Når en medarbejder skriver “Sø” i modtagerfeltet, foreslår mailprogrammet Søren. Det er autofuldførelse, på engelsk auto-complete, og den er ofte slået til fra starten. Funktionen sparer tid, og den sender også fortrolige bilag til den forkerte Søren. Datatilsynet skærpede sin praksis i 2023 og har meldt ud, at funktionen er genstand for målrettede tilsyn i 2026. Bruger I den, og håndterer I personoplysninger på mail, skal I kunne dokumentere en risikovurdering. Det gør indstillingen til en beslutning for ledelsen, som ikke kan overlades til standardopsætningen. Tvivl om den konkrete vurdering kan I tage med en advokat.
Hvad Datatilsynet forlanger
Reglen har to trin, og det er værd at finde ud af, hvor I står.
Alle, der bruger funktionen til mail med personoplysninger. Virksomheden er dataansvarlig, altså den, der bestemmer, hvad oplysningerne bruges til. Den skal kunne dokumentere, at risikoen er vurderet, og at behovet for foranstaltninger er overvejet. Det kan indgå i vurderingen af mailprogrammet som helhed.
Dem, der systematisk sender fortrolige eller følsomme oplysninger på mail. Her er retningslinjer og oplysning til medarbejderne ikke nok. Datatilsynet kræver mindst én teknisk foranstaltning. Gælder det kun en del af virksomheden, kan de tekniske foranstaltninger begrænses til dem, der håndterer oplysningerne.
Tilsynets egne eksempler er nyttige. En virksomhed, der laver eftersyn af legepladser og aldrig har fortrolige oplysninger i sine mails, er ikke på det høje trin. Har den samme virksomhed en personaleafdeling, der ofte håndterer følsomme forhold, kan den del være det. En fast procedure om aldrig at sende følsomt ud af huset løser heller ikke alt, hvis der sendes følsomme oplysninger internt, og kundernes adresser ligger i programmet.
Tilsynene i 2026 er målrettet dem, der behandler følsomme og fortrolige oplysninger i stort omfang. Det gælder også private virksomheder. Klinikker, rådgivere, revisorer og personalefunktioner bør derfor tænke sig ekstra om, se fx IT i klinikken og IT i rådgivningsvirksomheder.
Hvem sender hvad?
Risikovurderingen behøver ikke være lang. Vores forslag er en side med tre spørgsmål for hver afdeling.
- Hvad står der i mailene? Lønsedler, sygesager, kundesager, helbred, CPR-numre, eller mest tilbud og aftaler?
- Hvem skrives der til? Mange med næsten ens navne, eksterne med samme fornavn som kolleger, privatpersoner?
- Hvad sker der, hvis det går galt? Er det pinligt, eller kan det skade en person?
Bogholderiet og personaleansvarlige lander ofte et andet sted end salgsafdelingen. Det er fint, for tilsynet åbner for forskel mellem afdelingerne. Skriv dato og navn på, og lad en fra ledelsen godkende. Papiret skal kunne findes, hvis nogen spørger.
De foranstaltninger, I kan vælge imellem
Datatilsynet har en liste, der ikke er udtømmende. Her er de vigtigste med vores ord:
- Regler for mail og opmærksomhed hos medarbejderne, løbende gentaget.
- Eksterne adresser kopieres fra fx CRM, hvor de er bekræftet, i stedet for at blive tastet.
- En kollega ser mailen igennem, før store mængder personoplysninger sendes.
- Gamle gemte adresser slettes jævnligt.
- En kort forsinkelse, så mailen kan nås at trækkes tilbage efter tryk på send.
- En advarsel, når mailen er på vej ud af huset eller til en anden modtager end den, sagen handler om.
- Værktøjer, der genkender bestemte typer oplysninger og advarer eller stopper mailen.
- At slå funktionen fra.
Hvad der kan lade sig gøre i jeres mailprogram og hvor let, skal IT-leverandøren svare på. Bed om svaret for hver mulighed på skrift, og om det kan styres samlet for alle eller for en enkelt afdeling. Bruger I Microsoft 365, hører beslutningen sammen med resten af opsætningen, se Microsoft 365 set fra ledelsen.
Beslutningen må gerne være forskellig fra afdeling til afdeling. At slå funktionen fra for alle kan give nye fejl, når folk taster adresser selv. Datatilsynet nævner selv, at funktionen også kan støtte, at mailen rammer rigtigt. Derfor skal valget begrundes i vurderingen.
Når mailen er sendt forkert
Sender nogen personoplysninger til en forkert modtager, er det et brud på persondatasikkerheden. Virksomheden skal anmelde det til Datatilsynet uden unødig forsinkelse, så vidt muligt inden 72 timer. Det kan kun undlades, hvis en risiko for de berørte er usandsynlig. Det gør det nødvendigt, at medarbejderne ved, hvem de skal sige det til, og at de tør.
Skriv i reglerne, hvem der får besked, og hvem der afgør, om der skal anmeldes. Det er virksomheden, der er dataansvarlig, så ansvaret ligger ikke hos den, der trykkede send. Et brud bør normalt også føre til, at I ser på risikovurderingen igen og overvejer, om foranstaltningerne er de rigtige.
Et tænkt eksempel: en revisionsvirksomhed med 22 ansatte har mange kunder med samme efternavn. Ledelsen beslutter, at autofuldførelse bliver, men at gamle adresser slettes hvert halvår, og at alle mails ud af huset forsinkes kort. Personaleansvarlig får desuden en advarsel, når der er vedhæftet filer til eksterne. Bogholderen skriver vurderingen på en side, og partneren godkender den.
Det gør I nu
Bed IT-leverandøren oplyse, om funktionen er slået til, og hvilke muligheder I har. Lav vurderingen pr. afdeling, beslut foranstaltningerne, og skriv reglen for fejlsendte mails ind i personalehåndbogen. Tag det op igen hvert år, eller når der er sket en fejl. Giv opgaven plads i årshjulet for IT.
Det skal I lade være med
- At lade standardindstillingen være beslutningen · tag stilling, og skriv det ned.
- At nøjes med en mail om at passe på · sender I følsomt i et vist omfang, kræver tilsynet også teknik.
- At skælde ud over en fejlsendt mail · så hører I ikke om den næste.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Svar fra leverandøren på, hvad der kan slås til og fra, og for hvem.
- ☐ En kort risikovurdering pr. afdeling.
- ☐ Et forslag til foranstaltninger med begrundelse.
- ☐ En enkel procedure for fejlsendte mails.
- ☐ En dato for, hvornår vurderingen tages op igen.
Kilder
- Datatilsynet: Særlige fokusområder for tilsyn i 2026: tilsyn med auto-complete.
- Datatilsynet: Auto-complete af e-mailadresser: krav, eksempler og liste over foranstaltninger.
- Datatilsynet: Anmeld sikkerhedsbrud: fristen for anmeldelse.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Den fratrådtes mailkonto · Privat mail på arbejdskontoen
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
