Systemejeren er den medarbejder, der svarer for et bestemt system: hvad det skal bruges til, hvem der må hvad, og hvad der skal ændres. Rollen er lille og overkommelig, og den løser et af de mest almindelige problemer i mindre virksomheder, nemlig at alle bruger systemet, og ingen har ansvaret for det. Leverandøren holder det kørende, men kan ikke afgøre, hvordan I vil arbejde. En systemejer har ikke brug for teknisk viden. Vedkommende skal kende arbejdet, have ledelsens opbakning og tage sig af en håndfuld faste opgaver hvert år.
Hvem der skal have rollen
Vælg den person, der har størst interesse i, at systemet virker. For økonomisystemet er det typisk økonomichefen, for lager og produktion driftschefen, og for kundesystemet salgschefen. Det er ofte en anden end den mest IT-kyndige medarbejder. Den kyndige kan være en god hjælp til opgaverne, mens beslutningerne hører til hos den, der ejer resultatet af arbejdet.
Rollen er forskellig fra administratorens. Administratoren har adgangen til at rette i systemet, og det kan godt være leverandøren eller en betroet kollega. Systemejeren bestemmer, hvad der skal rettes. Hvem der har de høje adgange, gennemgås i hvem har administratoradgang hos jer?.
I en virksomhed med tyve ansatte vil samme person ofte eje flere systemer, og det er fint. Der er et loft for, hvor mange ét menneske kan passe, men det vigtigste er, at der står et navn ud for hvert system på listen. Små systemer kan have en ejer med en meget lille opgave.
De faste opgaver
Rollen kan beskrives på en halv side. Seks opgaver dækker det meste:
- Godkende ændringer. Nye felter, rapporter, tillæg og forbindelser til andre systemer går gennem ejeren.
- Beslutte, hvem der må hvad. Ejeren godkender nye brugere og gennemgår rettighederne en gang om året.
- Tage imod opdateringer. Ejeren læser leverandørens meddelelser og vurderer, hvad de betyder for arbejdsgangene.
- Holde orden på data. Ejeren ved, hvem der retter hvad, og tager fat, når kvaliteten falder.
- Følge op på leverandøren. Ejeren samler de fejl og ønsker, der skal tages op på det næste møde.
- Melde til ledelsen. Ejeren fortæller en gang om året, om systemet stadig passer til virksomheden.
Det er opgaver, der sjældent fylder meget i en almindelig måned. De får til gengæld stor betydning, når et systemskift eller en opdatering nærmer sig. Lav et lille årshjul, og læg opgaverne ind i årshjulet for IT, så rettighedsgennemgangen ikke bliver glemt.
En stedfortræder og noget skrevet ned
Hvis systemejeren har ferie eller stopper, skal rollen fortsætte. Udpeg en stedfortræder, der kender systemet nok til at træffe de daglige beslutninger, der ikke kan vente. Læg en kort beskrivelse af rollen, adgangene og leverandørens kontaktpersoner et sted, hvor virksomheden selv har adgang til den.
Ved fratrædelse eller stillingsskift hører overdragelsen af ejerskabet med på tjeklisten, på samme måde som nøgler og konti. Nogle opgaver knytter sig nemlig til bestemte personer. Senest 1. marts 2027 skal kunderne i registrerede bogføringssystemer valideres med MitID, og ejeren skal derfor kende den person, hvis MitID kan bruges til det, se MitID-validering i bogføringssystemet.
Økonomisystemet har særlige krav
For bogføringssystemet er ejerrollen ekstra vigtig. Ifølge Erhvervsstyrelsen skal der foreligge en procedurebeskrivelse, og den skal være ajourført. Ændrer I arbejdsgange, tillæg eller forbindelser, kan beskrivelsen derfor skulle ændres med. Det er naturligt, at ejeren af systemet er den, der holder øje med det, sammen med revisor. Læs mere om bogføringsproceduren.
Sådan kommer I i gang
Start med en enkel oversigt på én side. Skriv alle jeres vigtige systemer op, og sæt navne på. Tag licensoverblikket med, hvis I allerede har det, for det viser, hvilke systemer der findes. Hold et møde på en time med de kommende ejere, og gennemgå de seks opgaver. Justér dem, så de passer til jeres størrelse.
Et tænkt eksempel: En virksomhed med tolv ansatte skriver seks systemer på listen. Økonomimedarbejderen får økonomisystemet og lønnen, værkføreren får sagsstyringen, direktøren får mail og filer, og administrationen får hjemmesiden og telefonien. Der er ingen nye stillinger, ingen nye møder og en halv side tekst. Det, der ændrer sig, er, at leverandøren nu ved, hvem der skal svare.
Giv leverandørerne listen, og bed dem om at sende meddelelser og ønsker til de navngivne personer. Fortæl medarbejderne, at ønsker til systemet går gennem ejeren. Sæt rollen på den årlige dagsorden, og se på, om ejerne har den tid, de skal bruge.
Hvad I gør nu
Lav oversigten denne uge, og fordel navnene. Er der systemer, ingen vil have, er det et vigtigt svar i sig selv. Enten bør systemet have en mere oplagt ejer, eller også skal det overvejes, om I stadig har brug for det. En ekstern IT-chef kan hjælpe med oversigten, med at klæde ejerne på og med at samle op på tværs af systemerne, mens ansvaret for hvert system bliver i forretningen.
Det skal I lade være med
- At give alle systemer til den mest IT-kyndige · så har I bare skabt en ny nøgleperson.
- At lade leverandøren være systemejer · leverandøren kan ikke afgøre, hvordan I vil arbejde.
- At gøre rollen større end nødvendigt · få faste opgaver holder længere end en lang beskrivelse.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En oversigt over systemer med ejer og stedfortræder.
- ☐ En kort rollebeskrivelse, tilpasset jeres størrelse.
- ☐ Faste opgaver lagt ind i årshjulet.
- ☐ Opfølgning med ejerne og samling af de emner, der går på tværs af systemerne.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning om bogføringsloven: krav om ajourført procedurebeskrivelse.
- Erhvervsstyrelsen: Nye krav til registrerede bogføringssystemer: MitID-validering efter bekendtgørelse nr. 811 af 22. september 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Integrationer mellem systemerne · Hvem må ringe til IT-leverandøren og bestille?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
