Bruger I et ikke-registreret bogføringssystem, er sikkerhedskopien jeres egen opgave. Bekendtgørelse nr. 205/2024 stiller i § 4 fire konkrete krav til den, og de indfries sjældent af en almindelig backup, som ingen har kigget på. Spørg en direktør, og svaret er tit, at det klarer IT-leverandøren. Det kan godt passe. Spørgsmålet er, om det står i aftalen, og om det, der bliver taget, passer til kravene. Om kravet gælder for jer, og om jeres løsning holder, vurderer revisor. Her ser vi på, hvordan opgaven bliver placeret.
Hvem kravet gælder for
Paragraffen hører til reglerne for ikke-registrerede systemer. Det er de systemer, hvor virksomheden selv hæfter, og hvor bogføringslovens § 15 skal opfyldes, fordi registreringen mangler. Hertil regner Erhvervsstyrelsen også specialudviklede systemer, ældre standardsystemer uden vedligehold og opsætninger, hvor et registreret system er kombineret med en tredjepartsapplikation.
Derfor er første skridt at vide, hvilken bunke I ligger i. Det er gennemgået i er jeres bogføringssystem registreret. Ligger I i den registrerede bunke, er § 4 rettet mod nogle andre end jer. Lovens § 13 om at sikre materialet mod ødelæggelse, fejl og misbrug står der stadig, så spørg leverandøren, hvordan jeres data er beskyttet, og hvordan I får dem ud.
De fire krav
Efter § 4 skal sikkerhedskopien være:
- Fuld og mindst ugentlig. Hele materialet kopieres mindst én gang om ugen.
- Placeret hos en ikke-nærtstående part. Kopien skal ligge hos en part, der står uden for jer selv.
- På en server i EU eller EØS. Placeringen skal I kunne svare på.
- Gemt i 5 år.
Hvem der er nærtstående i jeres tilfælde, er et spørgsmål til revisor eller advokat, især i en koncern eller en familieejet virksomhed. En disk i skabet på kontoret eller hjemme hos ejeren vil næppe leve op til kravet.
Hvor en almindelig backup kan falde igennem
Den backup, driftsleverandøren tager, er bygget til at få systemerne op at køre efter et nedbrud. Det er et andet formål end det, § 4 beskriver. Der er fire steder, hvor det kan skille:
- Omfanget. Backuppen dækker måske serveren, mens en cloudtjeneste eller en app, der hører til bogføringen, står udenfor.
- Levetiden. Mange løsninger gemmer kopier i uger eller måneder. Kravet lyder på år.
- Placeringen. Ingen hos jer ved, hvor datacenteret står, og der er måske en underleverandør, I aldrig har hørt om.
- Parten. Ligger kopien i jeres eget miljø, skal I have vurderet, om kravet om en ikke-nærtstående part er opfyldt.
Leverandøren leverer det, der er aftalt, og ingen har bedt om andet. Derfor er det aftalen, I skal tage fat i.
Sådan skriver I det ind i aftalen
En mundtlig forsikring holder dårligt, for leverandørens medarbejdere skifter, og kontrakten er det, der gælder, når noget går galt. Få disse punkter med i aftalen eller i et tillæg:
- hvad der kopieres, med en liste over systemerne
- hvor ofte
- hvor kopien ligger, og hvem der ejer stedet
- hvor længe den bliver gemt
- hvem der får besked, hvis en kørsel fejler
- hvordan I får kopien udleveret, når aftalen ophører
Det sidste punkt får ofte for lidt opmærksomhed. Kopien skal stadig findes, når leverandøren er væk, og pligten til kopi gælder også ved systemskift. Hvad det indebærer, står i regnskabsmateriale ved systemskift. Vilkår og varsler i selve aftalen kan I arbejde med under kontrakter og opsigelse.
Hvem der ejer opgaven
Tre roller skal på plads.
- Økonomichefen eller bogholderen ejer kravet og afgør, hvad der hører til bogføringen.
- IT-leverandøren udfører kopieringen efter aftalen.
- Den eksterne IT-chef sammenholder aftalen med kravet, beder om dokumentation og følger op.
Direktionen får status en gang om året, gerne i forbindelse med årshjulet.
Prøv kopien af
En kopi, ingen har prøvet at læse, ved I ikke ret meget om. Bed leverandøren om at hente et konkret bilag fra en gammel kopi og vise, at det kan åbnes. Et tænkt eksempel: en håndværksvirksomhed beder om en faktura fra for tre år siden og finder ud af, at kopien godt nok findes, mens programmet, der kan læse den, er opsagt. Det er langt bedre at opdage det i en øvelse end den dag, nogen beder om materialet. Gem resultatet som dokumentation.
Kopier, der skal gemmes i år, spiller også sammen med jeres sletning af andre oplysninger, se backup og sletning.
Det gør I nu
Find ud af, om systemet er registreret. Er det ikke, så sæt de fire krav op i et skema, og bed leverandøren udfylde det skriftligt. Tag afvigelserne med til revisor, og få dem rettet i aftalen. Aftal derefter en årlig prøve, hvor et gammelt bilag hentes frem.
Det skal I lade være med
- At tage leverandørens “det klarer vi” for gode varer · bed om svaret på de fire punkter.
- At antage, at cloud betyder kopi · spørg, hvad der er aftalt.
- At lade kopien forsvinde sammen med leverandøren · skriv udlevering ind.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et skema, der holder aftalen op mod § 4.
- ☐ En liste over de systemer og tilføjelser, der skal med.
- ☐ Forslag til tekst i aftalen med leverandøren.
- ☐ En årlig prøvehentning med et kort referat.
- ☐ Status til direktionen med afvigelser og frister.
Kilder
- Bekendtgørelse nr. 205/2024: § 4 om sikkerhedskopi.
- Lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring: § 13 og § 15.
- Erhvervsstyrelsen: Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: hvilke systemer der hører med.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Når en tredjepartsapp gør systemet ikke-registreret · Backup og sletning
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
