Hos tolv ansatte er der ikke arbejde til en IT-chef på fuld tid, og det er der heller ikke brug for. Opgaven i en så lille virksomhed er at få lavet de få beslutninger og den opfølgning, som i dag ligger hos direktøren eller slet ikke bliver gjort. Det fylder mest i begyndelsen, hvor overblikket skal bygges, og mindre, når rytmen først kører. Her følger I et tænkt år i en virksomhed med tolv ansatte, så I kan vurdere, hvad der passer på jer, og om I måske kan klare det selv.
Den tænkte virksomhed
Forestil jer et tænkt eksempel: en engrosvirksomhed med tolv ansatte, en IT-leverandør, der passer pc’erne og Microsoft 365, et økonomisystem, en webshop hos et bureau, en telefonaftale og en printeraftale. Direktøren har IT ved siden af, og bogholderen hjælper kollegerne, når noget driller. Ingen har klaget. Alligevel kan ingen sige, hvor mange aftaler der løber, og koden til domænet ligger hos en tidligere medarbejder.
Det billede er almindeligt, også når virksomheden er lille. Antallet af leverandører og systemer følger ikke antallet af ansatte, og derfor kan tolv personer have næsten lige så mange aftaler at holde styr på som tres.
Første kvartal: overblikket
Året begynder med en gennemgang. Den eksterne IT-chef taler med direktøren og bogholderen, læser aftaler og fakturaer og får lavet IT-kortet, leverandøroversigten og kontraktoversigten. Undervejs viser det sig, at to licenser tilhører folk, der er stoppet, og at domænet skal over i virksomhedens navn.
Kvartalet slutter med en vurdering på få sider og en prioriteret liste. Direktøren tager stilling til, hvad der skal gøres først.
Andet kvartal: oprydningen
Nu løses de ting, listen pegede på. Domænet flyttes, administratoradgangene gennemgås, og medarbejderne får ét sted at henvende sig, når noget driller. Det første faste møde med IT-leverandøren holdes med en dagsorden, som begge parter kan bruge. Bogholderen mærker det først, fordi kollegerne holder op med at komme forbi kontoret med småting.
Tredje kvartal: rytmen
Der er ikke længere så meget at rydde op i, og opgaverne bliver faste: opfølgning hos leverandørerne, en kort status til direktøren og en licensafstemning. En printeraftale nærmer sig fornyelse, og denne gang bliver den set i tide. I den tænkte virksomhed er serveren desuden ved at være gammel. Direktøren får en kort indstilling om ny server eller cloud med de forhold, der skal vejes, og beslutter selv.
Fjerde kvartal: budget og plan
Året slutter med næste års IT-budget og en IT-plan på to sider. For første gang kan direktøren svare på, hvad IT koster, og hvad der skal ske de næste år. Årets opgaver lægges ind i årshjulet, så næste år i højere grad kører af sig selv.
Hvad det fylder
Omfanget hænger sammen med, hvor mange leverandører og systemer I har, og hvor meget der er i gang. I en virksomhed på tolv kan rammen være lille, og meget af tiden går til forberedelse og opfølgning, I ikke selv ser. Tiden kan være størst i de første måneder og falde, når oprydningen er overstået. Et større projekt, fx et skift af økonomisystem, ligger uden for rammen og aftales for sig. Mere om mængden af opgaver står i IT-chef på deltid.
Spørg gerne, om timerammen kan ændres undervejs, og hvad der sker med ubrugte timer. Svaret afhænger af den aftale, I indgår.
Sådan afgør I, om det passer
Tre spørgsmål giver et rimeligt billede:
- Kan I på én side vise, hvilke systemer og aftaler I har?
- Kan virksomheden selv komme ind i alt det, den ejer, også hvis den person, der plejer at klare det, er væk?
- Er der én, der har tid til at følge op på leverandørerne?
Er svaret ja tre gange, har I formentlig ikke brug for en ekstern IT-chef lige nu, og en årlig gennemgang af oversigterne kan være nok. Er svaret nej én eller flere gange, så begynd med IT-kortet. Viser det sig, at I hverken har tiden eller lysten, er det relevant med hjælp.
Hos Nielco IT kommer gennemgangen først, og bagefter aftales en timeramme, der ligger fast måned for måned, så omfanget kan passe til en lille virksomhed. I må gerne stoppe efter gennemgangen og se resultatet, før I beslutter mere. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At måle behovet på antal ansatte alene · antallet af leverandører og systemer siger mere.
- At købe mere, end I har brug for · en lille virksomhed skal have en lille ramme.
- At vente, til noget går galt · overblikket er lettere at bygge, mens alt fungerer.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En ramme, der passer til jeres størrelse, med en begrundelse.
- ☐ En prioriteret liste, som I selv kan forstå og beslutte ud fra.
- ☐ Besked, når der ikke er nok at lave til at forsvare timerne.
- ☐ Oversigter, I selv kan holde ved lige, hvis I vælger at stoppe.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Bliver det mere arbejde for os? · Det kører jo fint: hvad får vi for det?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
