Medarbejderen er stoppet, og kontoret spørger, hvad der skal ske med mailen. Kunderne skriver stadig til den gamle adresse, og sælgeren har måske en vigtig tråd liggende. Datatilsynet har i sin vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold et klart udgangspunkt. Kontoen skal være aktiv i kortest mulig tid og som udgangspunkt højst 12 måneder. Vejledningen beskriver også, hvordan kontoen skal håndteres imens. Her er retningslinjerne omsat til en fast fremgangsmåde, som en virksomhed uden IT-chef kan følge, hver gang nogen stopper. Vurderingen af en konkret, svær sag er et spørgsmål til advokat.
Datatilsynets retningslinjer
Vejledningen fra marts 2023 peger på disse punkter, når en medarbejder fratræder:
- Kontoen holdes aktiv kortest muligt, som udgangspunkt højst 12 måneder.
- Der sættes et autosvar på, altså et automatisk svar til dem, der skriver.
- Kontoen kan kun modtage og kan ikke længere bruges til at sende fra.
- Private mails må videresendes til den fratrådte.
- Adressen fjernes fra hjemmesiden.
- Kun en eller få betroede har adgang.
- Fremgangsmåden bør indgå i personalepolitikken.
De 12 måneder er et loft og et udgangspunkt. En kortere periode er bedre, når forretningen kan bære det. Selve spørgsmålet er altså, hvor kort tid I kan klare jer med.
Beslut på forhånd, hvor længe
Fastsæt en standardperiode i personalepolitikken. Kan I klare jer med få måneder, så vælg det, for kunderne lærer som regel hurtigt den nye kontakt at kende. Sælgeren med mange langvarige kunder kan have brug for længere tid end en medarbejder, der næsten kun skrev internt.
Skriv periodens længde ind, når medarbejderen stopper, og sæt en slutdato i kalenderen hos den, der ejer opgaven. Uden en dato bliver kontoen stående, og licensen løber videre på regningen. Hører opgaven hjemme i den faste proces for fratrædelser, bliver den ikke glemt.
Skal perioden forlænges, skal der være en grund, som nogen kan sætte ord på. Noter den.
Autosvaret
Teksten kan være kort og saglig. Den skal sige, at personen ikke længere er ansat, og hvem man kan skrive til i stedet. Lad være med at nævne årsagen til fratrædelsen eller hvor personen er taget hen.
Et tænkt eksempel på en tekst: “Tak for din mail. Jeg er ikke længere ansat her. Skriv i stedet til salg@virksomheden.dk, så hjælper vi dig. Din mail er ikke videresendt.”
Spørg den, der ejer kontoen, om teksten stemmer med det, der faktisk sker. Læser en betroet stadig indgående mails, bør autosvaret ikke påstå noget andet.
Hvem der må se indholdet
Her skal I være ekstra varsomme. Læseadgangen hører til hos en enkelt eller ganske få, som I stoler på. Vælg dem på forhånd, og skriv navnene ned. Det er en ledelsesbeslutning, og I bør kunne forklare, hvorfor netop de har adgang.
Behovet er tit mindre, end man tror. Autosvaret klarer de fleste henvendelser. Skal sager overtages, kan medarbejderen ideelt set selv flytte dem til en kollega i opsigelsesperioden, så ingen behøver at gå ind i kontoen bagefter.
Indbakken kan indeholde private mails. Hvordan I håndterer dem, er et spørgsmål for sig, og det er beskrevet i privat mail på arbejdskontoen. Vores råd er at gøre så lidt som muligt og tale med advokat, hvis der opstår tvivl.
Rækkefølgen, når nogen stopper
Sådan kan en fast rutine se ud:
- Før sidste dag. Medarbejderen overdrager sager, sletter eller flytter private mails og aftaler. Få det ind i afslutningssamtalen.
- Sidste dag. Login lukkes, og adgangskoder ændres, så kontoen ikke længere kan bruges af den fratrådte. I sit katalog over foranstaltninger har Datatilsynet et punkt om at tilpasse rettigheder, når ansættelsen ændrer sig.
- Samme dag. Kontoen sættes til kun at modtage, og autosvaret slås til. IT-leverandøren eller administratoren laver det efter en bestilling fra jer.
- Inden for få dage. Adressen fjernes fra hjemmesiden, tilbud og andre steder, hvor den står.
- Undervejs. Private mails, der dukker op, sendes videre til den fratrådte efter den aftalte fremgangsmåde.
- Ved slutdatoen. Kontoen lukkes, og licensen trækkes fra licensoverblikket. Tag stilling til, hvad der eventuelt skal gemmes af forretningsmails, og hvad der skal væk.
Kontoen er også tit koblet til andre tjenester. Står den som ejer af et abonnement eller modtager af fakturaer og varsler, skal det flyttes, før den lukkes. Tjek det i oversigten over administratoradgange og leverandører.
Skriv det i personalepolitikken
Medarbejderne bør vide på forhånd, hvad der sker med kontoen, når de stopper. Tre eller fire sætninger i personalehåndbogen er nok. Skriv perioden, at der sættes autosvar på, at private mails sendes videre, og hvem der har adgang. Lad gerne en advokat eller jeres arbejdsgiverforening læse teksten.
Har I gamle konti fra fratrådte, som aldrig blev lukket, er det et godt sted at begynde. Bed IT-leverandøren om en liste over konti, der ikke har været logget ind på i lang tid, og sammenhold den med medarbejderlisten.
Det gør I nu
Bed om en liste over alle mailkonti, og find dem, der tilhører fratrådte. Tag stilling til hver enkelt. Fastsæt derefter standardperioden, udpeg de betroede, og skriv reglerne ind i personalepolitikken.
Det skal I lade være med
- At lade kontoen stå åben på ubestemt tid · tilsynets udgangspunkt er kortest muligt og højst 12 måneder.
- At videresende alt til en kollega automatisk · så får vedkommende også det, der er privat.
- At give hele kontoret adgang · kun en eller få betroede.
- At lukke kontoen, før fakturaer og abonnementer er flyttet · så mister I besked om fornyelser og varsler.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En skriftlig rutine for mailkonti, der passer til jeres fratrædelser.
- ☐ En liste over fratrådtes konti, med slutdato for hver.
- ☐ En tekst til autosvar og til personalepolitikken, klar til at blive læst af jeres rådgiver.
- ☐ Kontrol af, at kontoen ikke står som ejer af andre tjenester, før den lukkes.
Kilder
- Datatilsynet: Vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold: mailkonto ved fratræden.
- Datatilsynet: Tilpasning af adgangsrettigheder ved ændring af ansættelsesforholdet.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
- Overblik over adgange, administratorer og brugere
- Ny medarbejder og fratrædelse: IT-tjekliste for HR og ledelse
Læs også: Autofuldførelse i mail · Privat mail på arbejdskontoen: hvad må ledelsen åbne? · Logning af mail og internet: hvad skal medarbejderne vide først?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
