Mange mindre virksomheder har allerede Microsoft Teams til møder og beskeder, og så ligger spørgsmålet lige for: Kan vi også tage telefonerne dér og slippe for den gamle omstilling? Det kan I ofte, og teknikken er den letteste del af beslutningen. Ledelsen skal tage stilling til, hvordan en kunde bliver mødt, når vedkommende ringer, hvilke numre der følger med, hvem der svarer, og hvad der sker, når strømmen eller internettet forsvinder. Med de fire ting på plads er resten en bestilling hos leverandøren.
Hvad I egentlig vælger imellem
En omstilling er det system, der tager imod opkald og sender dem videre til den rette person. Den kan stå som en boks i et skab, eller den kan være en tjeneste hos et teleselskab. Teams som telefon betyder, at medarbejderne ringer og modtager opkald i Teams på pc’en eller mobilen, ofte med et headset, og at reglerne for velkomst, kø og viderestilling ligger dér.
Det vigtigste at sammenligne er derfor, hvordan telefonen bruges i hverdagen. Sidder folk ved en pc hele dagen, passer Teams ofte godt. Er de på lageret, på værkstedet eller ude i bilen, er det mobilen, der skal bære løsningen, og så bør I prøve den dér, hvor de faktisk står.
Beslutning 1: Hvem svarer?
Tegn først vejen for et opkald til hovednummeret. Hvem får det først, og hvad sker der efter fire ring? Hvad hører kunden uden for åbningstid? Hvem dækker frokost, ferie og sygdom? I mange virksomheder er det aldrig skrevet ned, fordi én person i receptionen ved det.
Er der en receptionist eller en kontorchef, der passer telefonen, skal vedkommende med fra begyndelsen. Det er dem, der mærker, om et opkald kan stilles videre med ét klik, og om de kan se, hvem der er ledige. En løsning, de ikke bryder sig om, bliver hurtigt kundernes problem.
Beslut også, om salg, service og bogholderi skal have hver sin indgang, eller om alt går over hovednummeret. Jo flere valgmuligheder der lægges ind, jo mere skal nogen holde ved lige, og jo længere venter kunden.
Beslutning 2: Hvilke numre skal med?
Lav en liste over alle numre, I har i dag: hovednummer, direkte numre, gamle numre og dem, der kun står på fakturaen. Spørg leverandøren, hvordan hvert nummer flyttes, hvor lang tid det tager, og om kunderne kan ringe undervejs. Få svaret på skrift. Afslører listen numre, I ikke kan forklare, så gør opgaven i Kobbernettet lukker først.
Tag også stilling til, hvem der fremover ser hvilket nummer. Ringer sælgeren ud fra sit direkte nummer, fra hovednummeret eller fra sin mobil? Kommer kundens svar tilbage til den rigtige person?
Se samtidig på aftalen om den gamle løsning. Omstillingen kan have binding eller et opsigelsesvarsel, og mobilabonnementerne kan være knyttet til den samme aftale. Tjek det i kontraktoversigten, før I bestiller noget nyt, så I ikke betaler for to løsninger længere end nødvendigt.
Beslutning 3: Hvad er det værd at betale for?
Regn ikke med, at telefoni følger med det abonnement på Microsoft 365, I allerede har. Bed leverandøren specificere, hvilke licenser og hvilket telefoniabonnement der skal til for hver type bruger, og se de aktuelle vilkår hos Microsoft eller leverandøren. Tag headsets og eventuelle bordtelefoner med i regnestykket sammen med den tid, det tager at holde reglerne ved lige.
Sammenlign derefter med det, I har. Medregn hele udgiften, også den servicekontrakt på omstillingen, der ligger på en anden faktura. Det fulde billede viser sig ofte først, når bogholderiet lægger posterne ved siden af hinanden.
Beslutning 4: Hvad sker der, når noget går galt?
Teams kræver internet. Er linjen nede, kan medarbejderne ved skrivebordet ikke ringe, medmindre I har en anden vej. Bestem på forhånd, hvad der skal ske med hovednummeret. Kan det viderestilles til en mobil, og hvem kan gøre det? Beslutningen om en reserveforbindelse er beskrevet i Hvad gør I, hvis internetlinjen går?.
Spørg også, hvem der hos jer må ændre velkomst, åbningstider og køer. Det kræver en administrator i Microsoft 365, og det skal ligge fast, hvem det er, se Hvem har administratoradgang hos jer?.
Gør et forsøg, før I skifter alle
Vælg en lille gruppe på tværs af kontor, lager og folk på farten, og lad den bruge løsningen i et par uger. Bed gruppen notere det, der ikke virker: dårlig lyd i storrummet, svag mobildækning på lageret, opkald der forsvinder. Ring selv ind til hovednummeret som kunde. Først derefter beslutter I, om resten skal med.
Læg skiftet et sted i kalenderen, hvor der er roligt, og aftal, hvem medarbejderne ringer til den første uge.
Det gør I nu
Tegn vejen for et opkald i dag, og lav listen over numre. Find aftalen på den nuværende løsning, så I kender binding og varsel. Bed derefter om et tilbud, hvor licenser, abonnement og flytning af numre står hver for sig. Tag beslutningen på et ledelsesmøde med den, der passer telefonen, ved bordet.
Det skal I lade være med
- At lade prisen på licensen afgøre sagen · kundens oplevelse og medarbejdernes arbejdsdag vejer tungere.
- At opsige den gamle løsning, før numrene er flyttet · en dato, der skrider, må ikke efterlade jer uden telefon.
- At glemme dem, der ikke sidder ved en pc · prøv løsningen på lageret og i bilen.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En tegnet vej for opkald, som den, der passer telefonen, har godkendt.
- ☐ En liste over numre med flytteplan og skriftligt svar fra leverandøren.
- ☐ Et sammenligneligt overblik over udgifter ved nuværende og ny løsning.
- ☐ En plan for forsøget og for, hvad I gør, hvis det ikke holder.
- ☐ En aftalt plan for telefonen, når internettet er nede.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Mobiler og telefonnumre · Teleleverandøren ændrer vilkår
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
