Efter MitID-validering, som begynder 1. marts 2027, får kunder i registrerede bogføringssystemer besked om tilmelding til e-faktura i Nemhandel, og de bliver tilmeldt, medmindre de fravælger det inden for fire uger. Det følger af bekendtgørelse nr. 811 af 22. september 2026. Gør I ingenting, er beslutningen dermed truffet for jer. Mellem private virksomheder er e-faktura stadig valgfrit, så I har et reelt valg. Her gennemgår vi, hvem der skal træffe det, og hvad der skal være undersøgt, før fristen løber. Den regnskabsmæssige side kan I vende med revisor.
Først ordene
En e-faktura er en faktura sendt som data, så modtagerens system kan læse den direkte. En PDF på mail er noget andet, for den skal stadig tastes eller tolkes. Nemhandel er den danske infrastruktur, som e-fakturaer kan sendes igennem. Tilmelding betyder, at jeres virksomhed kan findes dér som modtager.
Spørgsmålet er altså, om I vil være klar til at modtage ad den vej, eller om I fortsætter som i dag.
Hvad reglerne siger
Vejledningen fra Erhvervsstyrelsen handler om registrerede systemer. For dem gælder tilmeldingen fra 1. marts 2027 med mulighed for at fravælge inden for 4 uger. Hvilken dag de fire uger begynder at løbe for jer, skal leverandøren oplyse. Skriv svaret i kalenderen.
Erhvervsstyrelsen sender først i 2027 et informationsbrev med Digital Post, der forklarer, hvad der skal ske, hvorfor, og hvad det betyder for virksomheden. Leverandørens egen besked må nøjes med at sige, at I bliver tilmeldt, medmindre I fravælger det, og at henvise til brevet. Brevet kan altså blive den eneste fulde forklaring, I får. Styrelsen vil også lægge det på sin hjemmeside, men det er stadig værd at tjekke, hvem der kan åbne virksomhedens Digital Post, og hvem der får brevet videre til den, der skal træffe beslutningen.
Bruger I et ikke-registreret system, ser billedet anderledes ud. E-faktura indgår i § 5 i bekendtgørelse nr. 205/2024, og I hæfter selv. Hvad tilmeldingen betyder hos jer, må leverandøren og revisor svare på.
Ifølge Nemhandels guide er e-faktura mellem private valgfrit, og ministeren har hjemmel til at indføre en pligt senere. Et fravalg gælder med andre ord for nu, og det bør tages op igen.
Hvad et ja ændrer
Et ja mærkes sjældent den første dag. Det ændrer dog nogle arbejdsgange, der skal have en ejer:
- Modtagelsen. Fakturaerne kommer ind i systemet ad en ny vej. Nogen skal vide, hvor de lander.
- Godkendelsen. Hvem ser en faktura, før den betales, når den ikke længere ligger i en indbakke?
- Fejlene. En faktura, der ikke kan læses, skal fanges et sted. Afklar, hvem der får besked.
- Afsendelsen. Kunder kan begynde at forvente e-faktura fra jer. Tjek, at det system, der laver jeres fakturaer, kan være med.
- Koblingerne. Er der en app til leverandørfakturaer eller en integration med et andet system, skal den spille sammen med den nye vej.
Hvad et nej ændrer
Et fravalg holder arbejdsgangen som i dag. Det kan være en fin beslutning, hvis I står midt i et systemskifte, eller hvis I har få fakturaer. Beslutningen skal være truffet af en, der må træffe den, og den skal stå skrevet et sted. Har I offentlige kunder, så læs også e-faktura til offentlige kunder, for der er vilkårene andre.
Hvem der beslutter
Det er en beslutning om arbejdsgange i økonomien. Økonomichefen eller den økonomiansvarlige indstiller, og direktionen godkender, hvis der er noget at tage stilling til. Den eksterne IT-chef undersøger det tekniske og taler med leverandøren, hvis ikke systemejeren gør det.
Et tænkt eksempel: en mindre producent med 25 ansatte beslutter at sige ja, fordi den vil af med tastearbejde. Bogholderen tester med to af de største leverandører, og økonomichefen skriver godkendelsesreglen ind i bogføringsproceduren. Det tog få møder, og ingen blev overrasket den dag, de første fakturaer kom ind.
OIOUBL og det, der forventes
Efter § 5 i bekendtgørelse nr. 205/2024 skal systemer kunne OIOUBL og Peppol BIS, som er to formater for e-faktura. OIOUBL forventes udfaset til fordel for Nemhandel BIS 4 i 2028 til 2029. Det er en forventning, og tidspunktet ligger ikke fast. Spørg jeres leverandør, hvad de planlægger, særligt hvis I har et ældre system eller en tilpasning, der arbejder direkte med formatet.
Det gør I nu
Spørg leverandøren, hvornår jeres fire uger starter, og hvor man fravælger. Sæt datoen i kalenderen hos ejeren af systemet, og aftal, hvem der holder øje med brevet fra Erhvervsstyrelsen. Gennemgå de fem punkter ovenfor med bogholderen, og giv direktionen en indstilling på én side. Træf beslutningen, skriv den i proceduren, og aftal, hvornår I ser på den igen.
Det skal I lade være med
- At lade fristen afgøre sagen · læg beslutningen hos en person.
- At tro, at et nej gælder for altid · aftal, hvornår spørgsmålet kommer op igen.
- At sige ja uden en ejer af godkendelsen · ellers kan betalingerne komme til at gå uden om det, I plejer.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Skriftligt svar fra leverandøren om frist og fremgangsmåde.
- ☐ En indstilling på én side med konsekvenser for arbejdsgangene.
- ☐ En test med et par af jeres egne samhandelspartnere ved et ja.
- ☐ Et tjek af koblinger, der arbejder med fakturaer.
- ☐ En note om formaterne, så I ved, hvad leverandøren planlægger.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning om nye krav til registrerede bogføringssystemer: BEK nr. 811 af 22. september 2026, tilmeldingen og informationsbrevet.
- Nemhandel: Guide til e-fakturering: e-faktura mellem private.
- Bekendtgørelse nr. 205/2024: § 5.
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning til udbydere af digitale standard bogføringssystemer: forventet ændring af OIOUBL.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: MitID-validering i bogføringssystemet · Integrationer mellem systemerne
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
