Ja, det kan ske. Hvis den eksterne IT-chef har al viden i sit eget hoved og sine egne filer, har I blot skiftet én nøgleperson ud med en anden. Afhængigheden forsvinder først, når viden, adgange og aftaler ligger hos virksomheden, så en ny person kan overtage uden at starte forfra. Det kan I kræve fra første dag, og I kan selv efterprøve det. Her er de fire ting, der afgør det: dokumentation i jeres systemer, jeres egne adgange, en plan for fravær og en klar afslutning.
Hvorfor spørgsmålet er rigtigt
Bekymringen er fornuftig. Mange virksomheder har prøvet det før med en dygtig medarbejder, en tidligere IT-ansvarlig eller en bestemt tekniker hos leverandøren. Alt gik fint, indtil personen var væk, og så viste det sig, at ingen vidste, hvordan tingene hang sammen. Den situation er beskrevet i artiklen om nøglepersoner hos leverandøren.
En ekstern har samme risiko som alle andre. Personen kan blive syg, rejse eller stoppe, og samarbejdet kan ophøre, fordi I vælger det. Spørgsmålet er derfor, hvor hårdt det rammer jer, når det sker.
Dokumentationen ligger hos jer
Oversigter, aftaler, referater og vurderinger skal ligge i jeres egne systemer fra den dag, de bliver lavet. Det gælder IT-kortet, kontraktoversigten, leverandøroversigten og alt andet, I betaler for at få lavet. Formatet skal være noget, I kan åbne og rette uden særlige værktøjer, altså almindelige dokumenter og regneark.
Bed om at se det. En gang i kvartalet kan økonomichefen åbne mappen og tjekke, om det nyeste ligger der. Findes en vigtig oversigt kun i en mail eller på den eksternes egen pc, er det et punkt på næste møde.
Adgangene er jeres
Den eksterne skal have sine egne personlige adgange, og I skal kunne lukke dem igen. Virksomheden skal selv eje mindst én administratoradgang i hvert vigtigt system, så ingen ekstern person står mellem jer og jeres data, som beskrevet i Hvem har administratoradgang hos jer?.
Det samme gælder aftalerne. Kontrakter med leverandører skal stå i virksomhedens navn, og det er jeres kontaktpersoner, der er opført hos dem. Den eksterne kan forhandle og følge op, men I er parten. Det gør et skifte af ekstern IT-chef til et spørgsmål om at give en ny person adgang.
Plan for fravær
Spørg, hvad der sker, hvis den eksterne bliver syg eller holder ferie. Svaret bør være konkret: hvem kan I kontakte, hvad kan vente, og hvad kan klares med det, I selv har. Læg svaret ind på jeres ferie- og nødkort, så det også står klart, når den eksterne er væk.
Spørg også, hvem der kan træde til, hvis samarbejdet skal fortsætte i en længere periode uden den faste person. Er der en navngiven afløser, bør den person kunne komme ind i dokumentationen uden hjælp. Er der ingen, er det vigtigt at vide det, og så skal dokumentationen være endnu bedre. Det bør også stå i aftalen, hvad der gælder.
En modpart hos jer
Afhængighed mindskes også af, at nogen hos jer følger med. Udpeg en person, fx økonomichefen eller kontorchefen, der deltager i de faste møder og ved, hvad der foregår. Det tekniske kan andre tage sig af. Det er nok at vide, hvor tingene ligger, og hvad der er besluttet. Lad gerne vedkommende eje årshjulet, så rytmen kan fortsætte, selv om den eksterne er væk.
Afslutningen skal stå i aftalen
Skriv ind, hvad der sker, når samarbejdet slutter: et rimeligt varsel, en overdragelse til en ny person eller til jer selv, lukning af adgange og aflevering af det sidste materiale. Hvad ekstern IT-ledelse generelt indebærer, er forklaret på ekstern-it-ledelse.dk. Afhængigheden af de store leverandører er et emne for sig, og den hører hjemme i exit-planen.
En prøve, I selv kan lave
Stil dette spørgsmål en gang om året: hvis samarbejdet stoppede i morgen, kunne en ny person så komme i gang på en uge ud fra det, der ligger hos os? Lad en af jer finde de fem vigtigste dokumenter og tjekke, at de virkelig er opdaterede. Finder I huller, får de en dato.
Det skal I lade være med
- At lade oversigterne ligge hos den eksterne · I betaler for dem, og de skal ligge hos jer.
- At dele en administratorkonto · hver person har sin egen adgang, så den kan lukkes.
- At droppe en intern medspiller · uden en hos jer, der følger med, vokser afhængigheden.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Al dokumentation i jeres systemer og i formater, I selv kan åbne.
- ☐ Personlige adgange, der kan lukkes samme dag.
- ☐ Et konkret svar på, hvad der sker ved sygdom, ferie og ophør.
- ☐ En overdragelse, der er beskrevet i aftalen.
- ☐ Tydelig opbakning til, at I prøver dokumentationen af.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Lejet IT-chef: hvad I lejer, og hvad der forbliver jeres · Det får I af en ekstern IT-chef
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
