Datamigrering betyder, at oplysninger flyttes fra det gamle system til det nye. Den tekniske del klarer leverandøren. Hvad der skal med, er en ledelsesbeslutning, for det afhænger af, hvordan I arbejder, hvad I skal kunne dokumentere, og hvad I hellere vil lade blive tilbage. Alle data skal igennem samme sortering: flyt det, rens det først, arkivér det, eller lad det gå. Hver slags data skal have en ejer hos jer, som træffer valget og bagefter kontrollerer, at resultatet stemmer.
Del data op, før I taler om flytningen
Sæt jer sammen med ejerne af de enkelte områder og del data i tre grupper. Begreberne er enkle:
- Stamdata er de faste oplysninger om kunder, leverandører, varer og medarbejdere.
- Åbne poster er det, der stadig er i gang, som ordrer under behandling, ubetalte fakturaer og lagerbeholdning.
- Historik er det afsluttede, som gamle ordrer, posteringer og sager.
Åbne poster skal med, ellers kan I ikke drive forretningen dagen efter skiftet. Stamdata skal med, men kun dem, I faktisk bruger, og i ordentlig stand. Historikken er den store diskussion. Medarbejderne vil ofte gerne have det hele med, og leverandøren oplyser, hvor stort arbejdet er. Mange har reelt brug for at kunne slå historikken op, hvilket kan klares uden at flytte den ind i det nye system.
Hvem der beslutter hvad
Økonomichefen beslutter om kontoplan, åbne poster og regnskabshistorik. Salgschefen beslutter om kunder og priser. Den, der har ansvaret for lageret, beslutter om varer og beholdning. Findes den person ikke, kan projektlederen indkalde dem, der kender området bedst, og lade direktøren godkende. Pointen er, at beslutningen får en underskrift hos jer. Bliver den overladt til konsulenten, afgøres den af det, der er hurtigst at flytte.
Spørg desuden til, hvad flytningen af hver slags data koster i timer. Tallet kan ændre vurderingen, hvis en sjældent brugt datatype fylder mest i tilbuddet.
Oprydning før flytning
Dårlige data bliver ikke bedre af et nyt system. Det samme kundenavn stavet på tre måder, varer, der ikke er solgt i årevis, og adresser, der er forældede, flytter blot med. Derfor er systemskiftet den bedste lejlighed, I får, til at rydde op, og det er et stykke arbejde, I selv skal stå for.
Sæt en sluttid på oprydningen, og prioritér det, der betyder mest: aktive kunder og de varer, I faktisk sælger. Resten kan vente eller blive tilbage. Efterfølgende skal nogen holde orden, ellers er I samme sted om fem år. Det er emnet for artiklen om stamdata.
Det, der skal gemmes, selv om det ikke flyttes
Det gamle system indeholder oplysninger, som I har pligt til at gemme. Efter bogføringsloven løber opbevaringen i 5 år, regnet fra udgangen af regnskabsåret (§ 12), og § 13 kræver, at materialet er beskyttet mod ødelæggelse, fejl og misbrug. Pligten gælder også ved systemskift. Hvordan materialet holdes tilgængeligt, når det gamle system lukkes, er beskrevet i regnskabsmateriale ved systemskift. Tag spørgsmålet med til revisor i god tid, for løsningen kan kræve et udtræk fra det gamle system eller en fortsat læseadgang.
Omvendt findes der oplysninger, som I bør lade blive tilbage. For personoplysninger er der ingen fast frist, og ledelsen må selv tage stilling. Gamle ansøgere, tidligere medarbejdere og kunder, I ikke har haft kontakt med i årevis, er oplagte at tage stilling til, før de flyttes ind i et nyt system. Ifølge Datatilsynets ansættelsesvejledning skal også kopierne i backup med, når det teknisk kan lade sig gøre, se sletning som ledelsesbeslutning.
Bed også leverandøren af det gamle system om at bekræfte, hvordan I får data ud, i hvilket format, og hvad det indebærer. Står aftalen med den gamle leverandør foran en opsigelse, er exit-planen det sted at læse videre.
Kontrollen bagefter
Den vigtigste del er afstemningen, altså kontrollen af, at tallene er de samme før og efter. Ejerne skal selv underskrive resultatet. En enkel kontrol ser sådan ud:
- Saldobalancen stemmer mellem det gamle og det nye system.
- Summen af åbne debitorer og kreditorer er den samme.
- Lagerværdi og antal varer er ens.
- Antallet af kunder, varer og leverandører svarer til det forventede.
- En stikprøve af rigtige kunder og varer ser rigtig ud, når en medarbejder slår dem op.
Kontrollen køres ved prøveflytningen og igen ved den rigtige flytning. Har I fundet fejl undervejs, skal de være rettet i kilden eller i flytningen, så de ikke kommer igen. Det er værd at lave mindst to prøveflytninger, så I har set processen virke, før den tæller.
Hvad I gør nu
Lav et ark med en linje for hver slags data og fem kolonner: ejer, flyt, rens, arkivér og slet. Få hver ejer til at udfylde sin linje, og få direktøren til at godkende arket. Bed derefter leverandøren om et tilbud på netop den flytning, og tag spørgsmålet om opbevaring med til revisor. Er opgaven større, end I kan overskue, kan en ekstern IT-chef samle arket og holde styr på afstemningen, mens ejerne træffer valgene.
Det skal I lade være med
- At sige, at alt skal med · det koster tid, og gamle fejl følger med.
- At overlade valget til konsulenten · valget afhænger af jeres forretning og pligter.
- At lukke det gamle system, før opbevaringen er aftalt · pligten til at gemme gælder videre.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over alle slags data med en navngiven ejer og en beslutning for hver.
- ☐ En plan for oprydning med sluttid og prioritering.
- ☐ Mindst to prøveflytninger med dokumenteret afstemning.
- ☐ En aftale om adgang til det gamle materiale, afklaret med revisor.
- ☐ Godkendelse fra ejerne, inden den rigtige flytning.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022: § 12 om opbevaring i 5 år og § 13 om sikring af materialet.
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: afsnit 4.4 om sletning.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Sådan holder I driften kørende under systemskiftet · Tre tal, tre svar
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
