Den dag, det nye system tages i brug, kaldes i fagsprog go-live. For virksomheden er det dagen, hvor ordrer, fakturaer og lager skal fortsætte, som om intet var hændt, mens alle arbejder i noget nyt. Ledelsen har fire ting at bestemme, før den dag kommer: hvornår skiftet sker, om de to systemer skal køre side om side, hvordan I kommer tilbage, hvis det går galt, og hvem der svarer på spørgsmål i den første uge. Beslutningerne kan tages i god tid og uden teknisk viden.
Vælg dagen ud fra jeres egen kalender
Leverandøren foreslår som regel en dato, der passer ind i deres plan. Læg den op ad jeres egen kalender, inden I siger ja. Læg lønkørsel, månedsafslutning, årsafslutning, varetælling, højsæson og store leverancer ind i samme oversigt, og find et hul.
Et skift ved månedens begyndelse gør det lettere at holde tallene adskilt, fordi den gamle periode kan lukkes i det gamle system. En torsdag eller fredag kan se fristende ud, fordi weekenden giver luft til rettelser, men den kræver, at leverandøren faktisk har folk på vagt i weekenden. Få det bekræftet skriftligt.
Tænk også på dem, der ikke sidder hos jer. Kunder, der sender ordrer elektronisk, fragtfirmaer og banken kan blive berørt. Få navngivet, hvem der fortæller dem det, og hvornår. Og kig efter ferier: Går nøglepersonerne på ferie ugen efter, er datoen forkert valgt, uanset hvor godt den passer leverandøren.
Lav en generalprøve
Inden den rigtige dag skal I gennemføre hele skiftet som en øvelse med en kopi af jeres data. Der findes ikke en bedre måde at afdække de ting, ingen havde tænkt på. Generalprøven skal svare på tre spørgsmål: Hvor lang tid tager flytningen? Kan medarbejderne gennemføre en hel ordre fra tilbud til faktura? Stemmer tallene bagefter?
Det er medarbejderne, der skal teste, med rigtige sager fra deres hverdag. Tag gerne de besværlige med, som kreditnotaen, kunden med særpris og returvaren. Ender det med mange fejl, er det bedre at lave en ekstra prøve end at holde fast i datoen.
Parallel periode eller et rent skift
En parallel periode betyder, at begge systemer kører i en periode, og at I taster i begge. Det giver sikkerhed for, at det nye regner rigtigt, og det er en stor belastning for dem, der skal taste det hele to gange. Et rent skift betyder, at det gamle system lukkes for nye registreringer på én bestemt dag.
Mindre virksomheder kan sjældent holde til at køre fuldt parallelt ret længe. En mellemvej er ofte at køre løn eller en enkelt måneds moms- og saldotal i begge systemer og sammenligne resultatet, mens alt andet skifter på dagen. Valget afhænger af jeres bemanding og af, hvor store konsekvenserne er ved en fejl. Tal med revisor, hvis valget påvirker regnskabet eller lønnen.
Uanset valget skal det gamle system kunne læses, efter I er gået over, så I kan slå gamle ordrer og fakturaer op. Læs mere om det i datamigrering set fra ledelsen.
Vejen tilbage skal være aftalt på forhånd
Spørg leverandøren: Hvis det nye system ikke fungerer på dagen, hvad sker der så? Svaret skal være konkret, så I ved, hvor længe I kan gå tilbage til det gamle system, og hvad der sker med de ordrer, der er tastet i mellemtiden. Efter et vist punkt er der ingen vej tilbage, og I skal vide, hvor det punkt ligger.
Aftal desuden, hvem der træffer beslutningen, og efter hvilke kriterier. En enkel regel kan være, at direktøren beslutter, og at skiftet rulles tilbage, hvis der ikke kan faktureres eller modtages ordrer på et bestemt klokkeslæt. Har I besluttet det i forvejen, skal det ikke diskuteres midt i det hektiske.
Hav også en nødprocedure for den første uge. Hvordan tager I imod en ordre, hvis systemet står stille en time? Papir, regneark og telefon er fine svar, så længe alle kender dem. Det ligger tæt på planen for, hvem der ringer til hvem, og den kan genbruges.
Den første uge
Medarbejderne får mange små spørgsmål, og det afgør stemningen, om de får svar. Tre aftaler dækker behovet:
- Superbrugere i hver afdeling. En eller to kolleger, der kender systemet lidt bedre og svarer først.
- Én indgang til fejl. Alle fejl samles ét sted, så samme fejl ikke bliver meldt fem gange, og de vigtigste rettes først.
- Et kort dagligt møde. Projektlederen, ejeren og leverandøren gennemgår listen hver morgen, og ledelsen får ét svar på, hvordan det går.
Få leverandøren til at love ekstra bemanding i den første uge, og skriv det ind i planen. Regn også med, at alting tager længere tid i starten. Tag færre opgaver ind, hvis I kan, og fortæl kunderne, hvis svartiderne bliver længere.
Hvad I gør nu
Skriv jeres kalender ind på ét ark, og sammenhold den med leverandørens dato. Bed leverandøren beskrive generalprøven og vejen tilbage, og navngiv superbrugerne. Har I ingen til at lede arbejdet, er det en naturlig opgave for en ekstern IT-chef, som allerede sidder med i projektet.
Det skal I lade være med
- At fastholde en dato, fordi den står i planen · en fejlfri generalprøve er en bedre grund end en aftalt kalender.
- At springe generalprøven over for at spare tid · den tid betaler I tilbage i den første uge med fejl.
- At lukke adgangen til det gamle system på skiftedagen · I får brug for at slå gamle sager op.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En kalender, hvor skiftet er lagt uden om jeres travle perioder.
- ☐ En generalprøve med rigtige sager og en skriftlig vurdering af resultatet.
- ☐ En aftalt vej tilbage med kriterier og en navngiven beslutningstager.
- ☐ En plan for de første uger med superbrugere, fejlliste og daglig status.
- ☐ En skriftlig bekræftelse af leverandørens bemanding på og efter skiftedagen.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: ERP-skift i en lille virksomhed: hvem leder projektet? · Ændringer, opdateringer og nedetid
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
