I de fleste virksomheder findes der et regneark, der gør mere, end nogen helt har tænkt over. Det regner tilbud, styrer lageret, fordeler vagter eller laver grundlaget til lønnen. En dygtig medarbejder byggede det for mange år siden, og det virker. Kun den medarbejder ved hvordan. Det er en styrke i virksomheden, indtil personen får ferie, skifter job eller bliver syg, og filen samtidig går i stykker. Her ser I, hvordan I finder den slags filer, og hvordan I beslutter, om de skal dokumenteres eller erstattes.
Sådan finder I dem
Filerne står ikke på nogen liste, og IT-leverandøren kender dem sjældent. Spørg derfor i afdelingerne, hver for sig.
- Hvilken fil ville I savne først, hvis den var væk i morgen?
- Er der noget, I laver, hvor kun én kan klare det?
- Hvor kommer tallene fra, der indgår i tilbud, ordrer, lønnen eller rapporterne til ledelsen?
Kig efter mere end Excel. Det kan være en lille database i Access, en fil med makroer, som er små indbyggede programmer, eller et system, en nevø eller en tidligere medarbejder har lavet. Fælles for dem er, at virksomheden står med noget, ingen leverandør svarer på. Skriv dem alle ned på én liste.
Tre spørgsmål afgør, hvor alvorligt det er
Stil de samme spørgsmål til hver fil på listen.
- Hvad stopper, hvis den er væk i to uger? Hvis kun et overblik forsvinder, kan det vente. Stopper fakturering, levering eller løn, ligger den øverst.
- Hvem kan rette den? Prøv at give den til en kollega. Kan vedkommende finde ud af at ændre en pris eller en sats?
- Hvor ligger den, og er den med i backuppen? En fil på én persons pc eller på et USB-drev bliver sjældent kopieret. Bed leverandøren bekræfte det.
Spørg også, hvordan I ville opdage en fejl. Regneark går sjældent ned med et brag. En formel, der ved et uheld er overskrevet, kan regne forkert i månedsvis, uden at nogen ser det.
Fire udveje
Der er fire måder at komme videre på, og det er ledelsens valg, hvilken der gælder for hver fil.
- Nedlæg den. Nogle gange viser det sig, at resultatet ikke bruges længere.
- Behold og dokumentér. Filen er god nok, og den er i brug i en afgrænset opgave. Så skal den beskrives og have en stedfortræder.
- Styrk den. Flyt den til et fælles sted med backup, lås de felter, man ikke må ændre, og gem en version hver måned.
- Erstat den. Findes opgaven i økonomisystemet, i ERP-systemet eller som en standardløsning, er det ofte bedre at flytte den dertil. Når det skal vælges, hjælper valg af nyt forretningssystem.
Skal filen ligge i et system og have flere brugere, eller vokser den, så er erstatning som regel det rette. Det må gerne tage et år. Det vigtige er, at beslutningen er taget, og at filen er sikret imens.
Det, dokumentationen skal indeholde
Dokumentationen behøver ikke være lang. En side er nok til de fleste filer.
- Hvad filen bruges til, og af hvem
- Hvor den ligger, og hvor backuppen er
- Hvor tallene kommer fra, og hvor resultatet går hen
- De vigtigste beregninger med et kort eksempel
- Hvad der skal ændres hvert år, for eksempel satser
- Ejeren og stedfortræderen
Den letteste måde at få det frem på er at sætte den, der kan det, sammen med en kollega i en time og optage skærmen, mens filen gennemgås. Det er også en god anerkendelse. Personen har løst et problem, som virksomheden ikke ville have løst ellers, så tag samtalen med respekt. Formålet er at dele viden, og det bør siges tydeligt. Generelt om dokumentation står der i dokumentation af IT, før nøglepersonen går.
Når regnearket er en del af bogføringen
Bruges filen til bogføringen, gælder der noget særligt. Hos Erhvervsstyrelsen tæller et specialudviklet system som ikke-registreret, og det samme gør et ældre standardsystem uden vedligehold og et registreret system, der er koblet sammen med et tillægsprogram fra en anden udbyder. For den slags hæfter virksomheden selv. Indgår et hjemmelavet system i jeres bogføring, skal I have undersøgt, om det er tilfældet. Det er et spørgsmål til revisor. Tillægsprogrammerne er beskrevet i artiklen om tredjepartsapps.
Hvad gør I nu?
Stil de tre spørgsmål i hver afdeling inden for de næste to uger. Vælg de to filer, der gør mest ondt, hvis de forsvinder. Sæt dem i sikkerhed på et fælles drev med backup i denne måned, og book timen med optagelsen. Skriv listen på IT-kortet med en ejer ud for hver fil.
Det skal I lade være med
- At vente, til personen siger op · viden flyttes bedst, mens der er god tid.
- At lade det stå som en personlig sag · filen tilhører virksomheden, og det skal være sagt.
- At købe et stort system for at løse ét regneark · start med en lille beslutning for den enkelte fil.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En liste over kritiske filer med ejer og stedfortræder.
- ☐ En anbefaling for hver fil med begrundelse.
- ☐ Bekræftelse fra leverandøren på, at filerne er med i backuppen.
- ☐ En plan for erstatning, som ledelsen kan følge kvartal for kvartal.
Kilder
- Erhvervsstyrelsen: ikke-registrerede digitale bogføringssystemer: hvad begrebet omfatter, og hvem der hæfter.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Har vi brug for et CRM, eller kan regnearket klare det? · Hvornår skal et gammelt system udskiftes?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern IT-chef hos Nielco IT
