Under et systemskift kommer sætningen altid: “Sådan gør vi ikke hos os.” Så ligger valget mellem at ændre systemet og at ændre arbejdsgangen på bordet. En tilpasning kan se ud som et engangsbeløb i tilbuddet, men den skal vedligeholdes, testes og forstås, så længe I har systemet. Ledelsen bør derfor have en fast regel: I følger standarden, medmindre tilpasningen beskytter noget, der gør jer bedre end konkurrenterne, eller noget, I er forpligtet til. Hvert ønske skal igennem de samme fem spørgsmål, og beslutningen skal tages af ledelsen.
Tre slags ændringer, der lyder ens
Leverandører og medarbejdere bruger ordet tilpasning om meget forskellige ting. Bed om at få skilt dem ad:
- Opsætning er de valg, systemet selv tilbyder, som kontoplan, bilagstyper, godkendelser og rapporter. Det følger med ved opdateringer og er sjældent et problem.
- Tillæg er færdige moduler, som leverandøren eller en tredjepart sælger til systemet. De følger deres egen udvikling og har deres egen aftale.
- Tilpasning er kode, der er skrevet til netop jer. Den ligger uden for standarden, og det er den, der fortjener et kritisk blik.
Mange ønsker kan løses med opsætning, hvis nogen tager sig tid til at undersøge det. Det er et godt spørgsmål at stille, før I bestiller noget nyt.
Det, tilpasningen koster over tid
Prisen i tilbuddet er kun første linje. Regningen kommer som regel i tre andre former, og I kan selv sætte tal på dem i jeres egen situation.
Opdateringer. Standardsystemer opdateres løbende. Hver gang det sker, skal tilpasningerne kontrolleres, og nogle skal skrives om. Det betyder timer og ventetid, og nogle gange må I udsætte en opdatering, I ellers gerne ville have.
Afhængighed. Tilpasningen er kendt af den, der skrev den. Det kan være en enkelt konsulent hos leverandøren. Stopper vedkommende, eller vil I væk fra leverandøren, står I med noget, andre skal sætte sig ind i. Læs mere i artiklen om viden hos én tekniker.
Fastlåste arbejdsgange. Den tilpassede løsning bevarer den måde, I arbejder på i dag. Standardsystemer er bygget på, hvordan mange virksomheder arbejder, og nye funktioner bygges til standarden. Tilpasser I jer ud af den, får I måske ikke glæde af det, der kommer senere.
Bogføringen sætter en grænse
Tilpasninger af økonomidelen kræver ekstra opmærksomhed. Efter bogføringsloven hæfter udbyderen for registrerede systemer, mens virksomheden selv hæfter for ikke-registrerede. Ikke-registreret omfatter ifølge Erhvervsstyrelsen også specialudviklede systemer og et registreret system, der kombineres med en app eller et tillæg fra en anden leverandør. Hvordan grænsen virker for et bestemt tillæg, står i artiklen om tredjepartsapps.
Om netop jeres ønskede tilpasning ændrer systemets status, er et spørgsmål til leverandøren, og ved tvivl til revisor. Få svaret skriftligt, før I bestiller. For ikke-registrerede systemer følger der egne krav med, herunder om sikkerhedskopi, så beslutningen rækker ud over det tekniske.
Fem spørgsmål til hvert ønske
Sæt ønskerne på en liste, og lad ejeren af området besvare de samme fem spørgsmål:
- Hvilket problem løser det, og hvor ofte opstår det?
- Hvad sker der, hvis vi ændrer arbejdsgangen og følger standarden?
- Kan det løses med opsætning eller et færdigt tillæg?
- Hvem vedligeholder det, og hvad sker der ved næste opdatering?
- Har det betydning for kunder, regnskab eller regler?
Svarene sorterer det meste af vejen. En særlig prisberegning, som kunderne vælger jer på grund af, kan være en god grund. Et skærmbillede, der ser ud som i det gamle system, er en dårlig grund.
Et tænkt eksempel: En håndværksvirksomhed ønsker, at fakturaen skal se ud, som den altid har gjort, med en særlig opstilling af timer. Ved gennemgangen viser det sig, at kunderne kun ønsker at kunne se timerne, og det kan standardrapporten klare med en lille ændring. Ønsket forsvinder fra listen, og ingen savner det seks måneder senere.
Lad ledelsen se samlingen
Hvert enkelt ønske ser rimeligt ud. Det er den samlede mængde, der gør et system tungt. Få derfor projektlederen til at samle alle ønsker på én liste med svarene, og lad direktøren godkende dem samlet. Hver godkendt tilpasning noteres med en begrundelse, en ejer og en dokumentation, så den, der overtager om nogle år, kan forstå, hvorfor den findes.
Hold også øje med tilpasninger, der allerede findes. Når I skifter system eller opgraderer, er det et godt tidspunkt at fjerne dem, der ikke længere gør gavn.
Hvad I gør nu
Bed leverandøren om en liste over alle tilpasninger og tillæg i tilbuddet, opdelt i de tre slags fra før. Lad ejerne besvare de fem spørgsmål, og fjern det, der ikke kan begrundes. Tag økonomidelen med til revisor. Vil I have en vurdering fra en, der ikke selv skal udføre arbejdet, er det en klassisk opgave for en ekstern IT-chef.
Det skal I lade være med
- At bygge den gamle arbejdsgang ind i det nye system · så får I den gamle virksomhed med en ny regning.
- At vurdere tilpasningen på prisen for at lave den · det er vedligeholdelsen, der vejer over tid.
- At bestille tillæg til økonomidelen uden at undersøge systemets status · ansvaret kan flytte sig.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En samlet liste over ønsker, opdelt i opsætning, tillæg og tilpasning.
- ☐ En vurdering af, hvad hver tilpasning betyder ved opdateringer.
- ☐ En skriftlig afklaring af, hvad tillæg og tilpasninger betyder for bogføringssystemets status.
- ☐ Dokumentation af hver godkendt tilpasning med begrundelse og ejer.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 16, stk. 2, § 19 og § 20, stk. 2.
- Erhvervsstyrelsen: Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: hvad der tæller som ikke-registreret, og hvem der hæfter.
- Bekendtgørelse nr. 205/2024: § 4 om sikkerhedskopi for ikke-registrerede systemer.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Leverandørens anbefalinger · Er jeres bogføringssystem registreret, og hvem hæfter?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
