Hvem kan åbne virksomhedens Digital Post?

Virksomhedens Digital Post er den slags ting, der virker, indtil personen med adgangen er væk. Ifølge Virk skal virksomheden læse sin post, og uden en rettighedsadministrator kan posten ikke åbnes. En rettighedsadministrator er den person, der har rollen til at styre, hvem der har adgang på virksomhedens vegne. I mange mindre virksomheder er det en, der fik opgaven for år tilbage og siden har glemt det. Spørgsmålet til ledelsen er derfor enkelt. Hvem har rollen hos jer, hvem læser posten i det daglige, og hvad sker der den dag, personen stopper eller er syg?

Hvorfor det er et ledelsesspørgsmål

Selve teknikken er lille. Det, der gør det til ledelsens sag, er, at posten kommer til virksomheden og ikke til en bestemt person. Pligten til at læse den følger virksomheden, uanset hvem der sidder på kontoret. Post fra det offentlige kan indeholde noget, der skal reageres på, og ligger den uåbnet, er det ledelsen, der står med konsekvensen.

Derfor bør rollen behandles på linje med bankfuldmagten og tegningsretten på kontoret. Der skal stå et navn, der skal være en afløser, og nogen skal jævnligt tjekke, at det stadig passer.

Find ud af, hvordan det ser ud i dag

Stil tre spørgsmål på næste kontormøde.

1. Hvem er rettighedsadministrator? Svaret skal være et navn, der kan bekræftes. Tag udgangspunkt i Virks vejledning om Digital Post, når I tjekker det.
2. Hvem læser posten? Det er ikke nødvendigvis den samme person, der har rollen, og som læser posten i det daglige. Få begge navne skrevet ned.
3. Hvem får besked, når der kommer post? Går beskeden til en mailadresse, som nogen rent faktisk læser, eller til en medarbejder, der er stoppet?

Ofte viser det sig, at det hele hænger på ét menneske. Det kan gå fint, så længe I ved det og har en plan.

Når personen stopper

Det kritiske øjeblik kommer ved fratræden, langvarig sygdom eller et ejerskifte. Er den eneste rettighedsadministrator væk, kan ingen uden videre åbne posten. Derfor skal to ting være på plads, før det sker.

• En afløser, der er udpeget nu. Sig navnet højt i ledelsen, og afklar i Virks vejledning, hvordan rollen gives videre, så I ikke står uden, hvis den ene er væk.
• Et punkt på tjeklisten. Når en medarbejder stopper, skal det fremgå, om personen har en rolle over for det offentlige. Det hører med i den faste IT-tjekliste ved fratrædelse.

Bliver den eneste administrator væk fra den ene dag til den anden, så gå straks til Virks vejledning, og bed jeres revisor om hjælp, hvis det kører fast.

Det samme mønster andre steder

Digital Post er ét eksempel på et mønster, hvor en vigtig funktion hænger på en bestemt person. Mønstret går igen på et andet område, hvor der er datoer på. Ifølge bekendtgørelse nr. 811 fra september 2026 skal kunder af registrerede bogføringssystemer valideres med MitID senest 1. marts 2027, og eksisterende kunder skal bekræfte én gang, før de igen kan bruge systemet. Også her skal I vide, hvis MitID der kan bruges, når der skal valideres. Se MitID-validering i bogføringssystemet.

Det giver mening at samle disse roller på en kort liste. Noter, hvilken løsning det drejer sig om, hvem der har rollen, og hvem der er afløser. Listen hører til samme sted som jeres øvrige overblik over adgange, og den kan stå som en linje på IT-kortet.

En enkel rutine for posten

Teknikken klarer ikke opgaven alene. Aftal en fast rutine, så posten bliver læst og når frem til den rette. Vælg, hvem der læser den, og hvor ofte. Bestem en afløser til ferier og sygedage. Aftal, hvordan et brev sendes videre til den, der skal handle på det, og hvordan I ser, at det er sket.

Tænkt eksempel: i en virksomhed med 30 ansatte tjekker økonomiassistenten posten hver dag, og kontorchefen er afløser. Breve om løn og moms går til økonomichefen, resten til direktøren. Det tager få minutter at aftale og kan stå på et halvt ark.

Den rutine er særlig vigtig, når rollerne skifter. Ved et generationsskifte eller et ledelsesskifte bør det være et fast punkt, at rollen flyttes til den nye ansvarlige.

Det gør I nu

Find ud af i denne uge, hvem der er rettighedsadministrator, og skriv navnet ned. Udpeg en afløser, og følg vejledningen på Virk. Aftal, hvem der læser posten, og tjek, at beskederne går til en adresse, nogen følger med i. Sæt et punkt i kalenderen en gang om året, hvor I bekræfter, at navnene stadig er rigtige, og føj rollen til jeres tjekliste for fratrædelser.

Det skal I lade være med

• At antage, at revisoren eller leverandøren har styr på det · det er virksomhedens egen post og virksomhedens egen rolle.
• At låne en andens MitID · MitID er personligt, og rollerne skal gives til den, der skal bruge dem.
• At lade rollen stå hos en fratrådt · gør det til en fast linje, når folk stopper.
• At vente, til posten er nødvendig · afløseren skal være på plads, før der er brug for den.

Det skal I kræve af den eksterne

• ☐ En liste over offentlige roller med navn og afløser.
• ☐ En fast rutine for, hvem der læser posten, og hvem der tager over.
• ☐ Rollerne skrevet ind i tjeklisten for fratrædelser.
• ☐ En årlig bekræftelse af, at navnene passer.
• ☐ Henvisning til Virks vejledning, når reglerne eller fremgangsmåden er i spil.

Kilder

• Virk: Digital Post: om pligten til at læse posten og rettighedsadministratorens rolle.
• Erhvervsstyrelsen: nye krav til registrerede bogføringssystemer: BEK nr. 811 af 22. september 2026 om MitID-validering.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

• Overblik over adgange, administratorer og brugere
• MitID-validering i bogføringssystemet før 1. marts 2027

Læs også: Ny medarbejder og fratrædelse: IT-tjekliste for HR og ledelse · Hvem har administratoradgang hos jer?

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT