Kopimaskinen står i hjørnet og virker, og aftalen om den ligger i en mappe, ingen har åbnet, siden den blev underskrevet. Så kommer der en ny maskine på tale, eller nogen undrer sig over fakturaen, og det viser sig, at aftalen stadig løber, er blevet forlænget, eller at en ny maskine har startet en ny periode. Forklaringen er tit, at en print-aftale består af flere dele, som ingen har læst samlet. Her er det, ledelsen skal læse i god tid, før aftalen fornyes, og hvad I skal vide om de data, der kan ligge på maskinen.
Tre aftaler, der ligner én
Det, I kalder print-aftalen, kan bestå af flere dokumenter:
- Leje eller leasing af maskinen · kan ligge hos et finansieringsselskab og ikke hos den forhandler, I taler med.
- Service og forbrug · dækker typisk reparationer, toner og betaling pr. udskrift, ofte kaldet en klikaftale.
- Tillæg · software til scanning, styring af print eller ekstra maskiner, der er kommet til siden.
Hver del kan have sin egen løbetid, sin egen modpart og sit eget varsel. Sælgeren er ofte den, I kender, og derfor virker det, som om alt ligger ét sted. Bed om en kopi af alt, hvad I har underskrevet, og gå ud fra, at det kan tage lidt tid at få det samlet. Står leasingen i et andet selskab, så spørg det selskab direkte.
Det, ledelsen læser
Med papirerne på bordet er der seks punkter, I skal kunne svare på:
- Slutdato · hvornår udløber hver del, og er datoen flyttet af en ny maskine eller et tillæg?
- Fornyelse · forlænges aftalen af sig selv, og med hvor lang tid?
- Varsel · hvor længe før udløb skal I sige op, til hvem og på hvilken måde?
- Mindstekøb · har I forpligtet jer til et bestemt antal udskrifter, og betaler I for dem, uanset om de bliver brugt?
- Regulering · må leverandøren hæve satserne undervejs?
- Aflevering · hvem henter maskinen, hvem betaler for det, og i hvilken stand skal den stå?
Punkt 4 er særlig vigtigt, hvis I printer mindre end den dag, aftalen blev indgået. Tag de faktiske tal fra jeres seneste faktura eller fra selve maskinen, og læg dem ved siden af aftalen. Står de i et misforhold, har I noget konkret at tage op, inden aftalen fornyes.
Punkt 2 og 3 hører ind i kontraktoversigten med en påmindelse, der kommer i god tid før varslets sidste dag. Fremgangsmåden er den samme som for andre aftaler, se Automatisk fornyelse af IT-aftaler. Reglerne om binding i Mobilaftalen med lang binding handler om tele, så regn ikke med, at de hjælper jer her. Er I i tvivl om en bestemmelse i print-aftalen, er det et spørgsmål til advokat.
Tænkt eksempel
En virksomhed med 30 ansatte fik for fire år siden en stor maskine på kontoret. Efter hjemmearbejde og digitale bilag bliver der printet langt mindre, men mindstekøbet er det samme. Sidste år kom en lille maskine til på lageret som tillæg, og med den fulgte en ny slutdato for det hele. Ingen tog det som en større beslutning, for det stod på side to i en ordrebekræftelse. Havde tillægget været læst af den, der kender aftalerne, kunne spørgsmålet være taget op, da det var billigst at tale om.
Maskinen gemmer mere, end man tror
En moderne kopimaskine er en lille computer med netværkskabel. Mange maskiner har et lager, og det kan rumme kopier af det, der er scannet eller printet. Tænk på lønsedler, kontrakter og personalepapirer. Dertil kommer adressebogen med mailadresser og oplysninger om, hvordan maskinen sender scanninger videre, fx en mailkonto eller en delt mappe.
Stil derfor leverandøren disse spørgsmål, mens maskinen står hos jer:
- Gemmer maskinen dokumenter, og hvor længe?
- Hvem kan logge på den, og er standardkoden skiftet?
- Hvilken konto bruger den til at sende scanninger?
- Hvordan slettes data, når maskinen afleveres, og hvem dokumenterer det?
Det sidste punkt skal skrives ind i aftalen eller bekræftes skriftligt, før maskinen forlader huset. Få en kvittering med maskinens serienummer. Lukker I kontoen, som maskinen brugte, så gør det, når maskinen er væk. Den generelle opgave med udstyr, der skal ud af huset, er beskrevet i Brugte pc’er og telefoner.
Før I siger ja til en ny aftale
Brug tiden før udløb på at gøre behovet op. Hvor mange maskiner skal I have, og hvor? Hvem har brug for farve? Kan noget flyttes til digitale arbejdsgange? Lad jeres egne tal bestemme størrelsen på en ny aftale. Bed om tilbud fra mere end én, når det giver mening, og lad løbetid og mindstekøb stå som egne linjer.
Skal aftalen helt væk, er det stadig en enkelt ydelse, og opsigelse af en IT-ydelse kan bruges som tjekliste.
Det gør I nu
Find alle dokumenter om print, og bed om det, der mangler. Svar på de seks punkter, og skriv datoerne i kontraktoversigten. Stil leverandøren de fire spørgsmål om data. Hent tallene for jeres faktiske forbrug, så I står med noget konkret, når sælgeren ringer. Giv én person ejerskabet af aftalen, og lad ingen underskrive tillæg uden om den person.
Det skal I lade være med
- At underskrive et tillæg uden at læse slutdatoen · en lille maskine kan flytte hele aftalen.
- At aflevere en maskine uden aftale om data · bed om dokumentation for sletning.
- At lade sælgeren alene beregne jeres behov · brug jeres egne tal for forbruget.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et samlet overblik over alle dele af print-aftalen med modpart, slutdato og varsel.
- ☐ En sammenligning af mindstekøb og faktisk forbrug.
- ☐ Skriftlige svar fra leverandøren om data på maskinen.
- ☐ En anbefaling før fornyelsen, der ikke afhænger af, hvad en bestemt leverandør tjener.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Automatisk fornyelse af IT-aftaler · Brugte pc’er og telefoner
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
