Det får I af en ekstern IT-chef
En god ekstern IT-chef efterlader noget, I kan se, åbne og bruge, også hvis samarbejdet slutter. I bør derfor kunne forlange konkrete leverancer: en vurdering efter den første gennemgang, oversigter over systemer, leverandører, aftaler og licenser, et budget og en plan, faste opfølgninger med leverandørerne, en status til ledelsen og nogle enkle regler for hverdagen. Listen viser, hvad hver leverance skal kunne, med link til en uddybning. Hvad I konkret skal have, afhænger af jeres virksomhed, og det bør stå i aftalen.
Grundlaget i de første måneder
- Gennemgang og vurdering Et billede af systemer, leverandører, aftaler og omkostninger med anbefalinger i prioriteret rækkefølge. Den kan også stå alene.
- IT-kortet Hele jeres IT på ét ark, så andre end den, der plejer at klare det, kan finde rundt.
- Leverandøroversigten Hvem der leverer hvad, hvem I taler med, og hvem hos jer der ejer relationen.
- Kontraktoversigten Alle IT-aftaler med fornyelse og varsel, så I selv bestemmer, hvad der løber videre.
Økonomi og retning
- IT-budget Et budget med linjer, økonomichefen kan genkende og følge op på.
- Licensoverblik En afstemning af, hvad I betaler for, mod hvem der bruger det.
- Prioriterede projekter En rækkefølge, ledelsen selv har besluttet, ud fra værdi, risiko og indsats.
- IT-plan på to sider Hvad der skal udskiftes og hvornår, og hvad det afhænger af.
Leverandører og drift
- Faste opfølgningsmøder En rytme med dagsorden og referat, så aftaler bliver fulgt op.
- Opfølgning på SLA Tallene fra leverandøren, læst og sammenholdt med det aftalte.
- Eskalering En vej op gennem leverandøren, når en sag ikke bliver løst.
- Vurdering af anbefalinger Et uvildigt blik på tilbud og forslag, før I siger ja.
Status til ledelsen
- Driftsstatus på én side Hvad der er sket, og hvad I skal tage stilling til.
- Statusside til bestyrelsen Drift, projekter, budget og risici i en form, der er ens fra gang til gang.
- Årshjul De faste opgaver fordelt på året, med et navn på hver.
Regler og rutiner
- Tjekliste ved start og fratrædelse Faste trin for konti, udstyr, licenser og adgange.
- Overblik over administratorer Hvem der har de brede adgange, og bekræftelse på, at virksomheden selv har én.
- Ferie- og nødkort Hvem der gør hvad, når de faste folk er væk.
- Indkøbsregel og AI-politik Korte regler, medarbejderne kan læse. AI-politikken har sin egen artikel.
Det ligger uden for rollen
En ekstern IT-chef leder og følger op. Selve driften, supporten og den tekniske opsætning bliver hos jeres IT-leverandør, og det er den eksterne, der holder øje med, om det sker som aftalt. Større opgaver, fx skift af system, aftales som selvstændige projekter oven i det faste samarbejde. Sikkerhedsledelse og NIS2-ansvar er beskrevet på ciso-as-a-service.dk. Beslutningerne og ansvaret bliver hos jer, se hvad ejeren kan lægge fra sig.
Det skal I lade være med
- At tage imod leverancer, I ikke selv kan redigere · filer i en andens værktøj bliver et problem den dag, I vil videre.
- At tage alle leverancer på én gang · jeres størrelse og jeres behov skal bestemme rækkefølgen.
- At lade oversigterne stå stille · en liste, der ikke opdateres, mister sin værdi i løbet af et år.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over, hvilke leverancer I får, og hvornår i det første år.
- ☐ Alle dokumenter i jeres egne systemer.
- ☐ Samme form på status og rapporter hver gang, så I kan se udviklingen.
- ☐ En ærlig begrundelse, når en leverance ikke giver mening hos jer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Tjeklister og skabeloner · Det kører jo fint: hvad får vi for det?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
Mangler I en IT‑chef?
Fortæl kort, hvad der fylder: serveren, leverandørerne, regningerne eller en nøgleperson, der stopper. Rådgivningen er uvildig og uden bindinger til leverandører, så svaret tager udgangspunkt i jeres situation.
