Digital bogføring og e-faktura som IT-opgave
Reglerne om digital bogføring er skrevet til regnskabsfolk, og alligevel lander meget af arbejdet på IT: systemer, koblinger, kopier, adgange og MitID. I en virksomhed uden IT-chef falder det ofte mellem bogholderen, leverandøren og direktøren. Revisoren er den rette til at vurdere, hvad reglerne betyder for jer. Sitet her handler om, hvem der ejer opgaven. Siden samler ni artikler om det, der skal have en ejer, og datoerne, der skal i kalenderen.
Datoerne, der skal i kalenderen
Tre krav ligger foran jer, alle fra de nye regler om registrerede systemer, BEK nr. 811 af 22. september 2026, som ændrer bekendtgørelsen fra 2023. MitID-valideringen af kunder skal være sket senest 1. marts 2027. Samme dato kommer tilmeldingen til e-faktura i Nemhandel, som kan fravælges inden for 4 uger. Fra 1. januar 2028 kommer låste CVR-stamdata, MitID ved ændring af bankoplysninger og forbud mod sletning af bilag.
Bruger I et ikke-registreret system, gælder andre krav, og I hæfter selv. Derfor er første skridt at finde ud af, hvad I har.
Hvilket system har I, og hvem hæfter?
- Er jeres bogføringssystem registreret, og hvem hæfter? Udbyderen hæfter for registrerede systemer, og I hæfter selv for resten. Her ser I, hvem der tjekker og dokumenterer svaret.
- Når en tredjepartsapp gør systemet ikke-registreret Apps til udlæg, bank og lager kan ændre billedet, så de skal findes og vurderes.
- Sikkerhedskopi af bogføringen: hvem står for den? De fire krav i § 4 til ikke-registrerede systemer, og hvordan de kommer ind i leverandøraftalen.
De nye krav fra 2027 og 2028
- MitID-validering i bogføringssystemet før 1. marts 2027 Eksisterende kunder skal bekræfte én gang. Spørgsmålet er, hvem hos jer der kan gøre det.
- Automatisk tilmelding til e-faktura: ja eller nej inden for fire uger En beslutning, der træffer sig selv, hvis ingen tager den.
- Bilag, der ikke kan slettes, og nye krav fra 2028 Hvad det ændrer for bogholderen, når en fejl ikke længere kan fjernes.
Beskrivelser, materiale og fakturaer
- Bogføringsproceduren: hvad skal stå, og hvem holder den ajour? IT-delen af beskrivelsen og de hændelser, der skal få nogen til at åbne den.
- Regnskabsmateriale ved systemskift: hvem har det om fem år? Det, I skal aftale, før den gamle aftale opsiges.
- E-faktura til offentlige kunder: det skal jeres system kunne Sådan når fakturaen frem til en myndighed, og hvem der ser afvisningerne.
Hvem der ejer hvad
Selskabsloven placerer ansvaret hos ledelsen. Direktionen svarer efter § 118 for, at bogføringen er i orden efter reglerne, og efter § 115 skal bestyrelsen “sikre en forsvarlig organisation”. Uden bestyrelse ligger den opgave hos direktionen efter § 117, stk. 2. Ordet IT står ikke i bestemmelserne, så koblingen til systemerne er vores tolkning.
I hverdagen virker en enkel fordeling: økonomichefen eller bogholderen ejer arbejdsgangene, en systemejer ejer systemet, revisoren vurderer, leverandøren bekræfter på skrift, og direktionen beslutter. Mangler I den, der samler trådene, kan det være en opgave for en IT-chef på deltid, se hvad en ekstern IT-chef gør.
Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At overlade vurderingen af reglerne til IT-leverandøren · den hører til hos revisoren.
- At lade datoerne komme, før nogen ejer dem · sæt navne på nu.
- At se bogføringssystemet som et selvstændigt program · koblingerne hører med.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Én oversigt over systemer, koblinger og status på registrering.
- ☐ Navne på ejere og stedfortrædere for hver dato.
- ☐ Skriftlige svar fra leverandørerne.
- ☐ Punkterne samlet til revisoren, så samtalen bliver kort.
- ☐ En opdateret procedurebeskrivelse, når noget ændrer sig.
Kilder
- Lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring
- Erhvervsstyrelsen: Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning om nye krav til registrerede bogføringssystemer
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Revisoren spørger til IT · Til økonomichefen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
Mangler I en IT‑chef?
Fortæl kort, hvad der fylder: serveren, leverandørerne, regningerne eller en nøgleperson, der stopper. Rådgivningen er uvildig og uden bindinger til leverandører, så svaret tager udgangspunkt i jeres situation.
