Når IT-chefen eller IT-medarbejderen stopper

Når den, der kender alle systemer og koder, siger op, står I med to opgaver på samme tid. Den ene er at få adgange og viden sikret, mens personen stadig er der. Den anden er at beslutte, hvad der skal ske bagefter. Situationen kan klares, og rækkefølgen er det vigtigste. Temasiden giver jer overblikket over, hvad der skal gøres, og samler artiklerne om de tre spørgsmål, der fylder mest: de første uger, dokumentationen og den næste løsning. Siden gælder også for den kollega uden titel, som alle går til med deres IT.

Rækkefølgen i korte træk

Adgangene kommer først, fordi de kan koste dyrest at overse. Derefter følger dokumentationen, så leverandørerne, og til sidst overdragelsen til en navngiven person. Beslut tidligt, hvem der styrer forløbet, og lad nye projekter vente. Virksomhedens Digital Post, domæner og konti i personens eget navn skal tjekkes den første uge.

De første uger

• IT-chefen har sagt op: de første fire uger Opsigelsesperioden uge for uge med adgange, dokumentation, leverandører og overdragelse til en midlertidig ansvarlig.

Viden, der skal blive

• Dokumentation af IT, før nøglepersonen går Fire korte lister over systemer, leverandører, adgange og rutiner, som den næste kan arbejde ud fra.

Valget af den næste løsning

• Ansætte en ny IT-chef eller bruge en ekstern? Spørgsmålene om opgavemængde, faglig bredde og ledelseskapacitet, der afgør valget.

Hvis personen stopper fra den ene dag til den anden

Sygdom, en bortvisning eller en pludselig opsigelse giver ingen overdragelse. Så gælder det om at komme ind i systemerne. Kontakt IT-leverandøren samme dag, og bed om en liste over administratorer og de adgange, leverandøren kender til. Få skiftet delte koder, og opret en administrator i virksomhedens navn. Tjek, hvem der står som rettighedsadministrator på Virk, se Digital Post og MitID. Det juridiske omkring afskedigelsen er et spørgsmål til advokat.

Fremgangsmåden til det praktiske står i Hvem har administratoradgang hos jer?, og fratrædelsestjeklisten kan bruges, selv om medarbejderen ikke selv er med til at gå den igennem.

Når I har tid til at forberede jer

Læser I dette, før nogen har sagt op, er I heldige. Så kan I lave det hele i ro. Stil de samme spørgsmål nu: Hvem ved noget, ingen andre ved, og hvad sker der, hvis vedkommende er væk en måned? En god prøve er Tre ugers ferie uden telefon, og IT-kortet giver jer et sted at samle svarene. Det er en tryghed for nøglepersonen også, for så bliver ferien faktisk ferie.

Efter overdragelsen

Den første tid efter en afgang afslører, hvad der blev glemt. Hold derfor et kort møde hver uge den første måned, og skriv ned, hvad der dukkede op. Modeller med en midlertidig IT-chef er sammenlignet på ekstern-it-ledelse.dk. På siden her handler det om, hvad der skal ske hos jer, uanset hvilken model I vælger. Nielco IT dækker rollen som interim i de måneder, det tager at lande en fast løsning, og kan være med til at bedømme kandidaterne. Korte vikariater hører ikke med. Gem materialet fra overdragelsen, så det kan bruges igen næste gang en person skifter stol.

Det skal I lade være med

• At vente, til personen er gået · viden og adgange er langt sværere at få bagefter.
• At lade en kollega overtage alt uden aftale · den uformelle løsning har en tendens til at blive permanent.
• At genbesætte stillingen uden at se på opgaverne · det er en god anledning til at spørge, hvad I faktisk har brug for.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ En plan for overdragelsen med navne og datoer, klar i løbet af de første dage.
• ☐ Bekræftelse på, at virksomheden selv kan komme ind i alle kritiske systemer.
• ☐ En leverandørliste med kontakter, aftaler og fornyelser.
• ☐ En ugentlig status til ledelsen, så længe overgangen varer.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• IT-chefen har sagt op: de første fire uger
• Ansætte en ny IT-chef eller bruge en ekstern?

Læs også: Sådan arbejder en IT-chef på deltid hos jer · Leverandørstyring

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT