Når I lejer en IT-chef, lejer I erfaring, tid og en fast arbejdsgang. Beslutningerne, ansvaret, aftalerne med leverandørerne, kontiene og alle jeres data bliver hos virksomheden. Den lejede IT-chef forbereder sagerne, giver en indstilling og følger op, og ledelsen siger ja eller nej. Den fordeling er det vigtigste at få på plads, for den afgør, hvad I kan regne med, og hvad I kan tage med jer, den dag samarbejdet slutter.
Mange navne for samme ydelse
Søger man efter hjælp, møder man en række betegnelser: lejet IT-chef, IT-chef til leje, ekstern IT-chef, IT-chef på deltid og virtuel IT-chef. Ordet virtuel stammer fra de engelske titler og antyder, at meget af arbejdet foregår på afstand. I en dansk virksomhed med 30 ansatte betyder navnene i praksis det samme: en erfaren person, som ikke er ansat hos jer, leder jeres IT i et aftalt omfang. Søger I på “lej en IT-chef”, møder I også ordet interim. Det bruges mest om en person, der dækker et hul i en begrænset periode, og det er en lidt anden situation.
Navnet er mindre vigtigt end indholdet af aftalen. Stil de samme spørgsmål, uanset hvad udbyderen kalder det.
Det, I lejer
Tre ting er det egentlige indhold.
Erfaring. Personen har set de samme kontrakter, tilbud og fejl hos andre virksomheder og ved, hvilke spørgsmål der skal stilles, før I skriver under.
Tid. Der er aftalt et omfang, hvor nogen har jeres IT på sin kalender. Det er den forskel, de fleste mærker først.
En arbejdsgang. Faste møder, en oversigt over aftaler, en årsplan og en status til ledelsen. Efterhånden er det rutine, som også kan fortsætte med en anden i stolen.
Det, der forbliver jeres
Her er listen længere, og den fortjener at stå skrevet i aftalen.
Beslutningerne. Den lejede IT-chef indstiller, og ledelsen beslutter. Mindre sager kan uddelegeres, når det er aftalt, hvor grænsen går.
Ansvaret. Efter selskabsloven skal bestyrelsen sikre en forsvarlig organisation, og den skal også påse, at der er procedurer for risikostyring og interne kontroller. I selskaber uden bestyrelse sikrer direktionen den forsvarlige organisation. Ordet IT står ikke i bestemmelserne, så det er vores tolkning, at IT hører med, når virksomheden er afhængig af den. Pligterne følger under alle omstændigheder ledelsen, og de kan ikke lejes væk. Den konkrete betydning er et spørgsmål til revisor eller advokat.
Aftalerne. Kontrakter med driftsleverandøren, licenser og abonnementer står i virksomhedens navn. Den lejede IT-chef kan forhandle dem, og I skriver under.
Kontiene. Domænenavnet, administratorkontoen til Microsoft 365, adgangen til økonomisystemet og kodeordene tilhører virksomheden. En administratorkonto er den konto, der må ændre alt. Den skal være oprettet til virksomheden og må ikke hænge på en privat mailadresse eller på en persons telefon uden for huset.
Data og dokumentation. Oversigter, referater og beskrivelser ligger i jeres systemer. De skal kunne læses af den, der kommer bagefter.
Hvem må sige hvad til leverandøren?
Forholdet til leverandørerne er det sted, hvor uklarhed oftest giver problemer. Leverandøren skal vide, at den lejede IT-chef taler på virksomhedens vegne, og i hvilke sager. Et kort brev fra direktøren til de vigtigste leverandører er nok. Der skal stå, at vedkommende må stille krav, bestille opgaver op til en aftalt grænse og sidde med ved møderne, og hvem der fortsat godkender køb og aftaler.
Tænk også på fortrolighed. Den lejede IT-chef får indblik i regnskaber, personaleforhold og kundeoplysninger, og det kræver en skriftlig aftale om tavshedspligt. Den bør også gælde efter samarbejdets afslutning.
Når lejemålet slutter
En lejet IT-chef er en person, der en dag holder op. Det er en stor fordel, når I har forberedt det. Aftalen bør beskrive, hvordan overdragelsen foregår: hvilke rettigheder der lukkes, hvilken dokumentation der afleveres, og hvor lang tid der er afsat til at sætte en afløser ind. Har I fulgt listen ovenfor, er der ikke meget at flytte, fordi det hele allerede er jeres.
Bekymringen for at blive afhængig af en enkelt person tages op i artiklen Vi vil ikke afhænge af én person.
Det kan I gøre nu
Tjek tre ting, før I taler med nogen. Står domænenavnet og administratorkontoen i virksomhedens navn? Kan I finde de vigtigste aftaler uden at spørge leverandøren? Ved I, hvem der må sige ja til et køb? Skriv derefter ned, hvilke beslutninger I gerne vil have forberedt, og hvilke sager en lejet IT-chef må afgøre selv. Den korte liste er det bedste oplæg til en første samtale med en mulig kandidat. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At lade konti og aftaler stå i den eksternes navn · det gør et skifte unødigt svært.
- At give brede fuldmagter uden grænse · skriv, hvad personen må bestille, og hvad ledelsen godkender.
- At gå ud fra, at ansvaret følger med i aftalen · pligterne bliver hos ledelsen.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En skriftlig beskrivelse af, hvad vedkommende må afgøre selv.
- ☐ Tavshedspligt, der også gælder efter ophør.
- ☐ Personlige brugere i jeres systemer og ingen delte koder.
- ☐ Indstillinger, som ledelsen kan tage stilling til uden teknisk forkundskab.
- ☐ En beskrevet overdragelse ved ophør.
Kilder
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 115 og § 117, stk. 2.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- Hvad gør en ekstern IT-chef i en mindre virksomhed?
- Direktørens ansvar for IT, når ingen andre har det
Læs også: Ekstern IT-chef: hvad rollen dækker · IT-chef på deltid
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
