Har I en kommune, en region eller en anden offentlig myndighed som kunde, gælder der andre regler for fakturaen end over for private. Efter § 5 i bekendtgørelse nr. 206/2011 skal regninger til offentlige myndigheder kunne modtages elektronisk og indlæses direkte. En PDF på mail slår derfor ikke til. Mellem private er e-faktura valgfrit, så mange mindre virksomheder møder kravet første gang, når den første offentlige ordre kommer. E-faktura betyder, at regningen sendes som data, et system kan læse. Spørgsmål om jeres konkrete fakturering hører til hos revisor. Her ser vi på, hvad systemet skal kunne, og hvem der ejer opgaven, når fakturaen bliver afvist en fredag eftermiddag.
Hvad reglerne siger
Kravet står i § 5 i bekendtgørelse nr. 206/2011 med hjemmel i § 7 i lov om offentlige betalinger. Der er to veje:
- Fra eget system. Jeres system danner fakturaen som data og sender den.
- Med en fakturaskabelon. Kan I ikke sende fra jeres eget system, er en fakturaskabelon en mulighed.
Skabelonen er en fin løsning for den, der sender få fakturaer. Den kræver håndarbejde for hver eneste, så den holder dårligt, når det bliver mange.
Systemet skal også kunne to formater, altså to faste måder at skrive en faktura på som data: OIOUBL og Peppol BIS (bekendtgørelse nr. 205/2024, § 5). Spørg jeres leverandør, hvilke af dem der er slået til hos jer. Det forventes, at OIOUBL bliver udfaset og afløst af Nemhandel BIS 4 i 2028 til 2029, og der er ingen sikker dato. Har I en særlig fakturaløsning, skal leverandøren svare på, hvad der sker, når det bliver aktuelt.
Hvor det kan gå galt
Selve afsendelsen er sjældent det svære. Det svære er de oplysninger, fakturaen skal bære, og den arbejdsgang, der skal fange en afvisning.
- Kundekortet. Den offentlige kunde har faste oplysninger, som skal stå rigtigt. Spørg kunden, hvad de skal have med på fakturaen, og hvem der ved det hos dem.
- Fagsystemet. Mange virksomheder laver fakturaen i et sags- eller ordresystem og overfører den til økonomien. Tjek, at hele vejen kan danne en e-faktura.
- Reference. Bliver en reference glemt, kan fakturaen komme retur. Skriv ind i arbejdsgangen, hvor den hentes fra.
- Afvisninger. Bliver en faktura afvist, skal nogen få det at vide. Find ud af, hvor beskeden lander, og hvem der ser den.
- Bilag. Skal der timesedler eller lignende med, så afprøv, hvordan det virker.
Et tænkt eksempel: en vognmand med otte ansatte får en aftale med en kommune. Fakturaerne går ud som PDF, som de altid har gjort, og efter et par uger undrer bogholderen sig over, at pengene ikke kommer. Beskederne om afvisning er gået til en adresse, som kun den tidligere bogholder læste. Problemet kunne være fundet ved at sende en enkelt prøve, før samarbejdet gik i gang.
Hvem der ejer opgaven
Opgaven deler sig mellem tre personer.
- Salg eller projektlederen melder ud, når der kommer en offentlig kunde, og henter oplysningerne hos kunden.
- Bogholderen eller økonomichefen ejer arbejdsgangen og holder øje med, om fakturaerne bliver betalt.
- Systemejeren eller den eksterne IT-chef tjekker, at systemet kan det, og taler med leverandøren.
Fordelingen skal stå i bogføringsproceduren. Står I i forvejen over for at skifte system, skal offentlig fakturering være et krav i valget af nyt system. Taler fakturasystem og økonomi ikke sammen, er det et spørgsmål om integrationer.
Sammenhængen med Nemhandel
Fra 1. marts 2027 sker der en tilmelding til e-faktura i Nemhandel for kunder i registrerede systemer, og den kan fravælges inden for fire uger. Det er en anden sag end kravet her, som handler om regninger til myndigheder. Tag de to spørgsmål i samme ombæring, så I ikke afklarer det samme to gange. Se tilmelding til e-faktura. Overvejer I fravalg, så få afklaret, hvad det betyder for jeres fakturering til det offentlige.
Sådan tester I
En prøve er det bedste værn. Vælg en lille faktura til en offentlig kunde, og aftal med kunden, at de bekræfter, at den er kommet frem og kan læses. Følg den hele vejen, og tjek, hvor en eventuel fejlbesked ender. Skriv forløbet ned i tre linjer, så en vikar kan gøre det samme. Gør det igen, når I skifter leverandør eller system, og når formaterne ændrer sig.
Det gør I nu
Bed salg eller bogholderen lave en liste over offentlige kunder, nuværende og kommende. Spørg leverandøren, om I kan sende fra jeres eget system, og i hvilke formater. Kan I ikke, så tag stilling til skabelonen eller en ændring af systemet. Send en prøvefaktura, og giv en navngiven person ansvaret for at se efter afvisninger.
Det skal I lade være med
- At sende en PDF og håbe · myndigheden skal kunne indlæse fakturaen direkte.
- At lade fejlbeskeder gå til en fælles postkasse uden ejer · så opdager I det først på likviditeten.
- At blive ved med skabelonen, hvis antallet vokser · håndarbejdet vokser med.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et klart svar på, om jeres system kan sende til det offentlige.
- ☐ Et tjek af hele vejen fra sag eller ordre til faktura.
- ☐ En prøve med en rigtig kunde og et kort referat.
- ☐ En navngiven modtager af afvisninger.
- ☐ En note om formater og leverandørens plan.
Kilder
- Bekendtgørelse nr. 206/2011: § 5.
- Lov om offentlige betalinger: § 7.
- Bekendtgørelse nr. 205/2024: § 5.
- Nemhandel: Guide til e-fakturering: e-faktura mellem private.
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning til udbydere af digitale standard bogføringssystemer: forventet ændring af OIOUBL.
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning om nye krav til registrerede bogføringssystemer: BEK nr. 811 af 22. september 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Valg af nyt forretningssystem · Bogføringsproceduren
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
