Økonomichefen sidder med månedens faktura og kan se, at Microsoft-linjen er større end sidst. Ingen har bestilt noget, og ingen har fortalt noget. Sådan begynder sagen tit, og spørgsmålet er konkret. Hvorfor er regningen steget, og hvad kan I gøre ved det nu? Denne artikel handler om selve hændelsen. Den løbende afstemning står i artiklen om licensoverblik, og ledelsens større valg står under Microsoft 365 set fra ledelsen. Her gennemgår vi trin for trin, hvordan I finder årsagen og når en beslutning, før næste fornyelse. Vi nævner ingen beløb, for aktuelle priser og vilkår skal I altid se hos Microsoft eller jeres leverandør.
Find ud af, hvad der er sket
En stigning har som regel en af fem årsager, og de kræver hver sit svar:
- Flere licenser. Nye medarbejdere er kommet til, men fratrådte er ikke trukket fra.
- En anden licenstype. Nogen er flyttet op til et dyrere abonnement, tit for at få én bestemt funktion.
- Ændret listepris. Producenten eller forhandleren har ændret prisen, eller en rabat er udløbet.
- Ændrede betalingsvilkår. Skift mellem månedlig og årlig afregning kan ændre både beløb og binding.
- Tillæg. Ekstra lagerplads, AI-tilvalg, sikkerhedsprodukter eller andre tilføjelser, der er kommet på undervejs.
Læg de seneste tre fakturaer ved siden af hinanden, og sammenlign antal og stykpris linje for linje. Økonomichefen kan lave det uden teknisk baggrund, og fremgangsmåden minder om den, I bruger til at læse fakturaen fra IT-leverandøren.
Stigningen kan også have været varslet. Søg i mail efter beskeder fra Microsoft eller leverandøren, og tjek, hvem der modtager dem. Går varslerne til en fratrådt medarbejder eller en administratorkonto, ingen læser, skal det rettes med det samme.
Spørg leverandøren skriftligt
Køber I gennem en leverandør, så send tre korte spørgsmål på mail. Hvad er ændret siden sidste måned, og hvorfor? Hvornår fornyes aftalen, og hvad er vilkårene for at gå ned i antal eller skifte abonnement? Hvem hos jer har godkendt ændringen?
Det sidste spørgsmål er vigtigt. Er der bestilt noget, må I gerne se, hvem der bestilte. Har ingen hos jer godkendt det, er det et emne for næste møde med leverandøren. Er det uklart, hvem der må bestille, kan I rette det med en enkel regel for, hvem der må ringe til leverandøren.
Køber I direkte hos Microsoft, ligger oplysningerne i administrationscentret, hvor en administrator kan se abonnementer og fakturaer. Bed den, der har adgangen, om at hente dem.
Ryd op i det, I allerede betaler for
Med årsagen på plads kan I se, hvad der kan gøres nu. Tre ting giver tit mest:
- Fratrådte og dobbelte brugere. Sammenhold brugerlisten med medarbejderlisten. Licenser til personer, der er stoppet, fjernes, når mail og filer er håndteret efter jeres procedure.
- For store abonnementer. Ikke alle har brug for det samme. Medarbejderen, der kun læser mail og registrerer tid, skal måske have et mindre abonnement end sælgeren. Spørg, hvilke funktioner de enkelte faktisk bruger.
- Tillæg, ingen bruger. Gennemgå hvert tillæg. Hvem bad om det, og bruges det stadig?
Vær opmærksom på binding. Har I en årsaftale, kan det være, at I først kan gå ned i antal ved fornyelsen. Læs jeres vilkår, før I regner besparelsen med i budgettet.
Tjek samtidig, at ændringerne ikke rammer noget, medarbejderne bruger hver dag. Et mindre abonnement kan betyde, at en funktion forsvinder. Tag derfor en lille gruppe først, og spørg, om noget mangler.
Læg stigningen ind i budgettet
Nogle stigninger kan ikke fjernes, og så er det ærlige svar at tage dem med i budgettet. Det vigtige er, at I ved, hvorfor tallet er, som det er. Noter årsagen ved linjen i IT-budgettet, så samme spørgsmål ikke skal besvares igen om et halvt år.
Beslutter ledelsen at se på andre veje, fx et andet abonnement eller en anden forhandler, så gør det i god tid før fornyelsen. Datoen hører hjemme i kontraktoversigten med det varsel, aftalen kræver.
Et tænkt eksempel. En installationsvirksomhed med 35 ansatte ser en stigning fra den ene måned til den anden. Gennemgangen viser tre årsager. Fem fratrådte står stadig som brugere, et tillæg til ekstra lagerplads er kommet på i forbindelse med en sag, og en rabat er udløbet. De fem licenser fjernes, tillægget vurderes og beholdes, og den udløbne rabat tages op med leverandøren. Ledelsen får besked på én side, og sagen er lukket på en uge.
Det gør I nu
Læg de tre fakturaer ved siden af hinanden i denne uge, og send spørgsmålene til leverandøren. Lav derefter brugerlisten, og sæt fornyelsesdatoen i kalenderen. Giv en bestemt person ansvaret for at gentage afstemningen hver måned.
Det skal I lade være med
- At godkende stigningen, fordi den er lille · små ændringer gentager sig, og årsagen forbliver ukendt.
- At nedgradere alle i ét hug · det kan fjerne funktioner, som nogen har brug for hver dag.
- At lade leverandøren alene forklare regningen · bed om tal, I selv kan kontrollere.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En forklaring af stigningen linje for linje på én side.
- ☐ En liste over fratrådte, dobbelte og for store abonnementer.
- ☐ Klarhed om binding, varsel og fornyelse.
- ☐ En fast månedlig afstemning med en navngiven ansvarlig.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- Systemvalg, Microsoft 365 og licenser på ledelsesniveau
- Licensoverblik: hvem har hvilke licenser, og hvem bruger dem?
Læs også: Microsoft 365 set fra ledelsen · Er Copilot-licensen pengene værd, og hvem skal have den?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
