Fra 1. januar 2028 bliver tre ting anderledes i de registrerede bogføringssystemer: bilag må ikke slettes, ændringer af bankoplysninger kræver MitID, og CVR-stamdata bliver låst. Kravene står i BEK nr. 811 af 22. september 2026. Stamdata er de faste oplysninger om virksomheden, fx navn og adresse. Ændringerne ser små ud på papiret og griber alligevel ind i det, bogholderen gør hver uge. Hvordan et forkert bilag rettes regnskabsmæssigt, må revisor svare på. Det, ledelsen skal have styr på, er, hvem der må gøre hvad, og hvilke arbejdsgange der skal laves om, inden datoen kommer.
Et forkert bilag bliver stående
I dag kan det være almindelig praksis at fjerne et bilag, der er kommet ind ved en fejl. Det kan være en dobbelt indlæst faktura, en privat kvittering eller noget, der hører til et andet selskab. Med forbuddet skal den vane ændres.
Spørg to steder, hvad I så gør. Systemleverandøren skal fortælle, hvad systemet tillader. Revisor skal fortælle, hvordan det gøres korrekt. Svaret skrives ind i bogføringsproceduren, så det ikke afhænger af, hvem der sidder ved tasterne.
Det får også betydning for, hvad der kommer ind i systemet i første omgang:
- Automatiske kilder. Kvitteringsapps, en mailadresse til bilag og koblinger til leverandører sender bilag ind, uden at nogen ser på dem. Vurdér, om der er brug for et kontrolled før bogføringen.
- Fælles indbakker. Bilag, der sendes til systemet af mange medarbejdere, skal have en klar regel for, hvad der må sendes.
- Personoplysninger. Et bilag kan indeholde mere, end det skulle. Sletning er en ledelsesbeslutning, fordi flere frister mødes i de samme systemer, se backup og sletning. Står I med en konkret sag, så tag den op med en advokat.
Bankoplysninger kræver MitID
Fra 1. januar 2028 skal en ændring af bankoplysninger i systemet ske med MitID. Spørgsmålet er det samme som ved MitID-valideringen: hvem har den, der må gøre det? Er det bogholderen, der i dag retter et kontonummer, kan det fremover kræve en anden person. Så skal I vide, hvem det er, og hvad der sker, når vedkommende har ferie.
Få leverandøren til at oplyse, præcis hvilke bankoplysninger kravet omfatter, og hvem der kan godkende. Hold imens jeres egne bankoplysninger og leverandørernes adskilt, når I spørger.
Benyt lejligheden til at se på selve arbejdsgangen. En ændring af et kontonummer har godt af to par øjne, uanset hvad systemet kræver. Selve svindelforebyggelsen hører til sikkerhedsledelsen. Her er det rollerne, der skal på plads.
Låste CVR-stamdata
Når stamdata bliver låst, kan oplysningerne om virksomheden ikke længere rettes frit i systemet. Udfordringen er praktisk: et navneskift, en ny adresse eller et nyt selskab i koncernen skal igennem det rigtige sted. Spørg leverandøren, hvordan en ændring i CVR slår igennem i systemet, og hvor længe det tager.
Det er især noget at se på, hvis I:
- har flere selskaber, der bruger det samme system
- står foran et navneskift eller en flytning
- har tilpasninger eller fakturaskabeloner, hvor oplysningerne er skrevet ind i hånden
Et tænkt eksempel: et ejerledet firma med 18 ansatte skifter navn ved et generationsskifte. Fakturalayoutet bruger det gamle navn, fordi det er tastet ind for mange år siden, og ingen ved længere hvor. Det er et lille problem, som er nemt at finde, når nogen leder i god tid.
Hvem der ejer ændringerne
Datoen ligger længere fremme end de øvrige krav, så risikoen er snarere, at ingen tager det op. Sæt det på årshjulet med en ejer.
- Økonomichefen beslutter nye arbejdsgange for rettelser og bankoplysninger.
- Systemejeren afklarer, hvad systemet kan, og giver adgange.
- Revisor svarer på, hvordan rettelser skal håndteres regnskabsmæssigt.
- Den eksterne IT-chef samler spørgsmålene, gennemgår koblingerne og følger op på, at leverandøren svarer.
Bruger I et ikke-registreret system, handler vejledningen ikke direkte om jer. Det er stadig en god anledning til at spørge revisor, hvad der bør gælde hos jer, og at tage stilling til systemet som sådan.
Det gør I nu
Bed bogholderen beskrive, hvor tit der slettes bilag i dag, og hvorfor. Skriv de faste årsager ned, og læg dem for revisor med spørgsmålet om, hvordan det skal gøres fremover. Find ud af, hvem der retter bankoplysninger, og hvem der skal gøre det fra 2028. Sæt en dato i andet halvår af 2027, hvor de nye arbejdsgange afprøves.
Det skal I lade være med
- At vente til december 2027 · arbejdsgange skal øves, før de skal holde.
- At lade de automatiske kilder køre uden kontrol · en fejl kan ikke længere fjernes.
- At lade én person eje både bankoplysninger og betaling · to par øjne er en sund vane.
- At finde på egne rettemetoder · spørg revisor.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over kilder, der sender bilag ind i systemet.
- ☐ Svar fra leverandøren om rettelser, bankoplysninger og stamdata.
- ☐ Forslag til nye roller, hvor to personer kan være nødvendige.
- ☐ Opdatering af proceduren, når svarene er på plads.
- ☐ En plan med afprøvning før 1. januar 2028.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen: Vejledning om nye krav til registrerede bogføringssystemer: BEK nr. 811 af 22. september 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: MitID-validering i bogføringssystemet · Årshjul for IT
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
