Mange steder er spørgsmålet allerede besvaret i praksis. Medarbejderne har arbejdsmailen på deres egen telefon, en kollega åbner regneark på den private pc, og en anden tager billeder af tilbud med sin private mobil. Ingen har truffet beslutningen, og ordningen er kommet af sig selv. Det kaldes ofte BYOD, som står for “bring your own device”. Svaret er en ledelsesbeslutning, og I kan træffe den ud fra jeres egen situation. Her gennemgår vi, hvad den består af, så I kan vælge, skrive det ned og fortælle det til medarbejderne.
De tre modeller
Valget kan koges ned til tre modeller, og de fleste virksomheder ender på en af dem.
Kun virksomhedens udstyr. Alt arbejde foregår på udstyr, I ejer. Det er det enkleste at styre og forklare, og det koster mest i udstyr. Det passer godt, hvor medarbejderne arbejder med fortrolige oplysninger hver dag.
Egen mobil til afgrænsede formål. Medarbejderen må have mail, kalender og Teams på sin private mobil, men ikke andet. Det er ofte den praktiske løsning i en mindre virksomhed, og den kan laves pænt, hvis virksomhedens data bliver holdt adskilt fra de private.
Egen mobil og pc. Medarbejderen arbejder også på sin private computer. Det kan give mening for få faste freelancere eller særlige tilfælde. Det er sværest at holde styr på, og det kræver, at arbejdet foregår i en løsning, hvor data bliver i virksomhedens system.
Vælg en model for hver gruppe medarbejdere. Så slipper I for at forhandle med den enkelte, og reglen bliver forståelig.
Fem ting, beslutningen skal svare på
Hvad må ligge på udstyret? Skriv, hvilke programmer der må bruges, og at arbejdsfiler ikke må gemmes lokalt eller i private tjenester. Har I Microsoft 365, kan driftsleverandøren typisk sætte en beskyttelse op omkring de arbejdsapps, der ligger på telefonen, så virksomhedens data kan fjernes uden at røre ved privat indhold. Spørg, hvad jeres abonnement dækker, og hvad det kræver.
Hvad må virksomheden se og gøre? Mange medarbejdere er bekymrede for, at chefen kan se deres billeder. Forklar præcist, hvad der kan ses, og hvad der ikke kan. Afklar, om virksomheden kan fjerne noget fra telefonen, og begræns det til arbejdsdelen. Vil I gå længere end det, eller er I i tvivl om, hvad I må, er det et spørgsmål til advokat.
Hvem betaler? Hvis en medarbejder bruger sin egen mobil til arbejdet, opstår spørgsmålet, om der skal gives noget til gengæld. Hvad gælder, hvis telefonen går i stykker på job? Skriv det ned. Den økonomiske og skattemæssige side er et spørgsmål til revisor.
Hvem hjælper, når det driller? Driftsleverandøren kender sjældent medarbejderens private telefon. Aftal, at support dækker arbejdsappene og ikke selve telefonen. Så undgår I, at timerne løber på noget, virksomheden ikke ejer. Lad det stå i oplysningerne om den faste indgang til hjælp.
Hvad sker der den dag, medarbejderen stopper? Det er her, ordningen viser, om den holder. Virksomhedens data skal kunne fjernes, kontoen lukkes, og kolleger skal kunne få adgang til det, der hører til arbejdet. Tag det med i tjeklisten ved fratrædelse. Tænk også på telefonnummeret: Har kunderne en medarbejders private nummer, følger de måske med, når personen går. Det er uddybet under mobiler og numre.
Sådan vælger I
Tre spørgsmål kan hjælpe med at finde den rette model.
Hvor fortroligt er det, medarbejderne arbejder med? Jo mere følsomt, jo mere taler for virksomhedens eget udstyr. Hvem skal have adgang? Det gør en forskel, om det er fastansatte, der altid har en mobil med, eller eksterne, som får deres adgang på en anden måde. Hvad er alternativet? Forbydes egen mobil uden at give en arbejdsmobil i stedet, omgår folk det, og så har I den ordning, I ville undgå, blot uden overblik.
Et tænkt eksempel: I en tænkt byggevirksomhed med femten svende bruger alle privat mobil til sagsappen, foto og timer. Ledelsen beslutter at give alle i marken en arbejdsmobil, fordi billederne viser kundernes huse, og fordi sagsappen er kernen i driften. På kontoret må medarbejderne fortsat have mail på egen mobil med beskyttelse sat op. To grupper og to modeller, skrevet på en halv side.
Når ordningen skal indføres
Den nye regel skal fortælles, før den slås til. Forklar, hvorfor den kommer, og hvad medarbejderen skal gøre. Lad driftsleverandøren sætte den tekniske del op på en gruppe først, og giv folk tid til at flytte billeder og filer væk fra de forkerte steder.
Læg reglen ind i personalehåndbogen sammen med IT-delen af hjemmearbejdet, så medarbejderne finder det ét sted. Selve sikkerhedskravene til telefoner og pc’er er en del af sikkerhedsledelsen, og en dybere gennemgang hører til under CISO as a Service.
Hvad gør I nu?
Find ud af, hvad der faktisk sker i dag. Bed driftsleverandøren om en liste over de telefoner og computere, der er logget på virksomhedens konti, og spørg medarbejderne åbent, uden at det bliver en sag. Vælg derefter en model for hver gruppe, svar på de fem spørgsmål, og skriv det hele på en side.
Det skal I lade være med
- At lade være med at beslutte · så gælder den ordning, der er opstået af sig selv.
- At forbyde egen mobil uden et alternativ · reglen bliver omgået, og I mister overblikket.
- At gå ud fra, at I kan fjerne det hele fra en privat telefon · afgræns det, og fortæl det på forhånd.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et overblik over, hvilke private enheder der bruges i dag.
- ☐ Et forslag til model for hver medarbejdergruppe.
- ☐ En kort tekst til personalehåndbogen, som medarbejderne kan forstå.
- ☐ Besked om, hvad jeres abonnementer dækker, og hvad det kræver at sætte op.
- ☐ En afprøvet fremgangsmåde for den dag, en medarbejder stopper.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Hjemmearbejde: IT-delen af politikken · Ny medarbejder og fratrædelse
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
