Når en medarbejder stopper, er mobilen ofte det, der giver mest uro bagefter. Sælgerens kunder ringer til det samme nummer, og bekræftelseskoder til leverandørportaler lander på en telefon, der er ude af huset. Det skyldes, at en firmamobil består af fire ting, som let bliver blandet sammen: abonnementet, nummeret, selve telefonen og data på den. De kan have hver sin ejer, og svaret står sjældent ét sted. Afklar det, mens alle er glade for hinanden. Her er det, I skal have på plads, og hvordan det bliver en fast del af en fratrædelse.
Abonnementet: hvem står som kunde?
Begynd med at se, hvem der står som kunde hos teleselskabet. Ofte er det virksomheden, men i mindre virksomheder findes der også abonnementer i en medarbejders eller ejerens private navn, som firmaet blot betaler regningen for. Den slags opstår let, når en af de første ansatte tog sit private nummer med ind i firmaet.
Bed teleselskabet om en liste over alle abonnementer på jeres CVR-nummer, med navn på bruger og nummer. Sammenhold listen med medarbejderlisten. Så ser I både abonnementer på folk, der er stoppet, og medarbejdere, der ikke står på listen, fordi de bruger deres eget.
Tjek samtidig, hvem der må bestille og ændre hos teleselskabet. Kan enhver medarbejder ringe og flytte et nummer, eller skal det gå gennem en bestemt person? Det hører med i reglerne for hvem der må ringe til leverandøren.
Nummeret: hvem har ret til det?
Nummeret er det sværeste punkt, fordi det har værdi for begge parter. For virksomheden er det indgangen for kunderne. For medarbejderen kan det være det nummer, familien bruger.
Tag stilling til det, inden nogen stopper. En enkel regel kan se sådan ud: Numre, som virksomheden har oprettet, bliver i virksomheden. Numre, som medarbejderen havde i forvejen, kan følge med, når medarbejderen går, og det står på skrift fra begyndelsen. Hvad der skal stå i ansættelsesaftalen, og hvad I kan kræve i en konkret sag, er et spørgsmål til advokat. Den praktiske side af en flytning af et nummer skal I have bekræftet af teleselskabet.
Et tænkt eksempel: En sælger har gennem ti år givet sit mobilnummer til alle sine kunder. Nummeret er oprindelig hans eget, og det står ingen steder, hvem det tilhører. Han går til en konkurrent, og nummeret følger med. Kunderne ringer til det samme nummer som altid. Virksomheden kunne have valgt en anden løsning, mens sælgeren stadig var ansat, fx et firmanummer på visitkortet fra start.
Beslut også, hvad der sker med et nummer, der bliver i virksomheden. Skal det viderestilles til en kollega i en periode? Skal der ligge en besked på telefonsvareren? Hvornår må det lukkes?
Telefonen: hvem ejer den, og hvor er den?
Hold styr på, hvilke telefoner virksomheden ejer, hvem der har dem, og om de er købt, lejet eller følger med abonnementet. En enkel liste er nok. Fremgår det af aftalen, at telefonen skal afleveres ved fratræden, er det let at få den tilbage. Bruger medarbejderen sin egen telefon, gælder en anden samtale, og den er beskrevet i Egen mobil og pc på arbejdet.
En telefon, der kommer tilbage, må gerne få en plan frem for en plads i skuffen. Beslut, hvem der modtager den, om den skal bruges igen, og hvordan den tømmes. Hvad I gør med det udstyr, I ikke skal bruge mere, står i Brugte pc’er og telefoner.
Data: hvad ligger på telefonen?
Mail, kontakter, billeder fra byggepladsen, beskeder til kunder og noter ligger typisk på telefonen eller er knyttet til en konto. Tre spørgsmål afgør, hvor galt det kan gå, når telefonen forsvinder:
- Ligger virksomhedens data i virksomhedens konto eller kun på selve telefonen?
- Er der en kode på telefonen, og kan den spærres og tømmes på afstand?
- Er kundernes kontakter gemt, så de kan findes igen, når medarbejderen er væk?
Billeder, beskeder og kontakter, der kun ligger lokalt, er væk for jer, når telefonen går. Spørg jeres IT-leverandør, hvad der er sat op hos jer, og hvad det vil kræve at ændre det.
Det samme gælder login. Mange tjenester sender en kode til en bestemt mobil. Står en tidligere medarbejders nummer som kontaktpunkt på en leverandørportal, en webshop eller en administratorkonto, kan I blive lukket ude. Skift derfor det nummer, inden medarbejderen stopper, og tag punktet med på listen over administratorer.
Sådan bliver det en fast rutine
Skriv mobilen ind i jeres tjekliste for fratrædelser med fem linjer: Hvem overtager nummeret eller beskeden til kunderne? Hvornår stopper abonnementet? Hvornår afleveres telefonen, og hvem tømmer den? Hvilke login er bundet til nummeret? Er licenser og konti lukket? Den fratrådtes mail er sin egen sag, se Den fratrådtes mailkonto.
Det gør I nu
Hent listen fra teleselskabet, og læg den ved siden af medarbejderlisten. Marker abonnementer, der står i private navne, og numre, der har værdi for kunderne. Beslut reglen for nummer og telefon, og lad advokaten se ordlyden, hvis den skal i ansættelsesaftalen. Giv kontoret eller HR ejerskabet af listen, og gennemgå den, når folk starter eller stopper.
Det skal I lade være med
- At vente, til opsigelsen ligger på bordet · reglen er lettest at aftale, mens samarbejdet er godt.
- At lukke et nummer samme dag, som folk går · kunder og koder kan stadig bruge det.
- At lade telefoner, der er kommet tilbage, ligge med data på · giv dem en ejer og en plan.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over abonnementer, numre, telefoner og brugere, der passer med medarbejderlisten.
- ☐ Et forslag til en enkel regel for nummer og telefon, klar til advokatens gennemlæsning.
- ☐ Mobilen indarbejdet i tjeklisten for fratrædelser.
- ☐ En gennemgang af login, der afhænger af et bestemt nummer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Mobilaftalen med lang binding · Teams som telefon
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
