Den nye medarbejder møder ind mandag, og pc’en er ikke kommet. Den kollega, der stoppede for tre måneder siden, kan stadig logge på CRM-systemet, og licensen bliver stadig betalt. Begge dele opstår af samme grund, for ingen ejer processen fra start til slut. På IT-sprog hedder det onboarding, når nogen starter, og offboarding, når nogen stopper. I mindre virksomheder kan det klares med to tjeklister, en fast bestilling og en person, der holder styr på, at listen bliver gjort færdig.
Hvem der ejer processen
Tjeklisten skal have én ejer hos jer, typisk HR, kontorchefen eller bogholderen, altså den, der alligevel kender til ansættelser og fratrædelser. Ejeren behøver ikke selv at trykke på knapperne. Opgaven er at give leverandøren besked i tide, følge op og sætte flueben.
Det kræver en fast aftale med IT-leverandøren: Hvor langt i forvejen skal bestillingen ligge, hvem må bestille, og hvad bekræfter leverandøren tilbage, når det er gjort? Læs også om bestillere og godkendelser.
Før første dag
Bestillingen sendes, så snart kontrakten er underskrevet. Den skal rumme disse oplysninger:
- ☐ Navn, startdato, stilling og nærmeste leder.
- ☐ Rolle eller kollega, adgangene skal svare til.
- ☐ Pc, telefon, skærm og andet udstyr.
- ☐ Mailadresse, licens og adgang til de systemer, jobbet kræver.
- ☐ Adgang til fællesmapper, fælles postkasser og Teams-kanaler.
- ☐ Nøglebrik eller adgang til bygningen.
Tag udgangspunkt i rollen og undgå at kopiere en kollega. En sælger, der har været i virksomheden i ti år, har samlet adgange op undervejs, og dem skal den nye ikke arve. Skriv hellere en kort beskrivelse af, hvad hver rolle får. Det gør bestillingen hurtigere, og I undgår at købe licenser, der ikke bruges.
Første dag og første måned
Første dag får medarbejderen sit udstyr og logger på sammen med en kollega eller leverandøren. Samtidig får vedkommende de få regler, der gælder for IT hos jer: hvor filer ligger, hvordan man får hjælp, og hvad der gælder for brug af AI-værktøjer.
Skriv også på listen, at medarbejderen skal informeres klart og på forhånd, hvis I logger brugen af mail og internet. Det står i Datatilsynets vejledning, og det er nemmest at klare ved start, se Logning af mail og internet. Efter en måned spørger ejeren, om noget mangler, og justerer rollen.
Når nogen skifter job internt
Den tredje situation bliver næsten altid glemt. Når en medarbejder skifter afdeling, får vedkommende nye adgange, mens de gamle bliver liggende. Datatilsynet behandler netop tilpasning af adgange ved ændringer i ansættelsen i sit katalog over sikkerhedsforanstaltninger. Giv derfor HR besked om at køre en kort version af listen ved hvert jobskifte.
Fratrædelsen
Fratrædelsen er den vigtigste af listerne. Beslut først, hvornår adgangene skal lukkes. Ved en almindelig opsigelse kan det ske på sidste arbejdsdag, og ved en fritstilling eller en bortvisning skal det ske, samtidig med at medarbejderen får beskeden. Giv leverandøren besked på forhånd i de tilfælde.
- ☐ Lås kontoen og alle systemer, også dem uden fælles login.
- ☐ Fjern vedkommende som administrator og fra leverandørers kontaktlister.
- ☐ Skift delte koder, som medarbejderen har kendt.
- ☐ Fjern adgang til VPN (den sikre forbindelse hjemmefra) og andre fjernadgange.
- ☐ Indlever pc, telefon, nøglebrik og andet udstyr.
- ☐ Slet firmadata fra privat udstyr efter aftale.
- ☐ Afklar telefonnummeret, se Mobiler og telefonnumre.
- ☐ Overfør filer og opgaver til en navngiven kollega.
- ☐ Opsig licensen, så den ikke kører videre.
- ☐ Fjern navnet fra hjemmesiden og fra mailadresser, kunder bruger.
Mailkontoen efter fratrædelsen
Datatilsynets vejledning om ansættelsesforhold giver klare retningslinjer. Kontoen må kun holdes aktiv i så kort tid som muligt, og som regel højst 12 måneder. Der skal være et autosvar, kontoen skal kun kunne modtage, og adressen skal væk fra hjemmesiden. Kun en lille, betroet kreds må komme ind, og private mails må videresendes til den tidligere medarbejder. Reglerne bør stå i personalepolitikken. Detaljerne står i Den fratrådtes mailkonto.
Det gør I nu
Tag de sidste tre fratrædelser, og tjek, om kontiene er lukket og licenserne opsagt. Resultatet viser, hvor listen er nødvendig. Udpeg en ejer, tilpas listerne ovenfor til jeres systemer, og aftal varslerne med leverandøren. Lad derefter den næste ansættelse og den næste fratrædelse være prøven, og ret listen bagefter. Licenserne kan afstemmes samme sted, se Licensoverblik.
Det skal I lade være med
- At kopiere adgange fra en kollega · gamle rettigheder følger med, og ingen opdager det.
- At lade kontoen stå åben for en sikkerheds skyld · brug autosvar og en aftalt overdragelse af opgaverne.
- At vente på fakturaen med at opdage fratrædelser · licensen er betalt, og adgangen har stået åben imens.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ To tjeklister, der passer til jeres systemer og roller.
- ☐ En fast aftale med leverandøren om varsel, bestilling og bekræftelse.
- ☐ En afstemning af medarbejderlisten mod konti og licenser.
- ☐ En ejer hos jer, som kan køre processen uden hjælp udefra.
Kilder
- Datatilsynet: vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: mailkonto ved fratræden.
- Datatilsynet: kontrol af medarbejdere: information om logning på forhånd.
- Datatilsynet: tilpasning af adgangsrettigheder ved ændring af ansættelsesforholdet.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Vikarer, konsulenter og eksterne · Årshjul for IT
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
