Økonomisystemet blev valgt, da virksomheden var mindre og enklere. Nu sidder bogholderen med regneark ved siden af, tal tastes to gange, og månedsafslutningen tager længere tid for hvert år. Det er værd at tage alvorligt, og det behøver ikke at betyde et nyt system. Nogle gange er systemet for lille, andre gange er det sat forkert op eller brugt halvt. Før I indhenter tilbud, skal I derfor finde ud af tre ting: hvor det egentlig gør ondt, om problemet kan løses i det nuværende system, og hvad reglerne for bogføring betyder for valget.
Tegnene
Saml tegnene sammen med dem, der arbejder i systemet til daglig. Det er dem, der ved det. De mest almindelige er:
- Regneark ved siden af. Beregninger og rapporter ligger uden for systemet, fordi det ikke kan levere dem.
- Dobbelt tastning. Ordrer, timer eller lagerbevægelser bliver indtastet i to systemer.
- Tal, der kommer for sent. Ledelsen får resultatet så sent, at det ikke kan bruges til noget.
- Nye forretninger, der ikke passer ind. Flere selskaber, afdelinger, valutaer eller forretningsområder kan ikke håndteres ordentligt.
- Mange tillæg. Mangler bliver dækket med apps, der hver har deres leverandør og abonnement.
- Én, der forstår det. Kun en enkelt person kan få systemet til at give de rigtige tal.
Læg også mærke til det, I ikke får lavet. Kan I ikke svare på, hvad en kunde eller et produkt tjener, fordi data ikke findes? Bruger revisor ekstra tid hvert år på at få tallene til at hænge sammen?
Er det systemet eller brugen?
Gennemgå tegnene ét for ét, og spørg, om det nuværende system faktisk kan det, I mangler. Det er ikke ualmindeligt, at et system, der er opsat for mange år siden, aldrig er blevet fulgt op. Funktionerne kan være kommet til siden. En gennemgang med leverandøren, eller endnu bedre med en, der ikke selv sælger systemet, kan afklare det.
Nogle problemer er knyttet til arbejdsgange. Rod i kontoplanen, uens brug af varenumre og dårlige stamdata følger med ind i det nye system. Tilsvarende vil en oprydning ofte kunne give meget af det, I håbede at få. Hvis tallene ikke stemmer, fordi afdelingerne definerer dem forskelligt, er det et ledelsesspørgsmål, se tre tal, tre svar.
Sortér tegnene i tre bunker: det, der kan løses med opsætning eller oprydning, det, der kan løses med et tillæg eller en udvidelse, og det, der kræver et andet system. Først når den sidste bunke er stor nok, giver det mening at gå videre. Fremgangsmåden svarer til den i hvornår skal et gammelt system udskiftes?.
Reglerne, der skal med i overvejelsen
Bogføringsloven kræver digital bogføring af årsrapportpligtige virksomheder og af virksomheder over en omsætningsgrænse to indkomstår i træk (§ 16, stk. 1). Systemet skal være registreret, ellers skal det leve op til § 15, og valget afgør, hvem der hæfter. Udbyderen hæfter for registrerede systemer, og virksomheden hæfter selv for ikke-registrerede, også når det drejer sig om tredjepartsapplikationer. Ifølge Erhvervsstyrelsen tæller ældre standardsystemer uden vedligehold og kombinationer med en tredjepartsapp som ikke-registrerede.
Det gør tre konkrete spørgsmål relevante for jer:
- Er jeres nuværende system registreret, og gælder det stadig med de tillæg, I bruger? Se artiklen om registrering og hæftelse.
- Understøtter leverandøren den version, I kører på, og fortsætter systemet med at blive vedligeholdt?
- Kommer der nye krav, som kræver noget af jer? For registrerede systemer gælder blandt andet MitID-validering af kunder senest 1. marts 2027.
Tag svarene med til revisor, som kan vurdere, hvad de betyder for jer.
Det, der skal være klart før et valg
Står det fast, at systemet skal skiftes, er det stadig for tidligt at bede om tilbud. Hav disse ting på plads først:
- En kort beskrivelse af de krav, der ikke kan fravælges, og hvad der blot er ønsker.
- Et navn på ejeren af projektet og på den, der skal lede det.
- En plan for de andre systemer, der hænger sammen med økonomisystemet, som løn, lager og webshop.
- Et overblik over, hvad der skal med over, og hvor gamle tal skal opbevares. Reglerne gennemgås i regnskabsmateriale ved systemskift.
- En dato i kalenderen, der passer til regnskabsåret og den aftale, I har i dag.
Herfra overtager artiklen om valg af nyt forretningssystem.
Hvad I gør nu
Lad de to eller tre personer, der bruger systemet mest, skrive de største problemer ned på en side. Sortér dem i de tre bunker, og undersøg registreringen og versionen af jeres system. Når det ark er lavet, har I et bedre grundlag for samtalen med revisor og med leverandøren, og I ved, om der er tale om en oprydning eller et projekt. En ekstern IT-chef kan stå for gennemgangen og give jer en vurdering, der ikke afhænger af, om der bliver solgt et nyt system.
Det skal I lade være med
- At skifte for at slippe af med et rod · rodet flytter med, hvis arbejdsgangene er de samme.
- At bede om tilbud, før behovet er skrevet ned · så bliver det leverandørerne, der fortæller jer, hvad I har brug for.
- At lade det gamle system køre uden vedligehold, fordi det virker · ansvaret kan være flyttet til jer uden at nogen har opdaget det.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En gennemgang af problemerne sammen med dem, der bruger systemet.
- ☐ En sortering i det, der kan løses nu, og det, der kræver et skift.
- ☐ Et overblik over systemets status efter bogføringsloven, til drøftelse med revisor.
- ☐ En kort kravliste, som kan bruges til at indhente tilbud.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 15, § 16, § 19 og § 20.
- Erhvervsstyrelsen: Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: hvad der tæller som ikke-registreret.
- Erhvervsstyrelsen: Nye krav til registrerede bogføringssystemer: MitID-validering efter bekendtgørelse nr. 811 af 22. september 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Tilpasning eller standard · Valg af nyt forretningssystem
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
