I begyndelsen ja, i en kort periode, og bagefter bør det blive mindre. Under den første gennemgang skal nogen hos jer finde aftaler, svare på spørgsmål og give adgang. I de første måneder kommer der flere beslutninger, end I er vant til, fordi ting, der har ligget længe, nu kommer på bordet. Derefter skulle jeres del gerne falde til et kort fast møde, et par godkendelser og det, kun ledelsen kan afgøre. Her gennemgår vi, hvor tiden går, hvem der skal bruge den, og hvad der til gengæld forsvinder fra jeres bord.
Under den første gennemgang
Gennemgangen er den del, der kræver mest af jer pr. uge. Den eksterne skal forstå, hvad I har, og meget af det ligger hos jer:
- en samtale med direktøren om forretningen og det, der bekymrer,
- en samtale med økonomichefen eller bogholderen om fakturaer og aftaler,
- en samtale med den, der i dag hjælper kollegerne med IT,
- adgang til kontrakter og fakturaer og en besked til leverandørerne om, at de må svare.
Det letter arbejdet, hvis I samler det, I har, ét sted i forvejen. Listen over IT-kortets felter kan give et første billede, men I behøver ikke rydde op først. Rod er netop det, gennemgangen skal vise, og en ordentlig ekstern forventer det.
De første måneder
Her kan det føles som mere, fordi en række ting nu skal afgøres. Skal licensen opsiges? Skal domænet flyttes? Hvilken af fem anbefalinger kommer først? Det kommer af, at sagerne længe er blevet skubbet, og at nogen nu lægger dem frem. Beslutninger, der tidligere lå og gnavede, tager I på ét møde.
For at holde det overkommeligt bør den eksterne forberede hver beslutning, så I kan nøjes med at sige ja, nej eller vent. En god indstilling fylder få linjer: hvad sagen er, hvad muligheder der er, hvad den eksterne anbefaler, og hvad det betyder for jer. Hvis I bruger lang tid på at læse tekniske forklaringer, er noget galt, og det må I gerne sige.
Der kan også komme enkelte opgaver i forretningen, fx at en medarbejder skal tage stilling til, hvilke mapper der kan slettes. Tag dem ind i rimeligt tempo, og læg dem uden om jeres travleste perioder.
Den faste rytme
Når oprydningen er overstået, består jeres del typisk af:
- et fast møde med en kort dagsorden,
- læsning af en driftsstatus på én side,
- godkendelse af køb og større ændringer,
- de beslutninger, som kun ledelsen kan træffe.
Hvor ofte I mødes, afhænger af jeres behov og af det, der er aftalt. Mange mindre virksomheder vil kunne nøjes med én person fra ledelsen, som får resten af virksomheden til at følge med. Når et stort projekt kører, fx et skift af system, kræver det mere tid fra forretningen, og den tid bør stå i projektplanen. Se ERP-skift.
Hvem hos jer skal bruge tiden?
Vælg én fast kontaktperson hos jer, ofte direktøren, økonomichefen eller kontorchefen. Personen skal have lov til at beslutte eller hurtigt kunne få svar, og en IT-baggrund er unødvendig. Lad gerne den, der i dag er uformel IT-ansvarlig, deltage, så viden og opgaver flyttes ordentligt. Hvordan det påvirker vedkommende, står i Bliver jeg overflødig?.
Det, der forsvinder
Det rigtige regnestykke er jeres samlede tid på IT før og efter. Følgende bør blive mindre:
- læsning af tilbud og sammenligning af leverandører,
- mails frem og tilbage om fejl, der kommer igen,
- afbrydelser hos den kollega, der ved mest om IT,
- jagten på fakturaer, aftaler og koder, når nogen spørger,
- de sene aftener, hvor direktøren selv forsøger at løse noget.
Skriv jeres tid op i to uger, før I begynder, som beskrevet i Medarbejdernes tid på IT. Gør det samme efter et halvt år. Så har I et ærligt svar.
Hos Nielco IT er gennemgangen første fase, og derefter arbejder I sammen hver måned efter en aftalt timeramme. Det giver en forudsigelig rytme, I kan sætte jeres egen tid efter.
Det skal I lade være med
- At rydde op, før gennemgangen begynder · saml materialet, som det er, og lad gennemgangen vise resten.
- At delegere alle beslutninger væk · noget skal blive hos ledelsen, og det tager tid.
- At lade den eksterne bestille møder uden dagsorden · jeres tid skal bruges på det, I kan afgøre.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Et overslag over jeres egen tid i gennemgangen og de første måneder.
- ☐ Indstillinger, der kan besluttes uden tekniske bilag.
- ☐ Faste møder med dagsorden og referat.
- ☐ Hensyn til jeres travle perioder i planen.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Vi er kun tolv: hvad skulle en IT-chef lave hos os? · Kan en ekstern IT-chef betale sig?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
