Opsigelsen ligger på bordet, og den, der kender alle systemer, leverandører og koder, stopper snart. Situationen er til at håndtere, så længe vedkommende stadig er der. De næste fire uger er den bedste tid, I får, for en samarbejdsvillig medarbejder kan fortælle mere på en formiddag, end I selv kan finde frem til på en måned. Planen nedenfor er lagt op uge for uge. Er opsigelsesperioden kortere, eller stopper personen straks, gør I det samme i komprimeret form, og det vigtigste er afsnittet om uge 1.
Dag 1: tag samtalen, og få overblik over situationen
Start med at tale med medarbejderen om, hvordan I bruger tiden. De fleste vil gerne aflevere ordentligt, når de bliver spurgt. Beslut med det samme, hvem hos jer der styrer overdragelsen. Det skal være en fra ledelsen, fordi vedkommende skal kunne frigøre tid og tage beslutninger undervejs. Rammerne for selve opsigelsen er et spørgsmål til advokat. Her handler det om IT.
Sæt IT-chefens øvrige opgaver på vågeblus. Nye projekter kan vente, og de fire uger skal gå med overdragelse.
Uge 1: adgangene først
Adgangene kommer før alt andet, for her gør en glemt kode størst skade. Få en liste over alle systemer og alle administratorer, og tjek, at virksomheden selv kan komme ind overalt. Fremgangsmåden står i Hvem har administratoradgang hos jer?.
Se især efter disse punkter:
- konti, der står i IT-chefens eget navn eller på en privat mailadresse,
- domæner, abonnementer og kreditkort, der hænger på personen,
- administratorer i Microsoft 365, backup og den udstyrsboks, der styrer internettet,
- rettighedsadministrator på Virk, fordi virksomhedens Digital Post ikke kan åbnes uden en, se Hvem kan åbne virksomhedens Digital Post?,
- den MitID, der er knyttet til bogføringssystemet.
Opret en ekstra administrator i virksomhedens navn, hvor der ikke findes en. Flyt samtidig koderne over i en fælles adgangskodeboks, altså et program, hvor virksomheden ejer indholdet.
Uge 2: få det, der står i hovedet, ned på skrift
I uge 2 samler I dokumentationen. Lad være med at bede om en stor manual, for det når vedkommende ikke. Bed om en kort liste, der dækker systemer, leverandører, faste rutiner og de ting, der plejer at gå galt. Hvad der som minimum skal med, står i Dokumentation af IT, før nøglepersonen går.
Den bedste metode er ofte samtale. Sæt en anden person ved siden af i en time om dagen, og lad IT-chefen vise, hvad der sker, mens den anden skriver. Spørg også, hvad der kun sker en gang om året, for de opgaver bliver gerne glemt: fornyelse af certifikater og domæner, årsafslutning i systemerne og licenser, der skal bekræftes.
Uge 3: leverandørerne
Gennemgå alle leverandører med IT-chefen. For hver af dem skriver I, hvad de leverer, hvem der er kontaktpersonen, hvad aftalen siger, og hvornår den skal fornyes. Er der løfter eller aftaler, der kun er mundtlige, skal de også på papiret.
Skriv derefter til leverandørerne, at kontaktpersonen skifter, og hvem der må bestille fra en bestemt dato. Ellers vil de fortsætte med at ringe til en, der er stoppet, og en tekniker kan i god tro bruge en gammel kode. Bed samtidig om en liste over alle adgange, leverandøren selv har hos jer.
Se også, om noget er på vej til at udløbe. En aftale, der fornys automatisk i den måned, IT-chefen går, kan let glide igennem, se Kontraktoversigt.
Uge 4: overdragelse til en midlertidig ansvarlig
Inden sidste dag skal der være en navngiven person, som leverandørerne ringer til, og som tager beslutningerne. Det kan være en kollega med en begrænset opgaveliste, direktøren i en kort periode eller en ekstern IT-chef, der træder til. En sammenligning af modellerne, herunder interim, ligger på ekstern-it-ledelse.dk. Her er det afgørende, at nogen har opgaven fra den dag, hvor IT-chefen er væk. Nielco IT kan træde ind som interim, så længe det tager at finde den faste løsning, og hjælpe med at vurdere ansøgerne fagligt. Kortvarigt fravær er derimod ikke opgaven.
Gå de åbne sager igennem sammen, og skriv ned, hvor hver af dem står. Kører der et projekt, skal I beslutte, om det fortsætter, sættes på pause eller lukkes.
Sidste dag
Følg den faste liste i Ny medarbejder og fratrædelse, og læg særlig vægt på det, der gælder for en administrator. Personlige konti lukkes. Delte koder skiftes, fordi IT-chefen har kendt dem alle. Fjernadgange fjernes. Få en bekræftelse fra leverandørerne på, at det er gjort. Aftal desuden, om I må ringe med et spørgsmål i de første uger bagefter. Det koster sjældent noget at spørge, og de fleste siger ja.
Det gør I nu
Tag listen fra uge 1, og sæt navne og datoer på allerede i dag. Beslut, hvem der skal være ansvarlig bagefter, og hvor længe den løsning skal gælde. Om næste skridt er en ny ansættelse eller en ekstern løsning, står under valget mellem ansættelse og ekstern.
Det skal I lade være med
- At vente med overdragelsen til sidste uge · så når I kun det, der haster, og det vigtigste glipper.
- At fylde perioden med projekter · en ny løsning, der bliver sat i drift nu, har ingen ejer bagefter.
- At beholde de samme koder · også den mest loyale medarbejder skal være ude af systemerne, når ansættelsen slutter.
- At love en afløser hurtigere, end I kan levere · aftal hellere en midlertidig løsning, der holder et halvt år.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En overdragelsesplan med navne og datoer inden for de første dage.
- ☐ Et tjek af, at virksomheden selv har adgang til alle kritiske systemer.
- ☐ En samlet leverandørliste med kontaktpersoner og fornyelser.
- ☐ En kort status til ledelsen hver uge i overgangen.
- ☐ Overdragelsesmateriale gemt hos jer, så den næste kan gå videre.
Kilder
- Virk: Digital Post: rettighedsadministrator og adgang til posten.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: IT-kortet: hele jeres IT på én side · Leverandøroversigten
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
