Mange ejerledere har hele IT’en i hovedet. De ved, at teknikeren hedder noget bestemt, at koden til routeren ligger i en bestemt skuffe, og at økonomisystemet skal fornys om foråret. Det fungerer, så længe personen er på arbejde og kan tage telefonen. IT-kortet flytter den viden ned på ét ark. Det er et værktøj, som I selv kan lave på en formiddag, og det skal vise, om en anden kan finde ud af, hvad der er, og hvem der skal ringes til, hvis I ikke er der.
Det, kortet skal kunne
Tænk på en bestemt situation. Det er mandag morgen, I kan ikke logge på, og den, der plejer at ordne det, sidder på et fly. Kontorchefen tager arket frem. Kan hun se, hvem der skal ringes til, med hvilket kundenummer, og hvor nødadgangen ligger? Så virker kortet.
Arket er et overblik, og teknikken hører til hos leverandøren. Hvis det fylder mere end én side, er det for detaljeret, og det uddybende hører til i andre dokumenter, som kortet kan pege på.
De seks felter
Stil arket op i seks felter. Her er, hvad hvert felt skal indeholde.
1. Skabet og udstyret. Hvor står skabet, og hvem har nøglen? Hvilke bokse står der, og hvem ejer dem? Tag det fra rundturen i serverskabet. Skriv også internetlinjen, WiFi og telefonerne på.
2. Systemerne. De fem til ti systemer, der holder virksomheden kørende: mail, økonomi, ERP, fagprogrammer. Skriv for hvert system, hvad det bruges til, hvem der hos jer ejer det, og hvor længe I kan klare jer uden. Tag kritiske regneark med, se regnearket, kun én forstår.
3. Leverandørerne. Navn, hvad de leverer, kundenummer, telefon til support og navnet på jeres kontaktperson. Har I allerede en leverandøroversigt, så tag kun kontakterne med her.
4. Koderne. Selve koderne må aldrig stå på kortet. Skriv kun, hvor de ligger, og hvem der kan åbne det. Et program, der opbevarer adgangskoder sikkert, er en god løsning, og to personer skal kunne finde nødadgangen til det. Oversigten over administratorer er grundlaget.
5. Domæner og navne. Hvem er indehaver af domænet, hvornår fornyes det, og hvem er administrator i Microsoft 365? Se hjemmeside, domæne og mail. Skriv også, hvem der er rettighedsadministrator for virksomhedens Digital Post. Uden en rettighedsadministrator kan posten ikke åbnes, og den skal læses.
6. Når noget går galt. Hvem ringer I til først, og hvem beslutter, hvis et system er nede? Hvem får besked internt? Peg på planen for, hvornår IT går ned, hvis I har en. Til sikkerhedshændelser skal I have et særskilt beredskab, og kortet skal blot sige, hvor det ligger.
Sådan får I det lavet
Start med det, I ved, og skriv spørgsmålstegn ved resten. Spørgsmålstegnene er kortets vigtigste fund. De viser præcis, hvad I skal bede leverandøren om. Send hver leverandør en kort mail, og bed om det, der mangler. Det kan klares på en uge. Sikker Digital har værktøjer til systemoverblik, som kan hjælpe med felt 2, se kilderne.
Bed bagefter en, der ikke plejer at have med IT at gøre, om at læse arket. Giv personen tre situationer: mailen virker ikke, en ny medarbejder starter på mandag, og internettet er væk. Kan vedkommende finde ud af, hvad der skal ske? Det, der driller, rettes.
Hvem passer det, og hvor ligger det?
Kortet skal have én ejer, og datoen for sidste ændring skal stå øverst. Gennemgå det hvert kvartal, og når I skifter leverandør, eller når en nøgleperson stopper. Sæt det i årshjulet.
Arket fortæller meget om jeres IT, så opbevar det med omtanke. Læg det et sted, hvor få har adgang, og læg en udskrift i en forseglet kuvert, for en digital kopi hjælper ikke, når alt er nede. Ejeren og en stedfortræder skal vide, hvor kuverten ligger.
Vil I bruge kortet som start på noget mere, svarer det til den gennemgang, som et forløb hos Nielco IT begynder med, hvor systemer, leverandører og aftaler kortlægges. Bagefter aftaler I en fast timeramme pr. måned.
Hvad gør I nu?
Sæt en formiddag af i denne uge. Udfyld de seks felter, send mails om det, der mangler, og lav testen med en kollega. Lav en aftale om, hvem der er ejer, og sæt næste gennemgang i kalenderen.
Det skal I lade være med
- At skrive koderne på arket · kortet viser vejen til dem og aldrig selve koderne.
- At gøre det til en teknisk beskrivelse · når det fylder mere end en side, bliver det ikke læst.
- At lade det ligge hos leverandøren alene · arket er jeres, så det skal kunne findes, selv om samarbejdet stopper.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et IT-kort på ét ark, som en ikke-tekniker kan bruge.
- ☐ Svar på spørgsmålstegnene, indhentet hos leverandørerne.
- ☐ En test med en medarbejder, der ikke kender IT’en.
- ☐ Opdatering hvert kvartal, hvor datoen er synlig.
Kilder
- Virk: Digital Post: pligten til at læse posten og rettighedsadministratorens rolle.
- Sikker Digital: test og værktøjer: værktøjer til virksomheder, herunder overblik over systemer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Tre ugers ferie uden telefon: kan IT undvære ejeren? · Hvem kan åbne virksomhedens Digital Post?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
