En leverandøroversigt er ét ark, hvor hver IT-leverandør har sin egen linje med ydelse, kontaktperson, aftale, næste fornyelse og en navngiven ejer hos jer. Et almindeligt regneark er nok, og det første udkast kan laves på en formiddag. Arket sparer jer rundringningen, den dag nogen spørger, hvem der leverer hvad, og hvornår aftalen løber ud. Det svære er at holde det ajour, så den opgave skal have et navn fra starten.
Find leverandørerne i bogholderiet
De færreste ledere kan remse alle IT-leverandører op efter hukommelsen. Det kan bogholderiet. Træk et helt års betalinger, og markér alt, der har med IT at gøre. Tag firmakortene med, fordi mange små abonnementer trækkes dér. Årlige betalinger for domæne og hjemmeside dukker først op, når I ser tolv måneder tilbage.
Spørg bagefter afdelingerne, hvilke systemer de ikke kan arbejde uden, og hvem de ringer til, når noget driller. Regnskab, salg og produktion har ofte hver sit fagsystem, altså et program lavet til netop deres arbejde, og ledelsen kender ikke altid aftalen bag det. Spørg også, om nogen selv betaler for en tjeneste og får pengene refunderet.
Tag alle med i første omgang, også de små. Et glemt domæne kan lukke både mail og hjemmeside, den dag fornyelsen ikke bliver betalt.
Felterne på arket
Seks kolonner dækker det, ledelsen har brug for:
- Leverandør og ydelse: firmanavn og en linje om, hvad de leverer, skrevet så alle i ledelsen forstår den.
- Kontaktperson: supportens nummer og navnet på den, der har ansvaret for jer som kunde.
- Aftale: hvor den underskrevne aftale ligger, og hvornår den blev indgået.
- Fornyelse og varsel: næste fornyelsesdato og den sidste dag, I kan opsige.
- Ejer hos jer: navnet på den, der læser fakturaen, møder op og tager beslutningen.
- Betydning for driften: hvor længe I kan undvære ydelsen, fx en time, en dag eller en uge.
Kolonnen om varsel tjener sig hurtigst hjem. Fornyelsesdatoen alene hjælper jer lidt, for varslet udløber ofte måneder før, og det er den dato, der skal i kalenderen. Aftalernes indhold hører hjemme i kontraktoversigten. Arket her peger blot på den.
Koder og adgangsoplysninger skal aldrig stå på arket. Det bliver delt med mange og sendes rundt på mail, og koderne har deres eget sted.
Et tænkt eksempel på én linje: Driftsleverandøren står for pc’er, server og support. Kontakten er supportens nummer plus den kundeansvarlige. Aftalen ligger i mappen Aftaler og er tre år gammel. Den fornyes 1. marts og skal opsiges senest 1. december. Ejeren er økonomichefen, og virksomheden kan undvære ydelsen i et par timer.
Hvem der ejer arket, og hvem der ejer leverandøren
Her er to opgaver. Én person har ansvaret for selve arket, oftest økonomichefen eller kontorchefen, fordi fakturaerne alligevel passerer dér. Hver leverandør får desuden sin egen ejer, som gerne må være en anden. Fagsystemet i produktionen kan passende ejes af produktionslederen, mens driftsleverandøren tit hører under direktøren.
Ejeren behøver ingen teknisk baggrund. Personen skal kende aftalen, kigge fakturaen igennem, deltage i opfølgningen og sige til, når ydelsen halter. Har en leverandør ingen ejer, er det en oplysning i sig selv, og den skal op på næste ledelsesmøde.
Lad heller ikke driftsleverandøren føre arket for jer. Den ser sin egen del af billedet, og den står selv på listen.
Sådan holder I arket ajour
Arket forældes, så snart en aftale ændres. Tre små vaner holder det levende:
- Ved hver ny aftale. Bogholderiet betaler først en ny IT-faktura, når leverandøren står på arket.
- Hvert kvartal. Ejeren af arket bruger et kvarter på fornyelserne det næste halve år og retter kontaktpersoner, der er skiftet.
- Én gang om året. Et nyt træk fra bogholderiet viser, om der er kommet abonnementer til, og om nogle linjer er døde.
Læg en kopi uden for de systemer, arket beskriver. Den dag serveren er nede, skal telefonnumrene stadig kunne findes, så en udskrift i en mappe på kontoret er fin.
Det gør I nu
Bed bogholderen om årets træk i denne uge, og sæt en formiddag af til at udfylde arket. Forvent huller, fx aftaler ingen kan finde, ydelser to leverandører begge tager betaling for, og linjer uden ejer. Skriv hullerne ned, og lad direktøren fordele dem. Derefter er arket grundlaget for faste møder med leverandørerne. Vil I samle skab, systemer og koder i samme billede, er IT-kortet næste skridt.
Det skal I lade være med
- At vente på den perfekte skabelon · et regneark med seks kolonner slår et værktøj, I aldrig får taget i brug.
- At springe de små leverandører over · det er tit dem, der fornyes i stilhed.
- At skrive afdelingen som ejer · en afdeling læser ingen fakturaer, så der skal stå et navn.
- At gemme arket ét sted · ligger den eneste kopi på serveren, er den væk, når I mangler den.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En komplet oversigt bygget ud fra bogholderiet og afdelingerne frem for leverandørernes egne lister.
- ☐ Sidste opsigelsesdag for hver aftale, kontrolleret mod den underskrevne aftale.
- ☐ Et forslag til ejer for hver leverandør, som ledelsen godkender.
- ☐ En liste over dobbeltbetalinger og ydelser, ingen længere kan forklare.
- ☐ Arket ajourført til hvert kvartal, så det kan bruges uden forklaring.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Fem IT-leverandører og ingen, der har overblikket · Automatisk fornyelse af IT-aftaler og abonnementer
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-driftschef hos Nielco IT
