I mange virksomheder findes der et skab med gamle pc’er, telefoner og en harddisk, ingen tør røre ved. Det virker harmløst, fordi udstyret er slukket, men der kan stadig ligge mails, kundelister, adgangskoder og regnskaber på det. Ofte mangler der en beslutning om, hvor det brugte udstyr skal hen, hvem der tager sig af det, og hvor det skrives ned. Med en lille fast proces er problemet løst, og skabet bliver tømt.
Start med at se, hvad I har
Lav en liste over alt det udstyr, der ikke længere er i brug. Den behøver kun fire kolonner: hvad det er, hvem der har brugt det, hvor det står, og om det er købt eller lejet. Tag også de mindre oplagte ting med:
- gamle servere og eksterne harddiske,
- USB-nøgler og hukommelseskort i skuffer,
- telefoner og tablets, herunder de gamle mobiler, der har ligget i skrivebordet,
- kopimaskiner, hvor der kan ligge data på selve maskinen, se print-aftalen,
- netværksudstyr med adgangskoder og opsætning.
Spørg derefter for hver enhed, om der ligger noget på den, I stadig skal bruge. Især gamle servere kan rumme regnskabsmateriale eller data fra systemer, der for længst er udskiftet. Ved I det ikke, skal nogen se efter, før udstyret forlader huset. Spørgsmålet er særligt vigtigt ved systemskift, og det er bedre at stille det for tidligt. Revisor kan hjælpe med at afgøre, hvad der skal gemmes.
Tre veje for det brugte udstyr
Når data er på plads, er der tre muligheder.
Genbrug internt. Udstyret får en ny bruger i virksomheden. Det forudsætter, at det stadig kan opdateres, og at det bliver nulstillet og sat op på ny. En pc, der ikke længere får opdateringer fra producenten, hører til andre steder, se gamle pc’er.
Salg eller gave til medarbejdere, foreninger eller andre. Det er en pæn gestus, men det stiller størst krav til sletningen, fordi udstyret kommer helt ud af jeres hænder. Skal medarbejdere kunne købe udstyr, bør det stå i en fast aftale, så det samme gælder for alle. Den økonomiske side er et spørgsmål til revisor.
Afhentning hos en virksomhed, der håndterer brugt IT. Her overlader I udstyret til en leverandør, der sletter data og sender det videre til genbrug eller affald. Det er ofte det enkleste, når der er meget. Stil de samme krav, som I ville stille til andre leverandører, og bed om bevis for, hvad der er sket.
Lejet og leaset udstyr følger sin egen vej. Det skal typisk leveres tilbage, og aftalen afgør, hvordan og hvornår. Slet alligevel jeres data først, og tjek, om leverandøren kan bekræfte det.
Sletning er mere end at trykke på slet
Sletter man filer eller lægger dem i papirkurven, kan de i mange tilfælde findes igen. Heller ikke en hurtig formatering er nødvendigvis nok. Den rigtige metode afhænger af udstyret: en pc kan kræve en nulstilling med kryptering slået til, en defekt disk skal måske destrueres fysisk, og en telefon skal fjernes fra både virksomhedens og brugerens konti.
Den del er en opgave for driftsleverandøren eller for den virksomhed, der henter udstyret. Ledelsens opgave er at bede om, at det sker, og at få det skriftligt. Et sæt spørgsmål gør det enkelt:
- Hvilken metode bliver brugt på hver type udstyr?
- Hvad sker der med udstyr, der ikke kan tændes? Det er ofte de defekte diske, der bliver glemt.
- Får vi en liste med serienumre og dato?
- Hvem hos jer står for det, og hvor bliver udstyret opbevaret, indtil det er slettet?
En telefon, der stadig er bundet til en konto, kan være låst for en ny ejer, og en pc, der stadig står registreret hos jer, kan blive ved med at optage en licens. Tag derfor udstyret ud af de systemer, hvor det er tilmeldt, og ret licensoverblikket, når det er sket.
Hvem har ansvaret, og hvor står det?
Giv processen en ejer. Det kan være den IT-ansvarlige eller kontorchefen, og vedkommende behøver ikke selv kunne slette noget. Opgaven er at holde styr på listen, bestille afhentning og gemme dokumentationen. Kobl den på processen for fratrædelser, så udstyr fra medarbejdere, der stopper, ikke havner i skabet igen.
Et tænkt eksempel viser, hvorfor dokumentationen er nyttig. En kunde spørger, om oplysninger fra en gammel sag kan være kommet ud. Med en liste med serienumre, datoer og modtager kan I svare på ti minutter. Uden listen starter I forfra med at spørge rundt. Hvis I er i tvivl om jeres pligter ved persondata på gammelt udstyr eller om affaldsreglerne, er det et spørgsmål til advokat.
Kommer der større mængder på én gang, fx ved en kontorflytning, så læg opgaven ind i planen. Det er her, skabe bliver tømt i en fart, og hvor noget kan ende i den forkerte container.
Hvad gør I nu?
Åbn skabet i denne uge, og lav listen. Vælg en af de tre veje for hver enhed, og bed driftsleverandøren om et svar på de fire spørgsmål. Gør derefter processen fast: Når udstyr bliver taget ud af brug, kommer det på listen samme dag og står aflåst, til det er slettet.
Det skal I lade være med
- At lade gammelt udstyr ligge, fordi det føles sikrere · det bliver ikke mere overskueligt, og til sidst ved ingen, hvad der er på det.
- At give pc’er væk uden dokumenteret sletning · så følger jeres data med ud af huset.
- At glemme de defekte diske · de kan indeholde det samme som dem, der virker.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over alt udstyr, der er taget ud af brug.
- ☐ En afklaring af, hvad der skal gemmes, før noget slettes.
- ☐ En fast proces med ejer, opbevaring og afhentning.
- ☐ Skriftlig dokumentation for sletning med serienumre og dato.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Udskiftning af pc’er og udstyr · Hvad står der egentlig i jeres serverskab?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
