Alle virksomheder har en person, der ved, hvor tingene er. Det kan være IT-medarbejderen, en kollega med interesse for området eller ejeren selv, og længe er det en fordel. Bliver personen syg, tager tre ugers ferie eller stopper, viser det sig, hvor meget der aldrig blev skrevet ned. I behøver ikke en tyk håndbog for at rette op på det. I en mindre virksomhed er fire korte lister nok: systemer, leverandører, adgange og rutiner. Målet er, at en fremmed med IT-forstand kan overtage på få dage.
Hvad minimumsdokumentation er
Dokumentationen skal svare på det, den næste vil spørge om den første mandag: Hvad har I, hvem ringer man til, hvordan kommer man ind, og hvad skal gøres hvornår? Alt andet kan komme senere.
En god målestok er at bede en person, der ikke kender jeres IT, om at læse materialet. Kan vedkommende finde ud af, hvem man skal ringe til, når mailen er nede? Så er I godt på vej. Vil I have et par friske øjne, kan en kollega fra en anden afdeling læse med.
Liste 1: systemerne
Skriv en linje for hvert system, der bruges i forretningen:
- navn, formål og hvilken afdeling der bruger det,
- hvem der leverer det, og hvem hos jer der ejer det,
- hvor det kører, for eksempel på egen server, hos leverandøren eller i skyen,
- hvilke andre systemer det henter fra eller sender til,
- hvad der sker, hvis det står stille en dag.
Medtag også det uofficielle. Det regneark, som lønnen afhænger af, er et system, selv om ingen kalder det sådan, se regnearket, kun én forstår. Har I serverskab, skal det være med, og Hvad står der egentlig i jeres serverskab? kan hjælpe jer i gang. Sikker Digital har desuden en side med test og værktøjer, herunder systemoverblik, som I kan bruge til inspiration.
Liste 2: leverandørerne
For hver leverandør skal I kunne se, hvad de leverer, hvem der er kontaktperson, hvor sagerne meldes ind, hvilken aftale der gælder, og hvornår den fornyes. Skriv også, hvem hos jer der har kontakten i dag, og hvad I skal gøre, hvis der ikke svares. Leverandøroversigten viser felterne, og det er spildt arbejde at lave den to gange, så brug samme ark.
Skriv desuden det, som kun står i nøglepersonens hukommelse, for eksempel en særlig aftale, en tekniker, man altid beder om, eller en sag, der er løst på en bestemt måde. Den slags viden forsvinder først.
Liste 3: adgangene
Listen viser, hvem der har adgang til hvad, og hvor koderne ligger. Selve koderne hører ikke til i et dokument. De skal ligge i en adgangskodeboks, et program til koder, som virksomheden selv råder over og kan give flere adgang til. Mindst to personer skal kunne komme ind.
Tjek samtidig, at intet står i nøglepersonens private navn. Domæner, mailadresser og administratorkonti skal tilhøre virksomheden. Overblikket over administratorer står i Hvem har administratoradgang hos jer?.
Liste 4: rutinerne
Rutinerne er det, der falder fra hinanden først, fordi de sjældent er nogens officielle opgave. Skriv, hvad der sker dagligt, månedligt og årligt:
- Dagligt og ugentligt. Hvem tjekker, om sikkerhedskopien er kørt, og hvad gør man, når den fejler?
- Månedligt. Hvem afstemmer licenser, følger op med leverandøren og godkender fakturaer?
- Årligt. Hvilke domæner, certifikater og aftaler skal fornyes, og hvornår?
- Når noget sker. Hvem ringer til hvem, hvis alt står stille, og hvordan oprettes en ny medarbejder?
De årlige opgaver kan med fordel flyttes over i et årshjul for IT, og nødlisten hører til i Når IT går ned.
En del af dokumentationen er et lovkrav
Bogføringen kræver sin egen beskrivelse. Efter Erhvervsstyrelsens vejledning skal der være en ajourført procedurebeskrivelse, altså en beskrivelse af, hvordan I bogfører og opbevarer materialet. Står IT-delen kun i bogholderens eller IT-medarbejderens hoved, er det et hul, der skal lukkes før en overdragelse. Bogføringsproceduren gennemgår, hvad der skal stå. Om jeres beskrivelse er god nok, er et spørgsmål til revisor eller advokat.
Sådan bliver det gjort, og sådan holder det
Lad nøglepersonen fortælle, mens en anden skriver. Det går hurtigere, og dokumentationen bliver skrevet, så andre kan forstå den. Afsæt få faste møder frem for en stor opgave, der aldrig bliver sat i gang.
Læg dokumenterne i et fælles system, som virksomheden ejer, og ikke hos leverandøren eller på én persons pc. Udpeg en ejer, og sæt to datoer i kalenderen hvert år, hvor materialet bliver læst igennem. Lad også en ny medarbejder eller leverandør bruge det. Det er den hurtigste måde at finde fejlene på. Skriv datoen for sidste gennemgang øverst, så læseren ved, om materialet kan stoles på.
Det gør I nu
Tag det enkleste skridt først. Sæt en time af i næste uge, og lad nøglepersonen fortælle om de ti vigtigste systemer, mens en kollega skriver. Saml resultatet på ét ark, for eksempel som IT-kortet. Tag derefter leverandører, adgange og rutiner en ad gangen. Stopper personen snart, er rækkefølgen en anden, og så følger I planen for de første fire uger.
Det skal I lade være med
- At vente på en opsigelse · dokumentation skrevet i ro er bedre end den, der skrives på tre uger.
- At skrive koderne ind i dokumentet · de hører til i en adgangskodeboks med styret adgang.
- At lade den, der ved mest, skrive det hele alene · vedkommende springer det over, der føles indlysende.
- At gemme materialet hos leverandøren · dokumentationen skal være jeres, også den dag I skifter.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ De fire lister i et format, I selv kan rette i.
- ☐ Dokumentation, der ligger i jeres systemer og er skrevet på almindeligt dansk.
- ☐ En prøve, hvor en udenforstående løser en konkret opgave ud fra materialet.
- ☐ En fast ejer og to årlige gennemgange i kalenderen.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen: vejledning om bogføringsloven: krav om ajourført procedurebeskrivelse.
- Sikker Digital: test og værktøjer: systemoverblik.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Når al viden ligger hos én tekniker hos leverandøren · Tre ugers ferie uden telefon
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
