En IT-politik er det dokument, der fortæller medarbejderne, hvordan virksomhedens IT må bruges i hverdagen. Må jeg handle privat på arbejdspc’en? Må jeg have mailen på min egen telefon? Må jeg selv hente et program? I en mindre virksomhed kan svarene stå på én side, og de fleste findes allerede som uskrevne vaner. Ledelsen skal blot tage stilling til dem og skrive dem ned. Her får I skabelonen punkt for punkt, eksempler på formuleringer og en enkel vej fra udkast til godkendt politik.
Hvad en IT-politik skal kunne
En medarbejder med et konkret spørgsmål skal kunne finde svaret på under et minut. Det giver tre krav. Sproget skal være det, I bruger til daglig. Hvert punkt skal sige, hvad der er tilladt, og hvad der ikke er. Og der skal stå et navn på den, man spørger, når siden ikke giver svaret.
Der er også en praktisk grund til at have reglerne på skrift. Datatilsynet beskriver gennemsyn af logning som kontrol ved mistanke om brug i strid med arbejdspladsens retningslinjer. Har I ingen retningslinjer, er det svært at sige, hvad der er i strid med dem.
Politikken samler de daglige regler. De mere tekniske sikkerhedsregler for medarbejderne, fx om adgangskoder og mistænkelige mails, kan stå i samme dokument eller i et selvstændigt, så længe medarbejderne ved, hvor de finder dem.
Skabelonen, punkt for punkt
Brug de otte overskrifter, og skriv to til fire linjer under hver.
- Privat brug. Må pc, mobil og internet bruges privat, og i hvilket omfang? Mange vælger en rimelig brug uden for arbejdsopgaverne, med en klar grænse for det, der belaster driften eller skader virksomheden.
- Mail. Hvad er arbejdsmailen til, og må den bruges privat? Må arbejdsmails sendes videre til en privat konto? Skriv også, hvad I forventer ved fravær. Hvad ledelsen må åbne, er et følsomt område, som artiklen om privat mail på arbejdskontoen gennemgår.
- Mobil og pc. Hvem får udstyr af virksomheden, og hvad gælder for private enheder? Det er en ledelsesbeslutning, der er beskrevet under egen mobil og pc på arbejdet. Arbejder folk hjemmefra, så henvis til jeres regler for hjemmearbejde.
- Software og abonnementer. Hvem må installere programmer og oprette abonnementer på virksomhedens vegne? Svaret kan være en henvisning til jeres indkøbsregel. Uden en regel vokser skygge-IT, altså små abonnementer, som ingen i ledelsen kender.
- AI. Hvilke værktøjer er godkendt, og hvilke oplysninger må aldrig lægges ind? Datatilsynet anbefaler arbejdspladser at fastlægge, om og hvordan medarbejderne må bruge den slags værktøjer. Har I en AI-politik på én side, er en henvisning nok.
- Filer og deling. Hvor skal arbejdsfiler ligge, og må de ligge på en privat tjeneste eller en USB-nøgle? Må links deles med folk uden for huset? Mere om det står i enkle regler for dokumenter.
- Logning og kontrol. Hvad registrerer systemerne, og hvornår kan det blive gennemset? Medarbejderne skal informeres klart på forhånd. Find først ud af, hvad der faktisk logges hos jer.
- Når du stopper. Hvad afleveres, hvornår lukkes adgange, og hvad sker der med mailkontoen? Datatilsynet nævner, at arbejdsgivere med fordel kan tage håndteringen af fratrådtes mailkonti op i personalepolitikken.
Slut med to linjer: hvem man spørger, med et navn og en stedfortræder, og hvornår politikken sidst er gennemgået.
Eksempler på formuleringer
Disse formuleringer er tænkte eksempler. Brug dem som et første udkast, og ret dem til jeres egne beslutninger.
- “Du må gerne bruge din arbejdspc til private ærinder i pauserne, fx netbank. Privat brug må ikke gå ud over arbejdet.”
- “Arbejdsmails bliver i arbejdsmailen. Send dem ikke videre til din private konto.”
- “Du må ikke selv installere programmer eller oprette abonnementer med virksomhedens kort. Spørg Anne, som tager det videre.”
- “Arbejdsfiler ligger i de fælles mapper. Ligger en fil kun på din pc, kan kollegerne ikke finde den, når du er væk.”
- “Vores systemer registrerer, hvem der logger på, og hvilke sider der besøges. Det gennemses kun ved mistanke om brug i strid med disse regler.”
En sætning, der forklarer hvorfor, hjælper ofte mere end et forbud. Medarbejderne følger lettere en regel, de kan se meningen med.
Det, ledelsen skal beslutte først
Skabelonen er enkel, men tre punkter kræver en reel beslutning fra direktøren, før nogen begynder at skrive.
- Hvor grænsen for privat brug går. Et stramt forbud, som ingen følger, er værre end en rimelig regel, som alle kender. Vælg det niveau, I også vil håndhæve.
- Om private enheder er med. Beslutningen påvirker både udstyrsbudgettet og den dag, nogen fratræder.
- Hvem der ejer politikken. Et navn i ledelsen eller administrationen, som tager imod spørgsmål og foreslår ændringer.
Bed også IT-leverandøren om at læse udkastet. Står der, at programmer ikke må installeres, skal rettighederne på pc’erne passe til det. Ellers er reglen kun papir. Leverandøren kan også fortælle, hvad der bliver registreret, så punkt 7 passer til virkeligheden.
Sådan får I den indført
Læg politikken sammen med personalehåndbogen, og tag den op på et personalemøde med eksempler fra jeres egen hverdag. Nye medarbejdere får den ved opstarten. Gennemgå den en gang om året, og når I får nye værktøjer.
Om reglerne ændrer noget i ansættelsesforholdet, og om de skal drøftes med medarbejderrepræsentanter, afhænger af jeres forhold. Det er et spørgsmål til advokat eller arbejdsgiverorganisation, og det samme gælder sanktioner ved overtrædelse.
Det gør I nu
Tag de otte overskrifter med på næste ledermøde, og notér, hvad der gælder i dag. Der, hvor ingen kan svare, ligger jeres beslutninger. Skriv et udkast, lad to medarbejdere læse det, og ret det, de falder over. Godkend det derefter, og sæt en dato for første gennemgang.
Det skal I lade være med
- At kopiere en politik fra en større virksomhed · den svarer på spørgsmål, I ikke har, og springer jeres egne over.
- At skrive regler, I ikke vil håndhæve · så gælder de hurtigt ingen steder.
- At skrive reglerne ind uden at tjekke opsætningen · IT-politikken og pc’ernes rettigheder skal sige det samme.
- At lade logning stå uomtalt · medarbejderne skal vide det på forhånd.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et udkast på én side i jeres eget sprog med jeres egne eksempler.
- ☐ En kontrol af, at reglerne passer til opsætningen hos IT-leverandøren.
- ☐ En liste over de punkter, der kræver en beslutning fra direktøren.
- ☐ En klar markering af det, der skal forbi advokat eller arbejdsgiverorganisation.
- ☐ En fast dato for næste gennemgang og et navn på ejeren.
Kilder
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (marts 2023): afsnit 5.4 om logning, kontrol og fratrådtes mailkonti.
- Datatilsynet: Kontrol af medarbejdere (november 2023): information på forhånd.
- Datatilsynet: Forhold dig til AI-værktøjer: rammer for medarbejdernes brug.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Egen mobil og pc på arbejdet · Logning af mail og internet
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
