Et IT-budget i en mindre virksomhed kan stå på én side med fire grupper: drift, abonnementer, udstyr og projekter. Under hver gruppe står en linje for hver aftale med det navn, der også står på fakturaen, så økonomichefen kan finde linjen igen i bogholderiet. Grundlaget er jeres egne aftaler og planer, og derfor kan I lave budgettet uden at kende tal fra andre virksomheder. Det første udkast kræver mest arbejde, fordi udgifterne skal samles. Bagefter er det en årlig opdatering.
De fire grupper
Opdelingen handler om, hvad der kan ændres, og hvornår. Fire grupper dækker det meste i en virksomhed af jeres størrelse.
- Drift: det, I betaler for at holde hverdagen kørende. Den faste aftale med IT-leverandøren, backup, overvågning af serveren, internetforbindelser og telefoni hører til her.
- Abonnementer: programmer, der betales pr. bruger eller pr. måned. Det gælder Microsoft 365, økonomisystemet, kundesystemet og fagsystemerne.
- Udstyr: ting, I kan pege på, som pc’er, skærme, printere, netværksudstyr og serveren. Lejet eller leaset udstyr står også her, så hele udstyrsudgiften kan ses samlet.
- Projekter: arbejde med en start og en slutning, fx et skift af økonomisystem eller en kontorflytning.
Drift og abonnementer løber videre af sig selv, indtil nogen opsiger dem. Udstyr og projekter er de grupper, hvor ledelsen vælger fra år til år. Når de står adskilt, kan direktøren se, hvor stor en del af budgettet der reelt kan drøftes.
Hver linje skal kunne genkendes
Et budget med linjen “IT-drift” og ét samlet tal kan ingen følge op på. Økonomichefen skal kunne sætte en finger på en linje og finde den tilhørende faktura, aftale og konto. Derfor bør hver linje have disse oplysninger:
- leverandørens navn, som det står på fakturaen,
- hvad I får, med almindelige ord,
- grundlaget for beregningen, fx antal brugere gange pris pr. bruger,
- konto i bogholderiet,
- fornyelsesdato,
- en navngiven ejer hos jer.
Felterne er jeres skabelon til IT-budgettet. Læg dem ind som kolonner i et regneark med en række for hver aftale, og del arket efter de fire grupper.
Grundlaget er den vigtigste kolonne. Står der kun et årstal, ved I ikke, hvorfor det ændrer sig. Står der antal brugere, kan I se, hvad en nyansættelse betyder, og hvad I sparer, når en licens bliver lukket. Licens betyder her retten til at bruge et program, og den betales typisk pr. person.
Sådan bygger I det første budget
Begynd med det, der faktisk er betalt. Saml et års udgifter efter fremgangsmåden til at finde IT-udgifterne, og sortér dem i de fire grupper. Det giver et udgangspunkt, som bogholderiet kan genkende.
Læg derefter det kendte oven i:
- flere eller færre medarbejdere det kommende år,
- prisreguleringer, som står i aftalerne,
- aftaler, der fornyes, og som kan genforhandles,
- udstyr, der står for udskiftning ifølge en fast plan,
- de projekter, ledelsen har valgt efter en prioritering.
Stil også spørgsmålet, om der er linjer, der skal væk. Det er ofte første gang, nogen ser alle abonnementerne ved siden af hinanden, og et licensoverblik viser, om alle licenser er i brug.
Tilføj til sidst én linje til det uforudsete. Giv den en regel for, hvem der må bruge den, og til hvad. Uden regel bliver den en pulje, der forsvinder i løbet af foråret. Størrelsen afhænger af, hvor gammelt jeres udstyr er, og hvor meget der står åbent. Det er en vurdering, I selv må tage.
Det, der ikke står på en faktura
IT koster også tid. En medarbejder, der bruger en dag om ugen på at hjælpe kollegerne, eller en direktør, der selv taler med leverandørerne, optræder ingen steder i budgettet. Skriv tiden på som en note under budgettet, så ledelsen kender den, når der skal vælges mellem at gøre noget selv og at købe det. Se også når medarbejderne bruger arbejdstiden på IT-problemer.
Bogføring og regnskab
Budgettet skal tale samme sprog som regnskabet. Sæt derfor den samme gruppering på kontoplanen, eller brug en dimension, det vil sige et ekstra felt på hver postering i økonomisystemet. Så kan økonomichefen trække budget og faktisk forbrug ud på samme linjer.
Køb af udstyr, leasing og større projekter kan behandles forskelligt i regnskabet. Om noget skal udgiftsføres straks eller fordeles over flere år, er et spørgsmål til revisor. Tag det med i budgettet som to tal, hvis det gør en forskel for resultatet: det, der betales i året, og det, der belaster regnskabet.
Hvem gør hvad
Den, der leder IT, skriver udkastet og forklarer ændringerne. Økonomichefen kontrollerer tallene mod bogholderiet og fastlægger formen. Direktøren godkender, og større projekter tages med til ledelsen eller bestyrelsen. Leverandøren kan levere oplysninger til budgettet, men bør ikke skrive det, fordi en stor del af linjerne er leverandørens egen omsætning.
Følg op hvert kvartal og på faste tidspunkter i årshjulet for IT. Afvigelser skal have en forklaring, og den forklaring er ofte mere nyttig end selve tallet.
Det gør I nu
- Vælg de fire grupper, og opret dem i økonomisystemet.
- Saml sidste års udgifter, og sæt en ejer på hver linje.
- Læg de kendte ændringer ind, og tag budgettet op på næste ledelsesmøde.
Det skal I lade være med
- At bruge tommelfingerregler fra udenlandske budgetguides · de kender hverken jeres aftaler eller jeres branche.
- At samle alt på én linje · så kan ingen se, hvad der ændrer sig, eller hvorfor.
- At lade leverandøren lægge budgettet · leverandørens tilbud skal holdes op mod budgettet.
- At springe jeres egen tid over på store projekter · den bliver ofte den største forsinkelse.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et budget på én side, som økonomichefen kan afstemme mod bogholderiet.
- ☐ Et beregningsgrundlag på hver linje med antal og pris pr. enhed.
- ☐ En fornyelsesdato og en ejer for hver aftale.
- ☐ En skriftlig forklaring på afvigelser hvert kvartal.
- ☐ Et forslag til, hvad der kan fjernes, ved siden af det, der skal lægges til.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- IT-budget og prioritering uden egen IT-afdeling
- Hvad bruger vi egentlig på IT? Saml udgifterne ét sted
Læs også: Fakturaen fra IT-leverandøren · Kontraktoversigt
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
