør være afklaret, før en medarbejder går.

Aftalerne

• Mobilaftalen med lang binding: gælder den for jer? Grænsen på 24 måneder for små virksomheder, hvad der tæller som afkald, og hvordan I tjekker jeres egen aftale.
• Teleleverandøren ændrer vilkår: det gør I inden for en måned En plan for den måned, I har, fra varslet er fundet, til beslutningen står i oversigten.
• Kopimaskinen og print-aftalen: hvorfor er det så svært at komme ud? Det, ledelsen læser før fornyelsen, og hvad der kan ligge af data på maskinen.

Hvor I begynder

Har I ingen af overblikkene i dag, så begynd med fakturaerne. Bed bogholderiet finde alt fra teleselskaber, internetudbydere og printleverandører for det seneste år, og bed hvert selskab om en liste over det, der står på jeres CVR-nummer. Det tager kort tid, og I får et billede af, hvad I faktisk betaler for. Derefter kan I vælge den artikel, der passer til det, der fylder mest lige nu. Står der en flytning for døren, hører det hele med i planen for kontorflytningen. Driller forbindelsen i det daglige, er Internettet driller det rette sted at læse videre.

Større ændringer, fx en ny telefonløsning eller et skifte af alle linjer, bør behandles som en beslutning på et ledelsesmøde med en navngiven ejer. Vil I have en til at samle det, hører det hjemme hos en ekstern IT-chef, der kan læse aftalerne og sidde ved bordet, når der forhandles. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.

Det skal I lade være med

• At lade hver aftale leve sit eget liv · saml dem i én oversigt med datoer og ejere.
• At lade sælgeren vælge for jer · behovet skal formuleres, før tilbuddet kommer.
• At opsige noget, før I ved, hvad der hænger på det · numre og udstyr kan stadig være i brug.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ En liste over alle tele-, internet- og printaftaler med ejer, slutdato og varsel.
• ☐ En navngiven kontaktperson og en fælles adresse til varsler hos hvert selskab.
• ☐ Et klart ja eller nej til reserveforbindelse for hver adresse.
• ☐ Anbefalinger med afsæt i jeres behov, uden hensyn til leverandørernes kampagner.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• Kontraktoversigt: alle IT-aftaler med fornyelse og varsel
• Sådan arbejder en IT-chef på deltid hos jer

Læs også: Artikler om ekstern IT-ledelse · Leverandørstyring

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT