Spørg rundt på kontoret, og I finder formentlig nogen, der har bedt ChatGPT om at skrive en mail færdig eller har sat Copilot til at opsummere et møde. ChatGPT og Copilot er AI-værktøjer, altså programmer med kunstig intelligens, der skriver tekst ud fra det, man beder om. Datatilsynet råder til at forholde sig til værktøjerne og sætte rammer for brugen. Rammerne kan stå på én side, som direktionen godkender på et almindeligt møde. Her er skabelonen linje for linje, så I kan skrive jeres egen version på en formiddag.
Hvorfor én side er nok
Et langt dokument bliver læst én gang, hvis det overhovedet bliver læst. Medarbejderen, der sidder med en kundemail og gerne vil have hjælp til svaret, har brug for tre svar på under et minut. Må jeg bruge det her værktøj? Må jeg lægge de her oplysninger ind? Hvem spørger jeg, hvis jeg er i tvivl?
Kan siden svare på de tre spørgsmål, har den gjort sit arbejde. Detaljer om opsætning og aftaler hører hjemme hos den, der holder styr på jeres IT, og medarbejderne behøver ikke læse dem.
Skabelonen, linje for linje
- Formål. Én sætning om, hvorfor I bruger AI. Fx: “Vi bruger AI, hvor det sparer tid eller løfter kvaliteten, og vi ved, hvilke oplysninger vi lægger ind.”
- Godkendte værktøjer. Navnene på de værktøjer, I har taget stilling til. Alt, der ikke står her, kræver et ja først.
- Hvilken konto. Skriv, om arbejdet skal foregå på virksomhedens konti. Det er vores anbefaling, fordi historik og ejerskab så bliver hos jer, når en medarbejder stopper.
- Det må aldrig ind. Oplysninger om navngivne kunder og kolleger, helbred, løn, adgangskoder, fortrolige aftaler og tilbud, der endnu ikke er sendt. Tilpas listen til jeres forretning.
- Det er fint. Tre eller fire eksempler fra hverdagen, så siden også viser, hvad der er velkomment. Omskrivning af egen tekst, idéer til en overskrift, forklaring af en formel i et regneark uden kundedata.
- Mennesket har ansvaret. Alt, der forlader huset, er læst af en medarbejder, og tal er kontrolleret. AI-værktøjer kan skrive forkerte ting i en meget sikker tone.
- Hvem spørger man. Ét navn og en stedfortræder. En funktion som “administrationen” virker dårligere end en person.
- Næste gennemgang. En dato. Politikken skal også tages op, når I får et nyt værktøj.
Den sidste linje på siden er ledelsens underskrift eller en henvisning til det mødereferat, hvor politikken blev godkendt.
Sådan bliver skabelonen jeres egen
Linje 4 er den, der kræver mest eftertanke, fordi den afhænger af, hvad I laver. Et tænkt eksempel. En VVS-virksomhed med 25 ansatte skriver, at kundeadresser, tilbud og fotos fra private hjem ikke må ind. En tegnestue skriver, at bygherrers projekter holdes ude, til de er offentlige. Begge kan bruge de samme andre linjer uden ændringer.
Linje 2 afhænger af, hvad I allerede betaler for. Mange får hurtigt svaret, når nogen ser på fakturaerne og kreditkortet, og det er beskrevet i artiklen om skygge-IT. Spørg også medarbejderne, hvad de bruger i dag. Den, der kan fortælle det uden at frygte en skideballe, giver jer et ærligere billede.
Skal politikken dække medarbejdernes egne telefoner og private konti, er det en beslutning, I tager sammen med reglerne for egen mobil og pc på arbejdet.
Hvem der ejer politikken
Direktøren godkender, for det er en beslutning om, hvad virksomheden vil. Den daglige ejer kan være kontorchefen, den IT-ansvarlige eller en ekstern IT-chef, og opgaven er overskuelig. Vedkommende holder listen over værktøjer ajour, tager imod spørgsmål og melder tilbage til direktøren, når noget skal ændres.
Læg politikken der, hvor medarbejderne finder personalehåndbogen, og gennemgå den på et personalemøde. Ti minutter er nok, hvis I bruger tiden på eksempler. Nye medarbejdere får den på første dag sammen med resten af det, der hører til opstarten.
Forordningen om AI nævner også medarbejdernes færdigheder, og en enkel politik er et godt første skridt på det område. Hvad reglerne konkret siger, står i artiklen om AI-færdigheder.
Det gør I nu
Sæt en time af i denne måned med den, der skal eje politikken. Skriv de otte linjer, lad to medarbejdere læse dem, og ret det, de ikke forstår. Godkend siden på næste ledermøde, og sæt en dato i kalenderen for første gennemgang. Først derefter giver det mening at tage stilling til nye licenser eller større AI-projekter.
Det skal I lade være med
- At kopiere en lang politik fra et større firma · den bliver ikke læst, og den passer ikke til jeres hverdag.
- At forbyde alt · brugen flytter over på private telefoner, hvor I intet kan se.
- At skrive politikken uden eksempler · medarbejderne skal kunne genkende deres egne opgaver.
- At glemme datoen for gennemgang · nye værktøjer dukker op, og siden bliver hurtigt forældet.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et udkast på én side, skrevet i jeres sprog og med eksempler fra jeres branche.
- ☐ En liste over de AI-værktøjer, der faktisk er i brug hos jer i dag.
- ☐ Et forslag til, hvem der ejer politikken i det daglige.
- ☐ En fast dato for gennemgang i årshjulet.
- ☐ Et klart svar, når et spørgsmål hører til revisor eller advokat.
Kilder
- Datatilsynet: Forhold dig til AI-værktøjer: rammer for brug og forsigtighed med følsomme oplysninger.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Skygge-IT: de små abonnementer, ingen kender · Hvornår giver AI mening hos os?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
