En procedurebeskrivelse er krævet, og den skal være ajourført. Sådan står det i Erhvervsstyrelsens vejledning til bogføringsloven. Beskrivelsen fortæller, hvordan bogføringen faktisk foregår hos jer. Mange steder findes den som et dokument, revisor engang fik, og som ingen har åbnet siden. Det er IT-delen, der først bliver forældet, for systemer, apps og adgange skifter oftere end regnskabspraksis. Revisor er den rette til at sige, hvad der skal med for at opfylde kravet. Her ser vi på det, en ekstern IT-chef kan bidrage med: den del, der handler om systemerne, og hvem der holder den i live.
Det, kravet siger, og det, det overlader til jer
Styrelsen kræver beskrivelsen og kræver den ajourført. Listen nedenfor er vores forslag til IT-delen og ingen officiel opskrift, så læg den for revisor, før I regner den for færdig.
To steder i bogføringsloven kan give en rettesnor for, hvad IT-delen bør kunne svare på. Bruger I et ikke-registreret system, kræver § 15, stk. 1, nr. 2, anerkendte IT-sikkerhedsstandarder, herunder bruger- og adgangsstyring. Og efter § 13 skal materialet være sikret mod ødelæggelse, fejl og misbrug.
Det bør IT-delen indeholde
Hold det kort. To sider, der passer, er mere værd end tyve, der ikke gør. Vi foreslår disse afsnit:
- Systemerne. Hvilket bogføringssystem bruger I, er det registreret, og hvilke programmer er koblet på?
- Vejen for et bilag. Hvor kommer bilag ind, hvem ser dem, og hvor ender de?
- Adgange. Hvem kan hvad, hvem er administrator, og hvem giver og fjerner adgange?
- Kopi og opbevaring. Hvor ligger materialet, hvem tager sikkerhedskopien, og hvordan hentes noget frem?
- Bank og betaling. Hvordan henter I posteringer, og hvem godkender en ændring af bankoplysninger?
- E-faktura. Hvad har I valgt, og hvor lander fakturaerne?
- Leverandører. Hvem driver systemet, hvem er kontaktperson, og hvor står aftalen?
- Hvis noget går galt. Hvem kontakter I, når systemet er nede, se når IT går ned.
Bogfører andre for jer, skal det også fremgå. Efter § 17 er den, der bogfører for andre, ligeledes bundet af § 16, stk. 1 og 2.
Hvem der ejer dokumentet
Dokumentet har brug for én ejer, og det bør være den, der har ansvaret for økonomien. Økonomichefen ejer helheden, og den eksterne IT-chef leverer IT-delen og holder den opdateret sammen med systemejeren. Har I ingen økonomichef, er det direktøren eller bogholderen, og så er det endnu vigtigere, at en anden følger med i IT-delen.
Selskabsloven kan her give en ramme. Direktionen skal efter § 118 sikre, at reglerne for bogføring følges, og efter § 115, nr. 2, påser bestyrelsen, at de nødvendige procedurer for risikostyring og intern kontrol findes. IT nævnes ikke i de to paragraffer. At en opdateret beskrivelse af systemerne hører med, er vores tolkning, som I kan drøfte med revisor eller advokat.
Fem hændelser, der skal åbne dokumentet
Ajourføring kommer sjældent af sig selv. Knyt derfor beskrivelsen til bestemte hændelser:
- Nyt system eller ny kobling. Også en lille app til udlæg, se tredjepartsapps.
- Ny bogholder eller ny leverandør. Navne, adgange og arbejdsgange ændrer sig.
- En medarbejder stopper. Læg et punkt ind i jeres fratrædelsesproces.
- Nye regler. Fx MitID-validering, e-faktura i Nemhandel og bilag, der ikke kan slettes.
- Revisorens årlige besøg. Brug det som en fast dato, hvor nogen går beskrivelsen igennem.
En enkel versionslinje øverst i dokumentet med dato og initialer løser meget. Så kan alle se, hvornår den sidst blev set efter.
Sådan kommer I i gang
Skriv beskrivelsen sammen med dem, der gør arbejdet. Sæt jer med bogholderen, og følg en faktura, fra den kommer ind, til den er betalt og arkiveret. Tag noter undervejs. Det afslører det, ingen ellers ville have tænkt på. Et tænkt eksempel: i en virksomhed med 40 ansatte viser det sig, at alle bilag ligger i én medarbejders personlige bakke i systemet, før de bogføres. Det virkede fint, indtil vedkommende var syg i tre uger.
Læg dokumentet et sted, hvor både økonomien og IT kan finde det, og hvor der er styr på, hvem der kan ændre det. Beskrivelsen er også et godt udgangspunkt, når revisoren spørger til IT, og når nøglepersoner skal dokumentere deres viden.
Skal en anden samle IT-delen og holde den ajour i et løbende samarbejde, er det noget, en IT-chef på deltid kan påtage sig. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det gør I nu
Find den seneste version, og se, hvornår den sidst er ændret. Spørg revisor, hvad de forventer at finde i den. Følg derefter en faktura sammen med bogholderen, og ret dokumentet undervejs. Vælg en ejer, og skriv de fem hændelser ind.
Det skal I lade være med
- At købe en skabelon og sætte jeres navn på · beskrivelsen skal passe til det, der faktisk sker.
- At lade IT-leverandøren skrive det hele · de kender ikke jeres arbejdsgang.
- At nøjes med en årlig opdatering · hændelserne kommer ikke efter kalenderen.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En IT-del på få sider, der passer til jeres opsætning.
- ☐ En gennemgang af en faktura fra start til slut.
- ☐ En liste over hændelser, der udløser opdatering.
- ☐ Dato og initialer på hver version.
- ☐ Afstemning med revisor, før beskrivelsen regnes for færdig.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning om bogføringsloven: procedurebeskrivelsen.
- Lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring: § 13, § 15, stk. 1, nr. 2, og § 17.
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 115 og § 118.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Systemejer · Er jeres bogføringssystem registreret?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
